檔案人員交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案人員交接工作，確保檔案的連續(xù)性、完整性和安全性，防止檔案資料的遺失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案交接的崗位和人員，包括但不限于檔案管理人員、文件收發(fā)人員、項目負(fù)責(zé)人等在工作變動時進(jìn)行檔案交接的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保交接過程合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則：交接雙方應(yīng)全面、準(zhǔn)確地核對檔案資料，確保交接內(nèi)容完整、無遺漏，信息準(zhǔn)確無誤。3.及時高效原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，避免因交接延誤影響工作的正常開展。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)問題能夠及時追溯和處理。二、交接準(zhǔn)備（一）交接通知1.當(dāng)檔案人員崗位發(fā)生變動時，所在部門應(yīng)提前[X]個工作日向公司/組織檔案管理部門發(fā)出交接通知，明確交接人員姓名、崗位變動情況、預(yù)計交接時間等信息。2.檔案管理部門收到交接通知后，應(yīng)及時安排專人負(fù)責(zé)對接，并與交接人員所在部門溝通確定具體交接時間和地點。（二）交接資料整理1.交接人員應(yīng)在交接前對所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行全面整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案資料排列有序、標(biāo)識清晰。2.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并檢查電子檔案的存儲介質(zhì)是否完好，數(shù)據(jù)是否可讀取。同時，建立電子檔案目錄清單，注明檔案名稱、存儲位置、文件格式等信息。3.交接人員應(yīng)編制檔案交接清單，詳細(xì)記錄交接檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容。交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（三）交接場地與設(shè)備準(zhǔn)備1.檔案管理部門應(yīng)安排專門的交接場地，確保場地環(huán)境安全、整潔，具備必要的辦公設(shè)備和檔案保管條件。2.準(zhǔn)備好用于檔案交接的工具，如檔案箱、文件袋、標(biāo)簽等，并確保設(shè)備完好可用。三、交接內(nèi)容（一）紙質(zhì)檔案交接1.交接雙方應(yīng)按照檔案交接清單逐一核對紙質(zhì)檔案的數(shù)量、名稱、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案資料完整無缺。2.對于重要檔案或機(jī)密檔案，可以采取現(xiàn)場清點、逐頁核對的方式進(jìn)行交接，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺失、涂改等情況，交接人員應(yīng)及時記錄，并查明原因，采取相應(yīng)的補救措施。（二）電子檔案交接1.交接雙方應(yīng)對電子檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行交接，并在交接清單上注明存儲介質(zhì)的名稱、編號、存儲內(nèi)容等信息。2.現(xiàn)場檢查電子檔案的可讀取性，確保電子檔案能夠正常打開和查閱。同時，對電子檔案的目錄清單進(jìn)行核對，并與紙質(zhì)檔案交接清單進(jìn)行比對，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.交接雙方應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作，完成電子檔案的交接手續(xù)。交接人員應(yīng)將所負(fù)責(zé)的電子檔案權(quán)限移交給接收人員，并確保接收人員能夠正常使用和管理電子檔案。（三）特殊檔案交接1.對于涉及公司/組織核心機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密存儲、專人護(hù)送等特殊措施進(jìn)行交接。2.交接過程中，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確交接雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，防止檔案信息泄露。3.對于實物檔案，如印章、證書、合同原件等（如有），交接雙方應(yīng)進(jìn)行實物清點，并在交接清單上詳細(xì)記錄實物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。實物交接時，應(yīng)確保實物完好無損，并辦理簽收手續(xù)。（四）檔案管理相關(guān)資料交接1.交接人員應(yīng)將所負(fù)責(zé)的檔案管理制度、操作規(guī)程、工作記錄等相關(guān)資料移交給接收人員，并進(jìn)行詳細(xì)說明。2.提供檔案管理系統(tǒng)的操作手冊、賬號密碼等信息，確保接收人員能夠熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法。3.交接雙方應(yīng)對檔案管理工作中的未完成事項進(jìn)行溝通和交接，明確后續(xù)工作的責(zé)任人和時間節(jié)點。四.交接流程（一）交接開始1.交接雙方應(yīng)在約定的時間和地點進(jìn)行檔案交接，交接人員應(yīng)攜帶檔案交接清單及相關(guān)資料到達(dá)交接現(xiàn)場。