社保業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司社保業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保社保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦理社保業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于參保登記、繳費申報、待遇核定、關(guān)系轉(zhuǎn)移、信息變更等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、表格、記錄、憑證等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：社保業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的專門部門或崗位負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：社保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)真實反映社保業(yè)務(wù)辦理過程和結(jié)果，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強社保業(yè)務(wù)檔案的安全保護措施，防止檔案丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。4.有效利用原則：充分發(fā)揮社保業(yè)務(wù)檔案的作用，為公司決策、業(yè)務(wù)辦理、查詢核實等提供有效支持，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社保業(yè)務(wù)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開展社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。5.對社保業(yè)務(wù)檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級部門報告檔案管理工作情況。6.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的社保業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理部門歸檔。3.在辦理社保業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管業(yè)務(wù)檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門查詢、借閱社保業(yè)務(wù)檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.在辦理社保業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)及時收集、整理本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.將整理好的經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料及時移交本部門負(fù)責(zé)人審核，并按照規(guī)定移交檔案管理部門歸檔。三、檔案收集（一）收集范圍1.參保單位和個人提交的各類參保登記、變更登記、注銷登記等申請材料。2.社保繳費申報、核定、結(jié)算等業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的報表、憑證、記錄等資料。3.社保待遇核定、支付、調(diào)整等業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、表格、證明材料等。4.社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)業(yè)務(wù)的申請表、轉(zhuǎn)移清單、接收函等資料。5.社保信息變更業(yè)務(wù)的申請材料、審批文件等。6.社?；?、檢查、審計等工作中形成的文件、記錄、報告等資料。7.其他與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的及時性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集流程1.經(jīng)辦人員在辦理社保業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)收集本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案資料，并進行初步整理。2.將整理好的檔案資料移交本部門負(fù)責(zé)人進行審核，審核通過后，在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行核對、清點，對不符合要求的檔案資料及時退回業(yè)務(wù)部門補充完善。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循社保業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，保持檔案資料之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于查找和利用。3.對檔案資料進行編號、編目、裝訂等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。（二）整理方法1.分類：根據(jù)社保業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為參保登記類、繳費申報類、待遇核定類、關(guān)系轉(zhuǎn)移類、信息變更類、稽核檢查類等類別。2.編號：按照類別和年度順序為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、類別、年度、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理流程1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，按照整理原則和方法進行分類整理。2.對整理好的檔案資料進行編號、編目，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.將編目后的檔案資料進行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、類別、年度等信息。4.對整理后的檔案進行質(zhì)量檢查，確保檔案整理符合要求。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的社保業(yè)務(wù)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.社保業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括：參保單位和個人的重要原始資料、社保待遇核定和支付的重要文件、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)的重要憑證等。3.定期保管的檔案期限分為10年、30年兩種。其中，參保登記、繳費申報、信息變更等業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年；待遇核定、關(guān)系轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)檔案保管期限為30年。（三）保管要求1.按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。3.定期對檔案進行清點、核對，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞、泄露。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在辦理社保業(yè)務(wù)、查詢核實信息、決策支持等工作中需要查閱社保業(yè)務(wù)檔案。2.參保單位和個人按照規(guī)定申請查閱本人的社保業(yè)務(wù)檔案。3.有關(guān)部門依法依規(guī)查閱公司社保業(yè)務(wù)檔案。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門、參保單位和個人可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱社保業(yè)務(wù)檔案。查閱時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱社保業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、丟失檔案資料。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對社保業(yè)務(wù)檔案進行復(fù)制。復(fù)制時，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用流程1.申請：利用人填寫查閱、借閱、復(fù)制申請表，注明利用目的、檔案編號、類別、年度等信息，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核，批準(zhǔn)后簽字蓋章。3.辦理：查閱人按照批準(zhǔn)的方式和期限進行查閱、借閱、復(fù)制檔案資料。4.歸還：借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案資料。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案資料完整無損。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司社保業(yè)務(wù)檔案的實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立社保業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進行逐卷審查。2.對于保管期限已滿的檔案，重點審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值，是否涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、歷史記錄等情況。3.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已無利用價值的檔案進行鑒定。（四）銷毀程序1.鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.對銷毀的檔案進行登記，記錄銷毀時間、檔案編號、類別、數(shù)量等信息，并將銷毀申請表、銷毀清單等資料歸檔保存。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.建立社保業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)和上級部門。3.通過檔案統(tǒng)計，掌握檔案管理工作動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.建立社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理效率和利用水平。2.將社保業(yè)務(wù)檔案資料及時錄入檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理流程規(guī)范情況、檔案保管安全情況、檔案利用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、