檢測(cè)記錄管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檢測(cè)記錄的規(guī)范化管理，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及檢測(cè)活動(dòng)的部門(mén)和人員，包括但不限于實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)、抽樣檢測(cè)等各類(lèi)檢測(cè)工作所產(chǎn)生的記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則檢測(cè)記錄應(yīng)如實(shí)反映檢測(cè)過(guò)程和結(jié)果，不得偽造、篡改或虛假記錄。2.完整性原則記錄應(yīng)涵蓋檢測(cè)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括樣品信息、檢測(cè)方法、檢測(cè)設(shè)備、檢測(cè)環(huán)境、檢測(cè)人員、檢測(cè)數(shù)據(jù)及結(jié)果等，確保記錄完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確可靠，計(jì)量單位應(yīng)符合法定標(biāo)準(zhǔn)，檢測(cè)結(jié)果的表述應(yīng)清晰明確，避免模糊或歧義。4.可追溯性原則通過(guò)記錄能夠清晰追溯檢測(cè)活動(dòng)的全過(guò)程，包括樣品來(lái)源、檢測(cè)過(guò)程、結(jié)果報(bào)告及后續(xù)處理等，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢、驗(yàn)證和追溯。二、記錄的分類(lèi)與內(nèi)容要求（一）樣品記錄1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，包括樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、來(lái)源、批次等信息，確保樣品在流轉(zhuǎn)過(guò)程中可準(zhǔn)確識(shí)別。2.樣品狀態(tài)記錄樣品接收時(shí)的狀態(tài)，如完好、損壞、變質(zhì)等，以及在檢測(cè)過(guò)程中狀態(tài)的變化情況。3.樣品流轉(zhuǎn)記錄詳細(xì)記錄樣品從接收、流轉(zhuǎn)到檢測(cè)完成后的處置全過(guò)程，包括交接時(shí)間、交接人員、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等信息，確保樣品流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。（二）檢測(cè)方法記錄1.采用的標(biāo)準(zhǔn)方法明確記錄所依據(jù)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)的名稱、編號(hào)及版本號(hào)，確保檢測(cè)方法的規(guī)范性和一致性。2.非標(biāo)方法的使用如采用非標(biāo)方法進(jìn)行檢測(cè)，應(yīng)詳細(xì)記錄非標(biāo)方法的制定依據(jù)、驗(yàn)證過(guò)程、適用范圍及使用條件等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后方可使用。（三）檢測(cè)設(shè)備記錄1.設(shè)備信息記錄檢測(cè)設(shè)備的名稱、型號(hào)、編號(hào)、購(gòu)置日期、校準(zhǔn)/檢定周期等基本信息，建立設(shè)備檔案。2.使用記錄每次使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)記錄使用日期、使用人員、使用環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行狀況等信息，確保設(shè)備使用情況可追溯。3.校準(zhǔn)/檢定記錄按照規(guī)定的周期對(duì)設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)/檢定，記錄校準(zhǔn)/檢定的日期、機(jī)構(gòu)、結(jié)果等信息，確保設(shè)備量值準(zhǔn)確可靠。（四）檢測(cè)環(huán)境記錄1.環(huán)境參數(shù)記錄檢測(cè)過(guò)程中環(huán)境的溫度、濕度、氣壓、光照等參數(shù)，確保環(huán)境條件符合檢測(cè)方法要求。2.環(huán)境監(jiān)控記錄定期對(duì)檢測(cè)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，記錄監(jiān)控時(shí)間、監(jiān)控人員、監(jiān)控結(jié)果等信息，如環(huán)境條件超出規(guī)定范圍，應(yīng)采取相應(yīng)措施并記錄處理情況。（五）檢測(cè)人員記錄1.人員資質(zhì)記錄檢測(cè)人員的姓名、崗位、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、資質(zhì)證書(shū)編號(hào)及有效期等信息，確保檢測(cè)人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)能力和資質(zhì)。2.培訓(xùn)記錄定期對(duì)檢測(cè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)教師、考核結(jié)果等信息，以提高檢測(cè)人員的業(yè)務(wù)水平和技能。（六）檢測(cè)數(shù)據(jù)及結(jié)果記錄1.原始數(shù)據(jù)記錄在檢測(cè)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄原始檢測(cè)數(shù)據(jù)，包括測(cè)量值、觀察值、計(jì)算過(guò)程等，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.結(jié)果報(bào)告記錄按照規(guī)定的格式和要求編制檢測(cè)報(bào)告，記錄報(bào)告編號(hào)、報(bào)告日期、委托單位、樣品信息、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容，并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后發(fā)放。三、記錄的填寫(xiě)與審核（一）填寫(xiě)要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆填寫(xiě)，不得使用鉛筆或易褪色的筆書(shū)寫(xiě)。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確，不得有空項(xiàng)或遺漏，如有錯(cuò)誤應(yīng)采用規(guī)范的修改方法進(jìn)行更正，并在更正處簽名或蓋章。3.記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行填寫(xiě)，不得隨意更改記錄格式或順序。（二）審核要求1.檢測(cè)記錄完成后，應(yīng)由檢測(cè)人員自行進(jìn)行初步審核，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)的檢測(cè)記錄進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與檢測(cè)過(guò)程的一致性等，審核合格后簽字確認(rèn)。3.質(zhì)量管理人員應(yīng)對(duì)檢測(cè)記錄進(jìn)行定期抽檢，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。4.對(duì)于涉及重大檢測(cè)項(xiàng)目或關(guān)鍵檢測(cè)環(huán)節(jié)的記錄，應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保記錄的可靠性和有效性。四、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檢測(cè)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以確保記錄的安全性和可查閱性。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)分類(lèi)裝訂成冊(cè)，在每?jī)?cè)封面注明記錄名稱、年份、月份等信息，并建立索引目錄，便于查找。3.電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照類(lèi)別和時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子索引目錄。（二）保管期限1.一般檢測(cè)記錄的保管期限為[X]年，自檢測(cè)報(bào)告出具之日起計(jì)算。2.涉及重要客戶、重大項(xiàng)目、法律法規(guī)要求或有特殊規(guī)定的檢測(cè)記錄，保管期限應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。3.超過(guò)保管期限的記錄，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意銷(xiāo)毀。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案室或文件柜中，確保記錄不受損壞。2.電子記錄應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、記錄的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檢測(cè)記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檢測(cè)記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室或相關(guān)部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或客戶隱私的檢測(cè)記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露記錄內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)要求或其他正當(dāng)理由需要查閱檢測(cè)記錄時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司質(zhì)量負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程應(yīng)在公司指定人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照或帶走記錄。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檢測(cè)記錄時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檢測(cè)記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱記錄應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的記錄妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、損壞記錄。如發(fā)現(xiàn)記錄丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、記錄的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檢測(cè)記錄超過(guò)保管期限，且公司認(rèn)為無(wú)需繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因其他特殊原因需要銷(xiāo)毀記錄的，應(yīng)經(jīng)公司質(zhì)量負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的記錄進(jìn)行清理，編制《檢測(cè)記錄銷(xiāo)毀清單》，注明記錄名稱、年份、月份、數(shù)量等信息。2.《檢測(cè)記錄銷(xiāo)毀清單》經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀記錄時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《檢測(cè)記錄銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀記錄后，應(yīng)將《檢測(cè)記錄銷(xiāo)毀清單》作為檔案保存，保存期限為[X]年。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司質(zhì)量管理人員應(yīng)定期對(duì)檢測(cè)記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫(xiě)、審核、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書(shū)》，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核措施1.公司將檢測(cè)記錄管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)在記錄管理工