PAGE財(cái)政系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在財(cái)政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合財(cái)政系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)各單位（包括機(jī)關(guān)、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)等）形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財(cái)政系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映財(cái)政工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國(guó)家和單位的利益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門財(cái)政系統(tǒng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全系統(tǒng)檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案工作的順利開展。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開展檔案的利用工作，為財(cái)政工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好利用登記工作。7.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索等工作，提高檔案管理的信息化水平。8.加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與財(cái)政工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.財(cái)政業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表、合同、協(xié)議等。4.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。5.其他與財(cái)政工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，并進(jìn)行整理、分類，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、專門檔案等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱的檔案名稱、日期、查閱人或借閱人姓名、單位、用途、歸還日期等信息。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表或介紹信的要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄。查閱人應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：借閱人應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，借閱相應(yīng)的檔案，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案的查閱、借閱情況，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立財(cái)政系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障：建立信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。