檔案信息保護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案信息的保護(hù)，確保檔案信息的安全性、完整性和保密性，防止檔案信息被非法獲取、篡改、泄露或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案信息管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息保護(hù)工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)檔案信息采取必要的保密措施，防止信息泄露給無關(guān)人員。3.完整性原則：保證檔案信息的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不被篡改或丟失。4.安全性原則：采取技術(shù)和管理手段，保障檔案信息存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全。二、檔案信息分類與分級(jí)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案信息的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案信息分為以下幾類：1.行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司/組織財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等方面的檔案。4.技術(shù)檔案：包含公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、工藝文件等。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案信息。（二）分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案信息的敏感程度、重要性和影響范圍，將檔案信息分為以下三級(jí)：1.絕密級(jí)：涉及公司/組織核心機(jī)密、商業(yè)秘密、國家安全等重要信息，一旦泄露將對(duì)公司/組織造成重大損失或嚴(yán)重影響。2.機(jī)密級(jí)：包含公司/組織重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)資料等，泄露后可能對(duì)公司/組織的正常運(yùn)營產(chǎn)生較大影響。3.秘密級(jí)：一般的業(yè)務(wù)信息和檔案資料，其泄露可能對(duì)公司/組織造成一定的不利影響。三、檔案信息收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的范圍和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門產(chǎn)生的檔案信息，并移交至檔案管理部門。2.對(duì)于外部獲取的檔案信息（如合作方提供的資料、政府部門下發(fā)的文件等），相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行審核、登記，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.檔案信息收集過程中，應(yīng)確保信息的真實(shí)性、完整性，不得遺漏重要信息。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案信息的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.按照檔案信息的分類和分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和標(biāo)注，以便于識(shí)別和管理。3.建立檔案信息索引，方便快速查找和利用檔案信息。四、檔案信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)和重要性，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括紙質(zhì)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)等。2.對(duì)于電子檔案信息，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，對(duì)檔案庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保庫房環(huán)境符合要求。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存放，不同級(jí)別的檔案應(yīng)分開保管，并設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案信息的數(shù)量和狀態(tài)準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)于存儲(chǔ)在電子設(shè)備中的檔案信息，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。五、檔案信息使用與借閱（一）使用權(quán)限1.根據(jù)檔案信息的分級(jí)，明確不同人員對(duì)檔案信息的使用權(quán)限。絕密級(jí)檔案信息僅限特定人員使用，機(jī)密級(jí)檔案信息經(jīng)授權(quán)后方可使用，秘密級(jí)檔案信息可在規(guī)定范圍內(nèi)使用。2.使用檔案信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）借閱流程1.因工作需要借閱檔案信息的人員，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、級(jí)別、用途、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案信息，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案信息時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案信息完整無損。六、檔案信息傳輸與共享（一）傳輸安全1.在檔案信息傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息傳輸?shù)陌踩浴?.選擇安全可靠的傳輸渠道，如專用網(wǎng)絡(luò)、加密郵件等，避免通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感檔案信息。3.對(duì)傳輸過程中的檔案信息進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）共享管理1.檔案信息共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批流程，共享申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審核批準(zhǔn)。2.明確檔案信息共享的范圍和對(duì)象，確保共享信息的安全性和可控性。3.對(duì)共享的檔案信息進(jìn)行跟蹤和管理，及時(shí)收回共享權(quán)限，防止信息濫用。七、檔案信息安全防護(hù)（一）技術(shù)防護(hù)1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對(duì)檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（二）管理防護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.建立健全檔案信息安全管理制度，明確各崗位的安全職責(zé)和操作流程。3.對(duì)檔案信息管理過程中的安全事件進(jìn)行及時(shí)報(bào)告和處理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全防護(hù)措施。八、檔案信息銷毀（一）銷毀條件1.檔案信息已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案信息因客觀原因無法繼續(xù)保存，如檔案載體損壞、信息丟失等。3.檔案信息已完成其使用目的，且不再需要留存的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案信息銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、級(jí)別、銷毀原因等信息。2.銷毀申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，組織實(shí)施銷毀工作。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案信息，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案信息，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并確保銷毀后的存儲(chǔ)設(shè)備無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織內(nèi)檔案信息保護(hù)制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案信息和資料。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的檔案信息保護(hù)工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估檔案信息保護(hù)制度的有效性和合規(guī)性。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和完善檔案信息保護(hù)制度和措施。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問、使用、修改、刪除檔案信息的。2.泄露檔案信息給無關(guān)人員的。3.未按照規(guī)定收集、整理、存儲(chǔ)、保管檔案信息，導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞或泄露的。4.在檔案信息傳輸、共享過程中，違反安全規(guī)定，造成信息安全事故的。5.未按照規(guī)定銷毀檔案信息，導(dǎo)致檔案信息被不當(dāng)留存或泄露的。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反檔案信息保護(hù)制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)