資料移交管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)資料移交行為，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，保障公司/組織運(yùn)營的正常開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門之間、部門與外部機(jī)構(gòu)（如合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等）之間涉及的各類資料移交工作。（三）定義1.資料：指公司/組織在運(yùn)營過程中產(chǎn)生或獲取的各類文件、檔案、數(shù)據(jù)、記錄等信息載體，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)告、技術(shù)文檔、人事資料等。2.移交方：指負(fù)責(zé)將資料移交給其他部門或外部機(jī)構(gòu)的部門或個人。3.接收方：指接收來自移交方資料的部門或個人。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：資料移交工作必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：移交的資料應(yīng)真實(shí)反映實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容完整無缺。3.及時高效原則：資料移交應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)和流程進(jìn)行，確保工作的及時性和高效性，避免因資料移交不及時影響公司/組織的正常運(yùn)營。4.責(zé)任明確原則：明確移交方和接收方在資料移交過程中的責(zé)任，確保資料交接過程可追溯。二、資料移交的范圍（一）部門內(nèi)部資料移交1.員工崗位變動時，原崗位所負(fù)責(zé)的工作資料向新崗位的移交，包括但不限于工作文檔、客戶信息、項(xiàng)目進(jìn)度記錄等。2.部門內(nèi)業(yè)務(wù)流程調(diào)整，涉及到相關(guān)資料在不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或人員之間的移交。（二）部門之間資料移交1.因業(yè)務(wù)合作需要，不同部門之間相互提供與合作項(xiàng)目相關(guān)的資料，如市場部門向銷售部門提供市場調(diào)研報(bào)告，銷售部門向技術(shù)部門反饋客戶技術(shù)需求等。2.工作交接涉及跨部門時，相關(guān)資料的移交，例如采購部門向財(cái)務(wù)部門移交采購合同及付款記錄等。（三）與外部機(jī)構(gòu)資料移交1.與合作伙伴簽訂合作協(xié)議時，雙方按照協(xié)議條款進(jìn)行相關(guān)資料的移交，如技術(shù)合作中技術(shù)方案、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等資料的交接。2.向供應(yīng)商采購物資或服務(wù)過程中，涉及技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等資料的提供與接收。3.與客戶往來過程中，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行資料的移交，如產(chǎn)品使用說明書、售后服務(wù)記錄等。三、資料移交的流程（一）移交申請1.移交方如需進(jìn)行資料移交，應(yīng)提前填寫《資料移交申請表》，詳細(xì)說明移交資料的名稱、類別、數(shù)量、移交原因、預(yù)計(jì)移交時間等信息。2.《資料移交申請表》需經(jīng)移交方部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請的合理性和必要性。（二）清單編制1.移交方根據(jù)《資料移交申請表》的內(nèi)容，編制《資料移交清單》。清單應(yīng)逐份羅列移交資料的詳細(xì)信息，包括資料名稱、編號、日期、版本等。2.《資料移交清單》應(yīng)一式多份，確保移交方、接收方及相關(guān)審核部門各執(zhí)一份。（三）資料整理1.移交方按照《資料移交清單》對資料進(jìn)行分類整理，確保資料的順序清晰、標(biāo)識明確。2.對于重要資料或涉及機(jī)密信息的資料，應(yīng)進(jìn)行加密或其他安全處理，并在移交清單中注明相關(guān)安全措施。（四）審核審批1.移交方將填寫完整的《資料移交申請表》及《資料移交清單》提交至相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和涉及范圍，對移交申請進(jìn)行全面審查。2.審核通過后，《資料移交申請表》及《資料移交清單》需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。對于涉及重大事項(xiàng)或敏感信息的資料移交，可能還需經(jīng)過更高層級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。（五）移交實(shí)施1.經(jīng)審核審批通過后，移交方與接收方約定具體的移交時間和地點(diǎn)。2.移交過程中，雙方應(yīng)按照《資料移交清單》逐一核對資料，確保資料的數(shù)量、內(nèi)容與清單一致。核對無誤后，雙方在《資料移交清單》上簽字確認(rèn)。3.對于電子資料的移交，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行傳輸，并確保接收方能夠正常讀取和使用。移交方應(yīng)提供資料的備份存儲介質(zhì)或相關(guān)賬號密碼等信息，并協(xié)助接收方進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證。（六）歸檔保存1.接收方在資料移交完成后，應(yīng)及時將接收的資料按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。歸檔時應(yīng)確保資料的分類準(zhǔn)確、存儲有序，便于日后查閱和使用。2.對于重要資料或需要長期保存的資料，接收方應(yīng)建立專門的檔案庫或電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)，以防止資料丟失或損壞。