各門店采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司各門店采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，保障門店商品供應，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司旗下各門店的所有采購活動，包括商品采購、設備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證商品質量和服務水平的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督和相關部門檢查。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購商品符合質量標準。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責統(tǒng)籌各門店的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務需要，可下設不同的采購小組，分別負責不同品類商品的采購。（二）采購部門職責1.制定和完善采購管理制度、流程和標準，并組織實施。2.收集、分析市場信息，掌握商品價格動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。3.開發(fā)、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。4.編制采購計劃，下達采購訂單，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。5.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更和終止等管理工作，協(xié)調處理采購合同糾紛。6.參與商品驗收工作，對采購商品的質量、數(shù)量、規(guī)格等進行核對，確保符合要求。7.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，不斷提高采購工作水平。8.完成公司領導交辦的其他采購相關工作任務。（三）其他部門職責1.門店部門根據(jù)銷售情況和庫存狀況，及時向采購部門提出采購需求。協(xié)助采購部門進行市場調研，提供相關市場信息。參與采購商品的驗收工作，對商品質量、數(shù)量等進行確認。2.財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。負責采購付款的審核和支付工作，確保資金支付安全。3.質量控制部門制定采購商品的質量標準和驗收規(guī)范。參與采購商品的驗收工作，對商品質量進行檢驗和評估，確保符合質量要求。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理，提出改進建議。三、采購流程（一）采購需求提出1.門店部門應定期對銷售數(shù)據(jù)、庫存情況進行分析，結合市場趨勢和顧客需求，填寫《采購需求申請表》，詳細列出所需采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.《采購需求申請表》經門店負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到門店提交的《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。結合公司庫存狀況、采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間、采購預算等內容，并報采購部門負責人審核。3.采購部門負責人審核通過后的采購計劃，報公司分管領導審批。經審批后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。（三）供應商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.對于通過初步篩選的供應商，采購人員應進行實地考察或要求供應商提供相關資料，進一步了解其實際情況。4.采購部門組織相關人員對供應商進行綜合評估，評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。5.根據(jù)評估結果，建立供應商檔案，將優(yōu)秀供應商納入公司合格供應商名錄，作為優(yōu)先合作對象。對于不合格供應商，應及時淘汰，并記錄原因。（四）采購合同簽訂1.采購人員與選定的供應商就采購商品的價格、質量、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款進行談判，達成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。3.采購合同經采購部門負責人審核后，提交至公司法務部門進行合法性審查。法務部門審查通過后，報公司分管領導審批。4.經審批后的采購合同，由采購人員與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。（五）采購訂單下達1.采購人員根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購商品的具體信息、交貨時間、交貨地點等內容。2.《采購訂單》經采購部門負責人審核后，發(fā)送給供應商。同時，采購人員應跟蹤訂單的發(fā)送情況，確保供應商及時收到訂單。（六）采購過程跟蹤1.采購人員應定期與供應商溝通，了解采購訂單的執(zhí)行情況，包括生產進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲、質量問題等情況，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如調整交貨時間、要求供應商補貨或換貨等，確保采購任務按時、按質、按量完成。3.采購人員應及時向門店部門反饋采購訂單的執(zhí)行情況，讓門店部門了解采購進度，做好相應的準備工作。（七）商品驗收1.采購商品到貨前，采購人員應通知門店部門做好驗收準備工作。2.商品到貨后，門店部門應組織質量控制部門、采購人員等相關人員按照采購合同和質量標準對商品進行驗收。3.驗收內容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等方面。驗收合格的商品，由門店部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的商品，采購人員應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。4.驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應詳細記錄在《商品驗收報告》中，并由相關人員簽字確認。（八）采購付款1.采購商品驗收合格后，采購人員應根據(jù)采購合同的約定，整理相關付款資料，如發(fā)票、驗收報告、采購訂單等，提交至財務部門。2.財務部門對付款資料進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。3.采購人員應跟蹤付款情況，確保供應商及時收到款項，并與供應商保持溝通，維護良好的合作關系。四、采購預算管理（一）采購預算編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經營計劃和各門店的采購需求，編制年度采購預算。2.年度采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報公司財務部門審核。3.財務部門根據(jù)公司整體預算情況，對采購預算進行審核和調整，確保采購預算與公司財務狀況相匹配。4.經審核后的年度采購預算，報公司分管領導審批。審批通過后的采購預算作為年度采購工作的控制依據(jù)。（二）采購預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門應定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.采購部門應每月向公司財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報表，包括采購金額、采購項目、預算執(zhí)行差異等內容，以便公司領導及時了解采購預算執(zhí)行情況。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施加強市場調研，及時掌握市場動態(tài)和價格變化趨勢，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調整采購價格。2.供應商風險應對措施建立供應商評估和選擇機制，嚴格篩選供應商，確保供應商具備良好的信譽和生產能力。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任，降低供應商違約風險。定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商風險。3.質量風險應對措施制定嚴格的采購商品質量標準和驗收規(guī)范，加強對采購商品的質量檢驗和控制。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、合格證等，確保采購商品質量符合要求。建立質量反饋機制，及時處理采購商品質量問題，對供應商進行相應的處罰或終止合作。4.合同風險應對措施加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法、合規(guī)、合理、明確。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，降低合同違約風險。定期對采購合同進行清理和歸檔，確保合同資料完整、安全。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對各門店采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度和采購流程的要求。2.審計部門應重點關注采購過程中的合規(guī)性、采購成本控制、供應商管理、合同執(zhí)行等方面的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司內部監(jiān)督和檢查。（二）考核機制1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務能力等方面進行考核。2.考核指標包括采購任務完成率、采購成本控制情況、商品質量合格率、供應商滿意度、合同執(zhí)行情況等。3.采購人員的考核結果與績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員提高工作質量和效率。4.公司定期對采購部門的工作進行整體考核，考核結果作為評價采購