2.檔案管理部門指定的監(jiān)交人員應(yīng)全程參與交接過程，確保交接工作的順利進(jìn)行。監(jiān)交人員應(yīng)對交接過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查交接內(nèi)容是否符合要求，交接手續(xù)是否齊全。（二）檔案清點與核對1.交接雙方按照檔案交接清單的順序，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行逐一清點和核對。核對過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并由交接人員進(jìn)行解釋和說明。2.對于存在疑問的檔案，交接雙方應(yīng)共同查閱相關(guān)資料，核實檔案的真實性和完整性。如無法當(dāng)場核實，應(yīng)在交接清單上注明情況，并約定后續(xù)核實的時間和方式。（三）簽字確認(rèn)1.經(jīng)核對無誤后，交接雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)應(yīng)包括交接日期、交接雙方姓名、崗位等信息。2.監(jiān)交人員也應(yīng)在檔案交接清單上簽字，證明交接過程的真實性和合規(guī)性。（四）交接結(jié)束1.簽字確認(rèn)完成后，檔案交接工作即告結(jié)束。交接雙方應(yīng)妥善保管檔案交接清單，作為檔案交接的憑證。2.接收人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和整理，確保檔案的安全和有效利用。五、交接責(zé)任（一）交接人員責(zé)任1.交接人員應(yīng)確保所交接的檔案資料真實、完整、準(zhǔn)確，無任何遺漏或隱瞞重要信息的情況。2.在交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時向所在部門和檔案管理部門報告，并協(xié)助進(jìn)行處理。3.交接人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求完成檔案交接工作，不得拖延或拒絕交接。4.對所交接檔案的后續(xù)使用和管理提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保接收人員能夠順利開展工作。（二）接收人員責(zé)任1.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對交接的檔案資料，對不符合要求的檔案有權(quán)拒絕接收，并要求交接人員進(jìn)行整改。2.接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時對檔案進(jìn)行整理、分類、存儲，確保檔案的安全和有序管理。3.負(fù)責(zé)對接收檔案的后續(xù)使用和維護(hù)，定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.不得擅自更改、銷毀或泄露所接收的檔案資料，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。（三）監(jiān)交人員責(zé)任1.如果監(jiān)交人員發(fā)現(xiàn)交接過程中存在違規(guī)行為或交接內(nèi)容不符合要求，應(yīng)及時制止并要求交接雙方進(jìn)行糾正。2.對交接過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，保證交接工作的公正性和合法性。3.在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，對交接過程的真實性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對檔案人員交接工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括交接手續(xù)是否齊全、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、交接責(zé)任是否明確等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求交接雙方進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）審計監(jiān)督1.公司/組織審計部門應(yīng)定期對檔案人員交接工作進(jìn)行審計，檢查交接工作是否符合公司/組織的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或重大問題，應(yīng)及時向公司/組織管理層報告，并提出相應(yīng)的處理建議。（三）責(zé)任追究1.對于在檔案人員交接工作中違反本制度規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.如因交接人員責(zé)任導(dǎo)致檔案資料遺失、損壞、泄露等情況，給公司/組織造成損失的，交接人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案人員交接制度的培訓(xùn)，提高檔案管理人員和涉及檔案交接崗位人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案交接的流程、方法、責(zé)任界定、保密要求等方面的知識和技能，并通過案例分析、模擬演練等方式加深培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.公司/組織應(yīng)通過內(nèi)部通告、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等多種渠道，廣泛宣傳檔案人員交接制度，提高全體員工對檔案交接工作重要性的認(rèn)識。2.宣傳內(nèi)容應(yīng)包括制度的主要