PAGE初級中學(xué)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集學(xué)校各方面工作形成的檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案保管制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研等提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，做好本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的完整和安全。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查詢、利用等工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案信息。4.接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案工作培訓(xùn)和交流活動。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織、工會、共青團(tuán)等組織的各類文件、會議記錄、活動資料等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估等材料。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價(jià)等。5.教師業(yè)務(wù)類：教師個(gè)人檔案、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、培訓(xùn)記錄等。6.后勤管理類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)、物資采購、財(cái)務(wù)管理、安全保衛(wèi)等方面的文件和資料。7.科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。8.外事工作類：學(xué)校對外交流合作的文件、協(xié)議、邀請函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對重要的、具有保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編目清晰，裝訂整齊，標(biāo)識規(guī)范。（四）整理方法1.分類：將收集到的檔案材料按照黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師業(yè)務(wù)、后勤管理、科研項(xiàng)目、外事工作等類別進(jìn)行一級分類；在每一類別下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級分類，如行政管理類可分為學(xué)校文件、會議文件、人事文件等。2.編號：對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如“2023XG001”，其中“2023”表示年度，“XG”表示行政管理類，“001”表示該類別下的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄可采用紙質(zhì)和電子兩種形式，以便于查詢和管理。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對獨(dú)立的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。四、檔案的保管期限與密級劃分（一）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括學(xué)校章程、大事記、重要會議記錄、重要文件、學(xué)校歷史沿革、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等檔案。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。保管期限為30年的檔案：主要包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、學(xué)生學(xué)籍檔案等。保管期限為10年的檔案：主要包括一般性的文件、通知、簡報(bào)、臨時(shí)性的會議記錄、一般性的教學(xué)資料等。（二）密級劃分1.絕密級：涉及黨和國家核心機(jī)密的檔案，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級：涉及重要機(jī)密的檔案，泄露會使國家的安全和利益遭受較大的損害。3.秘密級：涉及一般機(jī)密的檔案，泄露會使國家的安全和利益遭受一定的損害。學(xué)校檔案密級的確定，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，并根據(jù)檔案內(nèi)容的變化及時(shí)調(diào)整密級。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于移動和排列。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。（三）檔案整理與上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，上架排列應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案的調(diào)閱和歸還。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、管理、科研等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用審批1.查閱一般性檔案，由綜合檔案室工作人員進(jìn)行審批。2.查閱涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案，需經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)三級審批。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、利用者姓名、查閱內(nèi)容、審批情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：學(xué)校應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值得到準(zhǔn)確評估。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保管價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的異同，確定其保管價(jià)值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級