PAGE檔案制度流程設計圖表一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項工作，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度和流程。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。4.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化。6.做好檔案的安全保護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾類：1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工的個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、考核評價等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.項目檔案：包括公司/組織承擔的各類項目的立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。6.合同檔案：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議等。7.其他檔案：包括公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號規(guī)則如下：1.行政檔案：AD年份流水號，如AD2023001。2.人事檔案：HR年份流水號，如HR2023002。3.財務檔案：FI年份流水號，如FI2023003。4.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務類型的英文縮寫，加上年份和流水號，如SM2023004（市場營銷檔案）。5.項目檔案：PR年份項目編號流水號，如PR2023005001。6.合同檔案：CT年份合同編號，如CT20,23006。7.其他檔案：OT年份流水號，如OT2023007。四、檔案收集（一）收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案。（二）收集要求1.檔案應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。2.電子文件應存儲格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全，確?？砷L期讀取。3.照片、音像資料應圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點、人物等信息。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應在工作完成后及時收集歸檔。2.年度終了后，各部門應在次年[X]月前將上一年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。（四）收集流程1.各部門指定專人負責檔案收集工作，定期對本部門的檔案進行清理和收集。2.收集到的檔案應進行初步整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類和編號，并填寫檔案移交清單。3.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門收到檔案后，應對檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決，并在檔案移交清單上簽字確認。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.編號：按照檔案編號規(guī)則，對每類檔案進行編號。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門收到檔案后，首先對檔案進行分類，確定檔案所屬類別。2.根據(jù)檔案編號規(guī)則，對每類檔案進行編號，并在檔案上加蓋編號章。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，按照檔案裝訂要求進行操作。4.編制檔案目錄，將檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并打印出紙質(zhì)目錄。5.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息，并將檔案目錄放入檔案盒內(nèi)。六、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理后的各類檔案均應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合檔案整理要求，檔案編號、目錄等信息準確無誤。2.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案歸檔應按照檔案類別和年度順序進行排列，便于查找和管理。（三）歸檔流程1.檔案管理部門將整理好的檔案按照檔案類別和年度順序進行排列，編制檔案存放索引。2.根據(jù)檔案存放索引，將檔案存入檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案存放位置信息。3.對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。七、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門負責銷毀。檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.檔案查閱、借閱申請表應經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門應根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應的檔案，并做好登記工作。4.查閱、借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用流程1.查閱、借閱人員填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，如符合要求，予以批準，并在申請表上簽字蓋章。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應的檔案，并在檔案查閱、借閱登記本上做好登記工作。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、部門、查閱、借閱檔案編號、查閱、借閱期限等信息。4.查閱、借閱人員在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱人員的責任。5.查閱、借閱人員如需復制檔案，應按照檔案管理部門的規(guī)定辦理復制手續(xù)，并支付相應的復制費用。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并進行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：建立檔案管理信息系統(tǒng)安全保障體系，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：檔案管理部門按照檔案數(shù)字化工作規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)使用：檔案管理人員通過檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務操作。在系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息、分類編號、保管期限等信息，并上傳電子檔案。3.系統(tǒng)維護與更新：檔案管理部門定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。及時備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門及職責公司/組織設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門、內(nèi)部審計部門等相關(guān)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作流程的規(guī)范情況。3.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。4.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對檔案管理工作進行全面檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中