檔案管理辦法釋義一、總則（一）目的本檔案管理辦法旨在加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，為公司/組織各項(xiàng)工作的開展提供有效支持與依據(jù)。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，避免檔案缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于檢索、查詢和利用的原則，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。根據(jù)實(shí)際需要，可在各部門設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步移交工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理辦法，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門兼職檔案員的工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高公司/組織全員的檔案意識和檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。5.定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，按照規(guī)定程序銷毀過期、無效或無保存價(jià)值的檔案，確保檔案資源的優(yōu)化配置。6.參與公司/組織重大活動、項(xiàng)目和決策過程中的檔案管理工作，提供檔案信息支持和服務(wù)。7.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通，及時報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供本部門檔案相關(guān)信息和線索。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.宣傳和貫徹檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理辦法，提高本部門員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等?？萍紮n案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、報(bào)告等。人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱評定、工資待遇、獎懲情況等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等財(cái)務(wù)核算和管理過程中產(chǎn)生的文件資料。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)運(yùn)營、質(zhì)量控制等業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案資料。其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（獎牌、證書、印章等）以及公司/組織認(rèn)為有保存價(jià)值的其他各類檔案。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時性。檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、偽造或擅自銷毀。對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案資料的全面、準(zhǔn)確記錄。兼職檔案員應(yīng)定期對本部門檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞的，應(yīng)及時查找并補(bǔ)充完善，同時報(bào)告檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等分類方法進(jìn)行整理。一般先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年），然后在每個保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，最后編目裝訂。科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理。一般按照項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段，將相關(guān)文件資料分別整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，并編制項(xiàng)目檔案目錄。人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。以個人為單位，將檔案材料進(jìn)行分類排序，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料等，并建立人事檔案目錄和檔案編號。財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)核算的分類方法進(jìn)行整理。一般將會計(jì)憑證按月裝訂成冊，賬簿按年度整理歸檔，報(bào)表按年度和類別分別整理，同時編制財(cái)務(wù)檔案目錄。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程進(jìn)行分類整理。例如，市場營銷檔案可按客戶、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)階段等分類；生產(chǎn)運(yùn)營檔案可按產(chǎn)品、生產(chǎn)線、生產(chǎn)批次等分類，并建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案索引和目錄。聲像檔案：按照載體形式（照片、錄音、錄像等）和形成時間順序進(jìn)行整理。對照片應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息；對錄音、錄像應(yīng)標(biāo)注錄制內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、錄制人等，并編制聲像檔案目錄。實(shí)物檔案：對獎牌、證書、印章等實(shí)物檔案進(jìn)行登記造冊，注明名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間、保管期限等信息，并拍照留存，與實(shí)物檔案一并存放保管。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，以滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行科學(xué)存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。2.采用檔案密集架存儲檔案時，應(yīng)合理排列架位，按照檔案編號順序依次存放檔案，確保檔案存放有序、整齊美觀。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份，確保電子檔案的完整性和可用性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、組織沿革、重大決策文件、重要會議記錄、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性業(yè)務(wù)文件、重要項(xiàng)目的中期資料等。短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自縮短或延長保管期限。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告上級主管部門。3.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.在提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對涉及機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制對于確因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，按照檔案查閱或借閱的審批程序辦理審批手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，對復(fù)制的檔案進(jìn)行審核和登記，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證復(fù)制件的真實(shí)性和有效性。（三）利用登記與反饋1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等信息，建立檔案利用臺賬，以便對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。2.在檔案利用過程中，檔案管理部門應(yīng)及時了解利用人的需求和意見，對利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理和改進(jìn)，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。同時，鼓勵利用人對檔案管理工作提出建議和意見，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，符合國家法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)按照檔案保管期限表和相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對于經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。