檔案制度上墻順序總則制定目的本檔案制度旨在規(guī)范公司檔案管理流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，為公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。檔案分類及編號(hào)檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲任免等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案等。5.其他檔案：包括公司證照、榮譽(yù)證書(shū)、合同協(xié)議等。檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，行政檔案的編號(hào)為“XZ+20XX+001”，其中“XZ”為行政檔案分類代碼，“20XX”為年度，“001”為流水號(hào)。2.編號(hào)說(shuō)明：分類代碼按照檔案分類設(shè)置，年度為檔案形成的年份，流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排。檔案收集與整理檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，并按照檔案管理制度的要求進(jìn)行整理和移交。2.收集要求：檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交綜合管理部門。對(duì)于重要文件和緊急檔案，應(yīng)及時(shí)移交。檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂；對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。3.整理要求：整理后的檔案應(yīng)編目清晰，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等，便于查閱和檢索。檔案保管保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為[具體年限]的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為[具體年限]的檔案。2.保管期限確定：各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和利用需求，提出檔案保管期限的建議，報(bào)綜合管理部門審核確定。檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：按照檔案分類和編號(hào)順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。檔案保管責(zé)任1.綜合管理部門責(zé)任：綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理和維護(hù)，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全。2.檔案管理人員責(zé)任：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案保管職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、借閱等工作，確保檔案的完整和安全。檔案查閱與利用查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。查閱內(nèi)容涉及公司機(jī)密的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議。查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交綜合管理部門。3.查閱：綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.登記：查閱人查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。2.復(fù)印：如需復(fù)印檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)印專用章”，并注明復(fù)印日期和份數(shù)。利用限制1.保密限制：查閱和利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的公司機(jī)密信息。2.商業(yè)限制：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的檔案利用，應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得用于商業(yè)目的或損害公司利益。檔案鑒定與銷毀鑒定組織1.鑒定小組：公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)。2.鑒定職責(zé)：鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：檔案保管期限已滿，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以鑒定銷毀。2.內(nèi)容重復(fù)或無(wú)利用價(jià)值：檔案內(nèi)容重復(fù)或已被新的文件替代，且無(wú)利用價(jià)值的，可以鑒定銷毀。3.機(jī)密性已喪失：檔案涉及的機(jī)密信息已不再具有保密性的，可以鑒定銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清單：鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀記錄：銷毀過(guò)程中，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并注明銷毀日期和方式。銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)存檔保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.提高檔案管理效率：通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱、利用等功能，提高檔案管理工作效率。2.加強(qiáng)檔案安全管理：利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、備份和訪問(wèn)控制，確保檔案信息的安全。3.促進(jìn)檔案資源共享：建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部檔案資源的共享，為公司各項(xiàng)工作提供支持。信息化系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)選型：根據(jù)公司檔案管理需求，選擇適合的檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，并支持與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。2.系統(tǒng)實(shí)施：按照系統(tǒng)選型方案，進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施。實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)測(cè)試、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。電子檔案管理1.電子檔案收集：各部門應(yīng)將形成的電子文件及時(shí)收集，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，移交綜合管理部門。2.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.電子檔案利用：?jiǎn)T工可通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)查閱和利用電子檔案。查閱和利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司檔案管理制度和保密規(guī)定。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管情況、檔案查閱利用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理制度的貫徹執(zhí)行情況，是否存在違反制度的行為。2.檔案保管情況：檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、檔案存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案的整理和保管情況等，確保檔案的安全。3.檔案查閱利用情況：檢查檔案查閱申請(qǐng)表的填寫(xiě)和審批情況、檔案借閱登記情況、檔案利用效果等，確保檔案的合理利用。問(wèn)題整改1.問(wèn)題反饋：對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門或責(zé)任人反饋，并提出整改要求。2.