臨沂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)臨沂公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于臨沂公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.公司/組織的人事檔案，包括員工履歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等。5.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、客戶檔案等。6.公司/組織的科技檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、實(shí)驗(yàn)、鑒定等過(guò)程中形成的文件材料。7.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏。對(duì)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，保證電子文件的可讀性和完整性。3.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。對(duì)不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，將具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。3.便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理，使檔案條理清晰，查找方便。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、業(yè)務(wù)工作等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.立卷按照文件材料的形成時(shí)間、問(wèn)題、來(lái)源等因素，將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷。每個(gè)案卷應(yīng)編制案卷標(biāo)題，準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容。3.編號(hào)對(duì)整理好的案卷進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。案卷編號(hào)一般采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。4.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。（二）檔案保管要求1.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管方法。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔、整齊，避免折疊、磨損；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作；聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，妥善保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還。對(duì)歸還的檔案要進(jìn)行認(rèn)真檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，確保檔案銷毀徹底、安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)依法提供相關(guān)證明文件，辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和期限，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。檔案管理部門審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如立案決定書、調(diào)查通知書等，并填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或泄露。對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，并異地存儲(chǔ)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化情況，如檔案分類、編號(hào)、編目等是否符合要求。3.檔案安全管理情況，包括檔案室的安全防護(hù)設(shè)施、檔案的保管和借閱等。4.檔案信息化建設(shè)情況，如檔案數(shù)字化進(jìn)度、檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組每年定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)