四、資料移交各方的責(zé)任（一）移交方責(zé)任1.確保所移交資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和合法性，對資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.按照規(guī)定的流程和時間要求，及時準(zhǔn)備好需移交的資料，并進(jìn)行整理、分類和標(biāo)識。3.向接收方提供必要的資料說明和解釋，協(xié)助接收方理解和使用資料。4.在資料移交過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在問題或遺漏，應(yīng)及時補(bǔ)充或更正，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收方責(zé)任1.及時接收移交的資料，并按照要求進(jìn)行核對和驗(yàn)收。2.對接收的資料妥善保管，按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔和使用，不得擅自泄露或篡改資料內(nèi)容。3.在資料接收過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在數(shù)量不符、內(nèi)容錯誤或其他問題，應(yīng)及時向移交方反饋，并要求其進(jìn)行處理。4.對于接收的電子資料，應(yīng)采取必要的安全措施進(jìn)行存儲和保護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）審核審批部門責(zé)任1.對移交申請進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料移交的必要性、合規(guī)性和合理性。2.對《資料移交清單》及相關(guān)資料進(jìn)行審查，提出審核意見，如有問題及時要求移交方進(jìn)行整改。3.在審核審批過程中，應(yīng)保守資料中的機(jī)密信息，不得擅自對外泄露。五、資料移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督部門或指定專人負(fù)責(zé)對資料移交工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料移交流程的執(zhí)行情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、各方責(zé)任的履行情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況直至問題解決。（二）外部審計(jì)1.定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司/組織的資料移交管理工作進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和審計(jì)準(zhǔn)則，對資料移交的內(nèi)部控制、流程執(zhí)行、資料質(zhì)量等方面進(jìn)行全面審查，并出具審計(jì)報(bào)告。3.根據(jù)審計(jì)報(bào)告提出的意見和建議，公司/組織應(yīng)及時進(jìn)行整改完善，不斷提高資料移交管理水平。六、資料移交過程中的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的資料，在移交過程中均屬于保密范圍。2.對于雖不屬于上述明確的秘密信息，但可能對公司/組織造成不利影響的資料，也應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。（二）保密措施1.移交方和接收方應(yīng)對涉及保密的資料進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保信息在移交過程中的安全性。2.雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確在資料移交過程中各自的保密責(zé)任和義務(wù)，包括不得向第三方泄露資料內(nèi)容、不得擅自使用資料謀取私利等。3.對于接觸保密資料的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，限制其對資料的訪問范圍和操作權(quán)限。4.在資料移交完成后，雙方應(yīng)及時清理和銷毀不再需要的保密資料副本，確保保密信息不被留存。七、資料移交的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定資料移交管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織對員工進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括資料移交的流程、責(zé)任、保密要求等方面的知識和技能，以提高員工對資料移交工作的認(rèn)識和操作水平。（二）宣傳推廣1.通過內(nèi)部公告、公司/組織網(wǎng)站、內(nèi)部刊物等渠道，宣傳資料移交管理辦法的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工對資料移交工作的重視程度。2.對資料移交管理工作中的典型案例進(jìn)行宣傳，引導(dǎo)員工正確理解和執(zhí)行資料移交流程，規(guī)范工作行為。八、資料移交相關(guān)的爭議處理（一）爭議協(xié)商1.在資料移交過程中，如移交方與接收方之間發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、交接時間等方面的問題，雙方應(yīng)充分溝通，尋求達(dá)成一致的解決方案。（二）上級協(xié)調(diào)1.若雙方協(xié)商不成，可將爭議提交至雙方的上級主管部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。2.上級主管部門應(yīng)聽取雙方的陳述和意見，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并提出協(xié)調(diào)意見，促使雙方解決爭議。（三）法律途徑1.如經(jīng)上級協(xié)調(diào)仍無法解決爭議，且爭議涉及重大利益或法律問題，雙方可