學(xué)校大會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)校大會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策效率和工作執(zhí)行力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校組織召開(kāi)的各類(lèi)大型會(huì)議，包括但不限于全校教職工大會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、重要工作部署會(huì)等。（三）基本原則1.合法性原則：會(huì)議的組織與管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度。2.高效性原則：精簡(jiǎn)會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量，確保會(huì)議能夠快速有效地傳達(dá)信息、解決問(wèn)題。3.規(guī)范性原則：明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，保證會(huì)議組織工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.服務(wù)性原則：以參會(huì)人員為中心，提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議服務(wù)，保障會(huì)議順利進(jìn)行。二、會(huì)議組織與籌備（一）會(huì)議發(fā)起1.學(xué)校各部門(mén)、各單位根據(jù)工作需要，提前向?qū)W校辦公室提交會(huì)議申請(qǐng)，說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議議程等內(nèi)容。2.學(xué)校辦公室對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)學(xué)校工作安排和資源情況，確定是否批準(zhǔn)召開(kāi)會(huì)議。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的重要會(huì)議，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議籌備小組1.經(jīng)批準(zhǔn)召開(kāi)的會(huì)議，由學(xué)校辦公室牽頭成立會(huì)議籌備小組，成員包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員?；I備小組負(fù)責(zé)會(huì)議的各項(xiàng)籌備工作，明確分工，責(zé)任到人。2.籌備小組的主要職責(zé)包括：制定會(huì)議方案，明確會(huì)議主題、目的、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議材料等內(nèi)容。組織會(huì)議通知的發(fā)放，確保參會(huì)人員按時(shí)收到通知。安排會(huì)議場(chǎng)地的布置，包括音響設(shè)備、投影儀、燈光等設(shè)施的調(diào)試，以及會(huì)標(biāo)、座次牌、資料袋等物品的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料、報(bào)告等材料，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。協(xié)調(diào)會(huì)議期間的后勤保障工作，如餐飲、住宿、交通等。安排會(huì)議記錄人員，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。（三）會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出，重要會(huì)議提前[X]個(gè)工作日發(fā)出。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等。2.通知方式可采用學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)通知等多種形式，確保通知傳達(dá)至每一位參會(huì)人員。對(duì)于重要會(huì)議，可通過(guò)電話或短信進(jìn)行提醒。3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照通知要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。（四）會(huì)議材料準(zhǔn)備1.會(huì)議材料應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程進(jìn)行準(zhǔn)備，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出。材料包括會(huì)議報(bào)告、文件、資料、發(fā)言稿等。2.會(huì)議材料應(yīng)提前[X]天交付給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。對(duì)于重要材料，可在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放紙質(zhì)版或電子版。3.會(huì)議材料的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合學(xué)校公文格式要求。（五）會(huì)議場(chǎng)地布置1.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)進(jìn)行合理選擇和布置，確保場(chǎng)地寬敞、明亮、通風(fēng)良好，設(shè)施設(shè)備齊全、運(yùn)行正常。2.會(huì)標(biāo)應(yīng)醒目地懸掛在會(huì)議場(chǎng)地的前方，座次牌應(yīng)按照參會(huì)人員的職務(wù)、姓名等信息準(zhǔn)確擺放。資料袋應(yīng)放置在每個(gè)座位上，內(nèi)裝會(huì)議材料、筆、筆記本等物品。3.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)配備必要的音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、燈光等設(shè)施，并提前進(jìn)行調(diào)試，確保正常使用。會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和維護(hù)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。三、會(huì)議議程與主持（一）會(huì)議議程制定1.會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行科學(xué)合理的安排，突出重點(diǎn)，注重實(shí)效。議程內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、主題報(bào)告、討論發(fā)言、決策事項(xiàng)、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.會(huì)議議程應(yīng)提前確定，并在會(huì)議通知中明確告知參會(huì)人員。如有需要調(diào)整議程，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持應(yīng)由具備較強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和應(yīng)變能力的人員擔(dān)任。主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和參會(huì)人員情況，提前做好準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程有序推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，引導(dǎo)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。主持人應(yīng)注意控制會(huì)議時(shí)間，避免出現(xiàn)冗長(zhǎng)、拖沓的情況。3.對(duì)于會(huì)議討論過(guò)程中出現(xiàn)的分歧和爭(zhēng)議，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免偏離方向。主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，適時(shí)總結(jié)歸納，形成共識(shí)，為會(huì)議決策提供依據(jù)。四、會(huì)議記錄與紀(jì)要（一）會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，記錄人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力。