PAGE華能集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)華能集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各企事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受集團(tuán)公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性，不得擅自篡改、銷毀或泄露檔案內(nèi)容。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)公司檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.集團(tuán)公司辦公廳檔案處貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理制度，制定和完善集團(tuán)公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和升級(jí)。參與集團(tuán)公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.集團(tuán)公司各部門檔案管理職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。按照集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定，定期向集團(tuán)公司辦公廳檔案處移交應(yīng)歸檔的文件材料。配合集團(tuán)公司辦公廳檔案處做好本部門檔案的利用和統(tǒng)計(jì)工作。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。2.各單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理的具體實(shí)施辦法。負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和升級(jí)。定期向集團(tuán)公司辦公廳檔案處報(bào)送本單位檔案工作情況。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、機(jī)構(gòu)編制、人事管理、勞動(dòng)工資、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、法律事務(wù)、行政管理等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、安全管理、設(shè)備管理、物資管理等方面形成的文件材料。4.基本建設(shè)類：包括項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段形成的文件材料。5.科研項(xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定等階段形成的文件材料。6.外事工作類：包括外事活動(dòng)、對(duì)外合作、出國(guó)（境）人員管理等方面形成的文件材料。7.其他類：包括企業(yè)改制、資產(chǎn)重組、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面形成的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)按照歸檔范圍和保管期限的要求進(jìn)行收集，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，裝訂成冊(cè)。4.電子檔案整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.集團(tuán)公司總部及各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和通風(fēng)，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)予以標(biāo)注。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.集團(tuán)公司辦公廳檔案處應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)專家組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)集團(tuán)公司辦公廳負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。2.集團(tuán)公司外部單位因工作需要，經(jīng)集團(tuán)公司辦公廳檔案處批準(zhǔn)，可以查閱、借閱集團(tuán)公司相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.集團(tuán)公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.集團(tuán)公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)集團(tuán)公司辦公廳檔案處審核批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和手續(xù)，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.集團(tuán)公司應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等功能，并與集團(tuán)公司其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。（二）信息化建設(shè)要求1.集團(tuán)公司辦公廳檔案處應(yīng)負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.各單位應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將檔案數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，提高檔案管理工作效率。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和保管。2.電子檔案應(yīng)具備真實(shí)性、完整性、可讀性和可利用性，并采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。3.電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，并與電子檔案一起保存，確保電子檔案的可追溯性。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.集團(tuán)公司辦公廳檔案處應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.各單位應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案統(tǒng)計(jì)制度的要求，及時(shí)報(bào)送本單位檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。（二）檔案移交1.集團(tuán)公司所屬各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向集團(tuán)公司辦公廳檔案處移交檔案。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交單位和接收單位簽字確認(rèn)。3.對(duì)移交的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，集團(tuán)公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、