PAGE檔案三合一一制度檔案三合一制度實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則。全面收集、整理和歸檔各類檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.科技檔案：涵蓋公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工藝流程等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資待遇等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如市場營銷、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)等形成的與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.各類檔案按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。3.科技檔案編號(hào)根據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行編制，如項(xiàng)目編號(hào)檔案類別流水號(hào)。以某科研項(xiàng)目為例：KY202301技術(shù)文件001，其中KY202301為項(xiàng)目編號(hào)，技術(shù)文件為檔案類別，001為流水號(hào)。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行，如2023會(huì)計(jì)憑證0M01，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證第1冊。5.人事檔案編號(hào)依據(jù)員工個(gè)人信息進(jìn)行編制，如員工工號(hào)檔案類別流水號(hào)。例如：0001履歷01，表示工號(hào)為0001的員工的第1份履歷檔案。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)模塊和時(shí)間順序確定，如業(yè)務(wù)模塊代碼年份流水號(hào)。以市場營銷業(yè)務(wù)為例：SC2023001，表示2023年市場營銷業(yè)務(wù)的第1份檔案資料。三、檔案整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.對每份檔案進(jìn)行編目和裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。（二）文書檔案整理1.收集齊全年度內(nèi)形成的各類文件材料，按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者等信息。3.按照保管期限和分類順序進(jìn)行裝訂，采用A4紙左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（三）科技檔案整理1.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行整理，按照項(xiàng)目流程和文件類別進(jìn)行分類。2.圖紙應(yīng)折疊成A4大小，圖面應(yīng)清晰、完整，標(biāo)題欄應(yīng)填寫準(zhǔn)確。3.對科技文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目文件目錄清單，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。（四）會(huì)計(jì)檔案整理1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等內(nèi)容。2.賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目順序排列，定期打印并裝訂。3.會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照年度和月份進(jìn)行整理，加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。（五）人事檔案整理1.員工檔案材料應(yīng)及時(shí)收集歸檔，按照檔案類別進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫材料名稱、日期、來源等信息。3.檔案應(yīng)使用專用檔案盒進(jìn)行存放，保持檔案的整潔和安全。（六）業(yè)務(wù)檔案整理1.根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和流程，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.建立業(yè)務(wù)檔案目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要等信息。3.對重要業(yè)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，以防止檔案丟失或損壞。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料發(fā)生變動(dòng)后及時(shí)歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)周期和規(guī)定時(shí)間進(jìn)行歸檔，一般在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成。（二）歸檔程序1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.審核后的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行再次審核和編目。3.對符合歸檔要求的檔案進(jìn)行裝盒、上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行保管，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，并建立專門的保管記錄。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、保管期限、存放位置等信息，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查結(jié)果等信息，對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、檔案范圍等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并辦理借閱手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合判斷檔案的保存必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理