PAGE國(guó)土部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國(guó)土資源管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土部門機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層國(guó)土所的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)土部門的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映國(guó)土資源管理工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存國(guó)土部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為國(guó)土部門各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置國(guó)土部門設(shè)立檔案管理科，作為本部門檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全系統(tǒng)的檔案管理工作。檔案管理科配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本部門的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層國(guó)土所的檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和評(píng)估。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案和無(wú)保存價(jià)值的檔案。7.配合上級(jí)檔案管理部門和相關(guān)部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類國(guó)土部門檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書檔案主要包括國(guó)土部門在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、公文、函件、會(huì)議紀(jì)要等。按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋土地資源管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)環(huán)境保護(hù)、測(cè)繪管理等業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，如土地出讓合同、采礦許可證審批文件、地質(zhì)災(zāi)害防治方案等。根據(jù)業(yè)務(wù)類別進(jìn)行二級(jí)分類，再按年度保管期限進(jìn)行排列。3.人事檔案包括干部職工的個(gè)人檔案，內(nèi)容涉及履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等。按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理。4.財(cái)務(wù)檔案主要有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算和管理過程中形成的檔案。按會(huì)計(jì)年度保管期限進(jìn)行分類。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄國(guó)土部門重要活動(dòng)、重大事件、工作場(chǎng)景等的檔案資料。按照內(nèi)容時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。6.電子檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生和存儲(chǔ)的各類電子文件，包括辦公自動(dòng)化文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件等。根據(jù)電子文件的來(lái)源、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類管理。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的識(shí)別、檢索和管理，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式。例如，文書檔案編號(hào)為WS20XX001，其中WS為文書檔案類別代碼，20XX為年度，001為流水號(hào)。業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案的編號(hào)規(guī)則類推。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理機(jī)構(gòu)。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提前介入，進(jìn)行跟蹤收集，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展檔案清查工作，對(duì)散存于各科室、單位的檔案進(jìn)行全面清理，及時(shí)收集應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。文書檔案應(yīng)按照規(guī)定的文書處理程序，對(duì)文件材料進(jìn)行排序、編目、裝訂等。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案特點(diǎn)，對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝盒等整理工作。確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等應(yīng)按照各自的整理規(guī)范進(jìn)行整理，保證檔案的有序排列和清晰標(biāo)識(shí)。4.在檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案應(yīng)采取專門的保管措施，如存放于防磁柜、光盤庫(kù)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管期限國(guó)土部門檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映國(guó)土部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本部門、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法律法規(guī)、政策文件、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)國(guó)土部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)國(guó)土部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存放位置等。2.清查時(shí)，應(yīng)逐卷（件）核對(duì)檔案的編號(hào)、名稱、內(nèi)容等，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.確保檔案信息的安全和保密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案或泄露檔案內(nèi)容。3.優(yōu)先滿足國(guó)土部門內(nèi)部工作需要，同時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)公眾提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.本部門工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本部門檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)后，方可查閱。如需借閱檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)國(guó)土部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和公開。（三）利用方式1.檔案查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員在檔案閱覽室查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不得超過[具體期限]，確需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案復(fù)制根據(jù)利用需要，檔案管理人員可為查閱、借閱人員提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和收費(fèi)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，與原件具有同等效力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案和無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合國(guó)土部門工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)涉及國(guó)土部門重要職能活動(dòng)、歷史沿革、政策法規(guī)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、國(guó)土部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如集中焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立國(guó)土部門檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，為國(guó)土部門各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的清晰可讀。數(shù)字化過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量檢查工作，保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合國(guó)土部門檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員操作和利用。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障建立健全檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各科室、單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將電子文件收集齊全，并進(jìn)行分類整理。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的兼容性和可讀性。2.電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服