物業(yè)公司公章管理制度一、總則1.目的為加強物業(yè)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各下屬分公司、項目管理處。3.定義本制度所指公章包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。二、公章的刻制、啟用與廢止1.公章的刻制公司公章、合同專用章、財務專用章等重要印章的刻制，須由公司行政部門根據(jù)公司相關規(guī)定和實際工作需要提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，由指定的具有資質的印章制作單位刻制。刻制公章時，應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司要求，確保印章的規(guī)格、樣式、材質等符合標準。新刻制的公章須在制作完成后及時進行備案登記，登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、樣式、啟用日期、保管人等信息。2.公章的啟用新刻制的公章啟用前，須由行政部門在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等相關事項。公章啟用時，應在《公章使用登記表》上記錄啟用時間，并由保管人簽字確認。啟用后的公章應按照規(guī)定妥善保管，確保印章的安全使用。3.公章的廢止因公司名稱變更、機構調整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，辦理公章廢止手續(xù)。廢止的公章應及時上繳公司行政部門，由行政部門統(tǒng)一進行銷毀處理，并在《公章使用登記表》上記錄廢止時間和銷毀情況。嚴禁私自留存或銷毀廢止的公章，如有違反，將追究相關人員的法律責任。三、公章的保管1.保管原則公章保管實行專人負責制，確保公章安全、妥善保管。公章保管人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人使用或保管。2.保管人員職責負責公章的日常保管工作，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。嚴格按照公章使用審批流程進行用印登記，對每一次用印情況進行詳細記錄，包括用印日期、用印部門、用印事項、用印份數(shù)、批準人等信息。定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應及時報告行政部門，并按照規(guī)定進行更換或維修。未經(jīng)公司法定代表人批準，不得擅自攜帶公章外出使用。如因工作需要確需攜帶公章外出的，須經(jīng)公司法定代表人批準，并辦理相關的借用手續(xù)，確保公章在外出期間的安全使用。3.保管地點公司公章應存放在專門的保險柜或保險箱內(nèi)，并放置在安全可靠的地點，如公司辦公室、財務室等。各下屬分公司、項目管理處的公章應存放在本單位指定的安全地點，并由專人負責保管。四、公章的使用1.使用范圍公司公章適用于以公司名義對外發(fā)布的各類文件、通知、函件、合同、協(xié)議等具有法律效力的文書。合同專用章適用于公司簽訂的各類經(jīng)濟合同、租賃合同、服務合同等。財務專用章適用于公司財務收支、稅務申報、銀行結算等相關業(yè)務。法定代表人章適用于公司法定代表人授權的特定事項，如簽署文件、辦理銀行開戶、銷戶等。其他具有法律效力的印章應按照公司規(guī)定的使用范圍進行使用。2.使用流程申請：用印部門或個人應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息，并由部門負責人簽字確認。審批：《公章使用申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，按照公司規(guī)定的審批權限報相關領導審批。一般事項由部門分管領導審批，重要事項或涉及金額較大的事項須經(jīng)公司法定代表人審批。登記：經(jīng)審批同意用印的，公章保管人應在《公章使用登記表》上進行詳細登記，記錄用印日期、用印部門、用印事項、用印份數(shù)、批準人等信息，并要求用印人簽字確認。用?。汗卤９苋藨獓栏癜凑諏徟蟮摹豆率褂蒙暾埍怼穬?nèi)容進行用印，確保用印內(nèi)容與申請表一致。用印時應注意印章的清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋空白紙張。蓋章后文件的處理：用印完成后，公章保管人應將蓋章后的文件及《公章使用申請表》、《公章使用登記表》等相關資料整理歸檔，妥善保存。3.特殊情況的處理如遇緊急情況，無法事先辦理用印審批手續(xù)的，用印部門或個人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。對于涉及公司重大利益、重要決策或法律糾紛等事項的用印，應嚴格按照公司相關規(guī)定進行審批，并留存相關的決策文件、會議紀要等資料作為用印依據(jù)。五、公章的借用1.借用原則公章借用應嚴格控制，確因工作需要借用公章的，須經(jīng)公司法定代表人批準，并辦理相關的借用手續(xù)。2.借用流程申請：借用部門或個人應填寫《公章借用申請表》，詳細注明借用事項、借用期限、歸還日期等信息，并由部門負責人簽字確認。審批：《公章借用申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，報公司法定代表人審批。登記：經(jīng)審批同意借用公章的，公章保管人應在《公章借用登記表》上進行詳細登記，記錄借用日期、借用部門、借用事項、借用期限、批準人等信息，并要求借用人簽字確認。借用：公章保管人應將公章交予借用人，并要求借用人當面檢查公章是否完好無損。借用人應妥善保管公章，不得轉借他人或用于與借用事項無關的其他用途。歸還：借用人應在借用期限屆滿前及時歸還公章，并在《公章借用登記表》上記錄歸還日期。公章保管人應對歸還的公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應及時報告行政部門，并追究借用人的責任。六、公章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司行政部門負責對公章的使用和保管情況進行定期監(jiān)督檢查，確保公章使用符合規(guī)定，保管安全可靠。2.檢查內(nèi)容公章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點是否安全、保險柜或保險箱是否正常使用等。公章使用情況，包括用印審批流程是否規(guī)范、用印登記是否完整、用印內(nèi)容是否與審批一致等。公章借用情況，包括借用手續(xù)是否齊全、借用期限是否合規(guī)、公章歸還是否及時等。3.檢查方式定期檢查：行政部門每月對公章的使用和保管情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告。不定期抽查：行政部門不定期對公章的使用和保管情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門或個人限期整改。對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。如給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，將依法追究相關人員的法律責任。七、附則1.本制度