新形勢(shì)下信息化檔案管理的探討獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘

要：檔案管理是各類型單位中日常管理的主要內(nèi)容，檔案具有復(fù)雜化、多樣化的特點(diǎn)，針對(duì)不同類型的檔案開展管理要求也不同，但是檔案的數(shù)量和體量是持續(xù)增多的，因此提高檔案管理效率十分必要。本文首先分析了檔案管理信息化的內(nèi)涵，其次分析了新形勢(shì)下檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，最后提出了深入開展檔案信息化管理的策略，以期促進(jìn)各單位加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;信息化

在互聯(lián)網(wǎng)+新時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息量越來越大，檔案管理工作也面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已然不適應(yīng)新形勢(shì)的變化。信息化檔案管理模式有助于提高檔案管理效率，檔案的存儲(chǔ)和提取更為便捷，形成管理體系之后，檔案管理也更為容易。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化是指以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高效掃描等技術(shù)手段，變紙質(zhì)管理為電子文檔、音頻、視頻管理模式，將各類檔案進(jìn)行規(guī)劃和整理。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)手段，變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，在新時(shí)代、新技術(shù)、新理念層出不窮的新情況下，重新規(guī)劃?rùn)n案管理的方法，對(duì)檔案信息做到全面的數(shù)字化管理模式，這種數(shù)字化管理模式，將更有利于對(duì)檔案進(jìn)行查找和提取，提高了檔案工作的服務(wù)性價(jià)值。

二、新形勢(shì)下檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）適應(yīng)時(shí)代，方便管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治的民主化，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應(yīng)的檔案信息的管理方式就要與之適應(yīng)，采用不同的管理方式。由于現(xiàn)代化檔案信息管理工作對(duì)檔案工作人員的要求較高，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，方便檔案信息的管理以及檔案資源的開發(fā)利用。

（二）優(yōu)化流程，管理可靠

工作人員通過對(duì)信息技術(shù)的熟悉掌握，很多工作任務(wù)都可以借助計(jì)算機(jī)來完成，保證工作的規(guī)范性與科學(xué)性，以及采集信息的準(zhǔn)確性，從而有效地保證檔案管理的可靠性，為企業(yè)的其他工作提供很大的便利，提高企業(yè)內(nèi)部的整體管理水平，為企業(yè)帶來更大的效益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）節(jié)省人力，提高效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作從設(shè)檔、錄入到存放、查詢、提取，所有的環(huán)節(jié)都必須由工作人員親自操作完成，一步也不可或缺。這種工作步驟存著明顯的弊端，就是工作任務(wù)量大、效率又比較低下。而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要工作人員要時(shí)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)查管理，需要付出大量的勞動(dòng)力，信息化的管理則能夠克服這些問題，并提高檔案管理的效率。

三、新形勢(shì)下信息化檔案管理的策略

（一）建立規(guī)范體系，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

（二）增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的信息化意識(shí)與能力

要想在檔案管理中更好地應(yīng)用信息化技術(shù)，首先要做的就是轉(zhuǎn)變檔案業(yè)務(wù)人員的觀念，幫助相關(guān)工作人員樹立信息化的意識(shí)。因此，就要采取一定的措施，讓檔案管理的業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理工作中的重要性，進(jìn)而提高檔案業(yè)務(wù)人員的工作積極性，保證相關(guān)工作的順利完成。另外，檔案管理部門也可以制定具體的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于在工作中有良好表現(xiàn)的工作人員進(jìn)行有效的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案業(yè)務(wù)人員的工作積極性，促進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理中的有效利用，為企業(yè)帶來更大的便利。

（三）提高創(chuàng)新意識(shí)，建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)

檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，將創(chuàng)新意識(shí)貫徹到檔案管理全過程中，以便達(dá)到檔案管理目的，在管理實(shí)踐中不斷優(yōu)化管理方法，確保企業(yè)檔案管理機(jī)制是不斷改進(jìn)的，能為企業(yè)運(yùn)營(yíng)各階段的檔案管理提供針對(duì)性指導(dǎo)。在創(chuàng)新意識(shí)的引導(dǎo)下，能促使管理人員從信息化角度出發(fā)，采取相應(yīng)的管理措施，真正達(dá)到檔案管理全面開展的目的。并且還要借助信息化技術(shù)，建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理流程和管理方法，確保檔案管理的時(shí)效性，能為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（四）充分利用檔案信息，提高檔案利用率

在以往的檔案管理中只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發(fā)利用上存在不足，由此造成檔案利用率低下。因此，要求相關(guān)單位按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應(yīng)建立新的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立起獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便員工在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎(chǔ)條件。其次，要優(yōu)化服務(wù)模式。檔案管理信息資源應(yīng)用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)在于為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時(shí)，要在后臺(tái)設(shè)置登記界面，明確記錄檔案查閱情況。最后，要深入挖掘檔案信息。為企業(yè)提供參考，推動(dòng)企業(yè)改革發(fā)展。

（五）加強(qiáng)監(jiān)督控制，合理制訂工作規(guī)劃

為了確保檔案管理工作的有序開展，就要為管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，制訂科學(xué)合理的工作計(jì)劃，保證工作按照程序有序進(jìn)行。首先，要對(duì)檔案管理工作的具體操作和流程予以明確的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范具體操作，并在對(duì)管理人員的培訓(xùn)中予以體現(xiàn)，讓管理人員提升自己的操作水平，同時(shí)明確工作的流程，約束工作人員按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。其次，要對(duì)操作過程予以監(jiān)督和控制，防止操作不規(guī)范行為，保證操作的規(guī)范和工作流程的正確，從而防止信息錄入錯(cuò)誤和查詢不便等問題。最后，要對(duì)檔案管理程序和系統(tǒng)進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)的維護(hù)和管理，要想保持檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)有效，就要保證信息化建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備始終保持良好的狀態(tài)，維持工作的穩(wěn)定性，保證信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

四、總結(jié)

新形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)及創(chuàng)新是順應(yīng)社會(huì)客