記錄人員應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和參會(huì)人員情況，準(zhǔn)備好記錄工具。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論情況、決策事項(xiàng)等。記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的記錄格式和語(yǔ)言，確保記錄內(nèi)容清晰、易懂。3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議過(guò)程中實(shí)時(shí)進(jìn)行，記錄人員應(yīng)集中精力，認(rèn)真傾聽(tīng)，及時(shí)記錄。對(duì)于重要發(fā)言和討論內(nèi)容，應(yīng)逐字逐句記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性。（二）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄進(jìn)行整理和編寫(xiě)，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議的主要內(nèi)容、討論情況、決策事項(xiàng)和下一步工作安排等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)潔明了，具有指導(dǎo)性和可操作性。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，并經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和工作需要確定。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為學(xué)校工作的重要文件存檔，以備查閱。對(duì)于涉及重要決策和工作部署的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)跟蹤落實(shí)情況，確保決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。五、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話或從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表意見(jiàn)和建議。如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在會(huì)議規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出，避免影響會(huì)議進(jìn)程。4.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保守會(huì)議機(jī)密，不得泄露會(huì)議討論的內(nèi)容和決策事項(xiàng)。對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密的會(huì)議，參會(huì)人員應(yīng)簽署保密協(xié)議。（二）會(huì)議組織部門(mén)紀(jì)律1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，精心籌備會(huì)議，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如會(huì)議通知的發(fā)放、會(huì)議場(chǎng)地的布置、會(huì)議材料的準(zhǔn)備等，避免出現(xiàn)疏漏和失誤。2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程組織會(huì)議，不得隨意調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程。如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)提前征得參會(huì)人員的同意，并及時(shí)通知相關(guān)人員。3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議期間的組織協(xié)調(diào)工作，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，確保會(huì)議秩序井然。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)等工作，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。4.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)和反饋工作，及時(shí)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)會(huì)議組織工作。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議組織工作進(jìn)行總結(jié)分析，查找存在的問(wèn)題和不足，采取有效措施加以改進(jìn)，提高會(huì)議組織工作的質(zhì)量和水平。六、會(huì)議后勤保障（一）餐飲服務(wù)1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和時(shí)間安排，合理安排餐飲服務(wù)。餐飲應(yīng)注重營(yíng)養(yǎng)搭配，提供多樣化的菜品選擇，確保食品安全衛(wèi)生。2.會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)餐飲服務(wù)的組織和管理，確保餐飲供應(yīng)及時(shí)、有序。餐飲服務(wù)人員應(yīng)熱情周到，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（二）住宿安排1.對(duì)于需要安排住宿的會(huì)議，應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的需求和學(xué)校的住宿資源情況，合理安排住宿地點(diǎn)。住宿地點(diǎn)應(yīng)交通便利、環(huán)境舒適、安全衛(wèi)生。2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前與住宿酒店溝通協(xié)調(diào)，確定房間數(shù)量、房型、價(jià)格等信息，并簽訂住宿協(xié)議。會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)住宿服務(wù)的組織和管理，確保住宿安排順利進(jìn)行。（三）交通保障1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人員的分布情況，合理安排交通車(chē)輛。交通車(chē)輛應(yīng)確保安全性能良好，駕駛員應(yīng)具備豐富的駕駛經(jīng)驗(yàn)和良好的服務(wù)態(tài)度。2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前與交通公司溝通協(xié)調(diào)，確定車(chē)輛數(shù)量、車(chē)型、行駛路線等信息，并簽訂交通協(xié)議。會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)交通車(chē)輛的調(diào)度和管理，確保參會(huì)人員按時(shí)、安全到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。七、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等情況，提前編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、會(huì)議材料印刷、餐飲住宿、交通車(chē)輛、設(shè)備租賃、專(zhuān)家費(fèi)用等各項(xiàng)費(fèi)用。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)審核，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，不得超預(yù)算開(kāi)支。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證，按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，確保憑證真實(shí)、合法、有效。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，注明會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)