PAGE重大活動檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司重大活動檔案的管理，確保重大活動檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類重大活動檔案的歸檔管理，包括但不限于重要會議、大型慶典、商務洽談、學術交流、文化體育活動等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重大活動檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：歸檔的重大活動檔案應真實反映活動的全過程，數(shù)據(jù)準確、內容完整。3.及時歸檔原則：重大活動結束后，相關部門應及時將檔案材料移交檔案管理部門歸檔，不得拖延。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、歸檔范圍（一）活動籌備階段1.活動策劃方案：包括活動主題、目的、時間、地點、議程安排、參與人員名單等。2.活動預算：詳細列出活動所需的各項費用，如場地租賃、設備租賃、餐飲、宣傳等費用預算。3.活動審批文件：如上級部門的批復、領導批示等。4.活動場地租賃合同：明確場地的租賃期限、租金、使用范圍等條款。5.活動設備租賃合同：記錄設備的租賃種類、數(shù)量、租賃期限、租金等信息。6.活動宣傳資料：包括海報、宣傳單頁、邀請函、新聞稿等。7.活動嘉賓名單及相關資料：如嘉賓的簡介、聯(lián)系方式、發(fā)言稿等。（二）活動實施階段1.活動現(xiàn)場照片：多角度、全方位記錄活動現(xiàn)場的場景、人物、重要環(huán)節(jié)等。2.活動現(xiàn)場視頻：包括活動的全程錄像、精彩片段剪輯等。3.活動簽到表：記錄參與活動人員的姓名、單位、職務等信息。4.活動講話稿：領導、嘉賓在活動中的講話內容。5.活動會議記錄：詳細記錄活動中的各項討論內容、決議事項等。6.活動紀念品：如活動紀念冊、徽章、禮品等相關資料。7.活動安全保障資料：如安保方案、應急預案、安全檢查記錄等。（三）活動結束后階段1.活動總結報告：對活動的整體情況進行總結，分析活動的成效、經驗教訓等。2.活動評估材料：包括活動效果評估報告、參與人員反饋意見等。3.活動經費決算報告：對比活動預算，詳細列出實際支出情況，分析經費使用的合理性。4.活動相關榮譽證書、獎牌等：記錄活動獲得的各類榮譽。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責重大活動文件材料的收集工作，確保材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應真實、有效，嚴禁偽造、篡改。3.對于重要的文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件保存處。（二）文件材料的整理1.按照活動的時間順序和內容類別，對收集的文件材料進行分類整理。2.每份文件材料應編寫頁碼，以便于查閱和管理。3.對于紙張較大的文件材料，應進行折疊或裁剪，使其規(guī)格符合檔案管理要求。4.整理后的文件材料應使用檔案袋或文件夾進行裝盒，并在盒面上注明活動名稱、時間、類別等信息。（三）文件材料的編目1.編制重大活動檔案目錄，目錄應包括序號、文件題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內容。2.目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.在檔案盒內，應放置文件材料備考表，注明檔案的整理情況、缺損情況等。（四）文件材料的裝訂1.對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內容較少的文件材料，可采用左上角裝訂的方式；對于紙張規(guī)格不一、內容較多的文件材料，應采用左側裝訂的方式。2.裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.對于破損的文件材料，應進行修復后再裝訂。四、歸檔流程（一）活動承辦部門整理1.重大活動結束后，活動承辦部門應在[X]個工作日內對活動文件材料進行初步整理，確保材料齊全、完整。2.填寫《重大活動檔案移交清單》，詳細列出移交的文件材料名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）檔案管理部門審核接收1.檔案管理部門收到活動承辦部門移交的檔案材料后，應在[X]個工作日內進行審核。2.審核內容包括文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與活動承辦部門溝通，要求其補充或更正。3.審核無誤后，檔案管理部門在《重大活動檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案材料正式接收歸檔。（三）檔案的保管與利用1.檔案管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對重大活動檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。2.建立健全檔案查閱利用制度，嚴格履行查閱審批手續(xù)。公司內部人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，方可查閱；外部單位查閱檔案需持單位介紹信，經公司分管領導批準后，方可查閱。3.檔案管理人員應積極為利用者提供服務，根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案資料。五、保管期限（一）永久保管1.涉及公司重大決策、重要權益、核心技術等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的文件材料。2.活動獲得的國家級榮譽證書、獎牌等。3.活動中形成的具有重要歷史意義的照片、視頻等。（二）定期保管1.保管期限為[X]年的文件材料，主要包括活動策劃方案、預算、審批文件、場地租賃合同、設備租賃合同、宣傳資料、嘉賓名單等。2.保管期限為[X]年的文件材料，主要包括活動現(xiàn)場照片、視頻、簽到表、講話稿、會議記錄、紀念品、安全保障資料等。3.保管期限為[X]年的文件材料，主要包括活動總結報告、評估材料、經費決算報告等。六、保密規(guī)定（一）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保重大活動檔案的安全保密。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案材料，應采取加密存儲、限制查閱等措施，防止信息泄露。（二）查閱利用保密要求1.查閱利用重大活動檔案時，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。2.如需對外提供檔案資料，必須經過公司保密管理部門審批，并簽訂保密協(xié)議。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密規(guī)定，造成檔案信息泄露者，將依法依規(guī)追究其責任。2.對因保管不善，導致檔案丟失、損壞的，將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、經濟處罰或行政處分。七、監(jiān)督檢查（一）檢查內容1.重大活動檔案的歸檔情況，包括歸檔范圍是否完整、歸檔要求是否符合規(guī)定等。2.檔案的保管情況，如檔案存放環(huán)境是否安全、檔案是否完好無損等。3.檔案的查閱利用情況，如查閱審批手續(xù)是否齊全、利用記錄是否完整等。（二）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對重大活動檔案進行一次全面檢查。2.不定期抽查：公司檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對部分重大活動檔案進行抽查。（三）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整