人事檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案管理，確保管理工作的規(guī)范化。二、人事檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.履歷材料：包括員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。2.身份證明：身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等復(fù)印件。3.入職材料：入職申請表、勞動合同等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加各類培訓(xùn)的證書、成績單等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)評估記錄。（三）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的審批文件、工資條等。2.福利享受情況：如社保、公積金繳納記錄，各類福利補(bǔ)貼領(lǐng)取記錄等。（四）績效考核1.考核表：年度、季度績效考核結(jié)果及相關(guān)評價材料。2.獎懲記錄：獲得的獎勵證書、處罰決定等。（五）崗位變動1.調(diào)崗?fù)ㄖ簫徫徽{(diào)動的相關(guān)文件。2.晉升材料：晉升審批表、任職通知等。（六）勞動合同管理1.合同簽訂、續(xù)簽、解除記錄：相關(guān)合同文本及審批文件。2.勞動糾紛處理記錄：涉及勞動糾紛的處理過程及結(jié)果材料。（七）其他1.健康狀況：員工體檢報告等。2.社會關(guān)系：主要家庭成員信息等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.員工自行提交：員工按照公司要求定期提交相關(guān)材料。2.部門協(xié)助收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的相關(guān)人事信息，并及時移交檔案管理部門。3.外部獲?。喝缤ㄟ^人才市場、學(xué)校等獲取的員工相關(guān)原始材料。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的檔案目錄。2.編號規(guī)范：為每份檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.材料排序：按照材料形成的時間順序進(jìn)行排序，確保邏輯清晰。4.裝訂整齊：對零散材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的完整性。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的人事檔案保管部門，負(fù)責(zé)檔案的集中保管。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房：保持庫房干燥、通風(fēng)、溫度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案柜：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜存放檔案，確保檔案存放安全、有序。（三）保管期限1.長期保管：對于員工的重要人事檔案，如勞動合同、績效考核記錄等，實(shí)行長期保管。2.定期清理：對保管期限已滿或已無保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱人事檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.特殊查閱：涉及員工重大利益或公司特殊決策需要查閱人事檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案內(nèi)容等。2.審批：申請表提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.嚴(yán)格限制：原則上不允許借閱人事檔案，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱流程1.申請：借閱人填寫借閱申請表，說明借閱用途、借閱期限等。2.審批：申請表提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：檔案管理部門對借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱時間、歸還時間等。4.歸還：借閱人按時歸還檔案，檔案管理部門對歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：檔案管理人員必須具備良好的保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.環(huán)境管理：檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.信息管理：對檔案內(nèi)容進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。（二）安全防范1.防火防盜：檔案庫房配備消防器材，安裝防盜報警裝置。2.數(shù)據(jù)備份：定期對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立公司人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入及時將人事檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.員工信息更新：員工個人信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時提交更新材料，檔案管理部門進(jìn)行更新記錄。2.檔案內(nèi)容補(bǔ)充：根據(jù)公司管理需要和員工實(shí)際情況，定期補(bǔ)充檔案內(nèi)容。（二）動態(tài)維護(hù)1.跟蹤員工發(fā)展：關(guān)注員工的職業(yè)發(fā)展、崗位變動等情況，及時更新檔案信息。2.數(shù)據(jù)分析利用：通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，為公司人力資源決策提供支持。九、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：符合長期保管期限的檔案，在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的。2.其他原因：因公司改制、重組等原因，導(dǎo)致相關(guān)人事檔案失去保存意義的。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門會同相關(guān)部門對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見提交公司