PAGE完善檔案信息化制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織發(fā)展的需要，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案信息化制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案信息化管理過程中的相關(guān)活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息化管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷性原則：通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率，方便檔案的查詢、利用和共享。5.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的一致性和準(zhǔn)確性。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案信息化管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)，包括硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)的選型與配置。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，并將檔案信息錄入信息化系統(tǒng)。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.對(duì)各部門檔案信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.負(fù)責(zé)檔案信息的安全管理，制定安全策略，采取安全技術(shù)措施，防止檔案信息被篡改、丟失或泄露。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案信息化錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。3.按照檔案信息化管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的存儲(chǔ)和使用，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.配合檔案管理部門開展檔案信息化安全檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.根據(jù)檔案管理部門的需求，開發(fā)或優(yōu)化檔案信息化管理軟件，提高系統(tǒng)的功能和性能。3.協(xié)助檔案管理部門制定檔案信息化安全技術(shù)方案，實(shí)施安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等。4.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.反映本公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)的檔案資料。6.其他具有保存價(jià)值的檔案信息。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。4.收集的檔案應(yīng)附帶必要的說明材料，如文件的形成背景、來源、用途等，以便于后續(xù)整理和查閱。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等多種分類方式相結(jié)合。例如，先按照年度分類，再在每個(gè)年度內(nèi)按照組織機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母混合編號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際檔案情況一致。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：建立檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于具有長(zhǎng)期保存價(jià)值或不宜數(shù)字化的檔案，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）存儲(chǔ)要求1.電子檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶、光盤或外部硬盤等，并定期進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列上架，上架排列應(yīng)整齊有序，便于存取。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、歷史沿革資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，如中期財(cái)務(wù)報(bào)告、一般性合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀態(tài)與檔案目錄一致。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查的范圍、方法、結(jié)果以及存在的問題和改進(jìn)措施等內(nèi)容。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立檔案信息化檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按日期檢索等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.編制檔案檢索指南，詳細(xì)介紹檔案檢索系統(tǒng)的使用方法、檢索途徑和注意事項(xiàng)等，幫助用戶更好地利用檢索系統(tǒng)。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。一般分為公開、內(nèi)部公開、秘密、機(jī)密、絕密等不同級(jí)別。2.公開級(jí)檔案可供公司/組織內(nèi)部全體人員查閱和利用；內(nèi)部公開級(jí)檔案可供特定部門或人員查閱和利用；秘密、機(jī)密、絕密級(jí)檔案的查閱和利用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由授權(quán)人員進(jìn)行操作。（三）利用流程1.用戶提出檔案利用申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明所需檔案的名稱、編號(hào)、利用目的等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)，查找并提供相應(yīng)的檔案信息。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間；對(duì)于電子檔案，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或提供查閱權(quán)限等方式滿足用戶需求。4.用戶在利用檔案過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借或泄露檔案信息。5.利用完畢后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案信息化安全管理（一）安全策略1.制定檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施，確保檔案信息的安全。2.建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的操作和訪問進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)員工的安全意識(shí)教育，提高員工對(duì)檔案信息化安全的重視程度，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻技術(shù)，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息化系統(tǒng)。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。3.安裝防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和防范病毒、木馬等惡意軟件的攻擊。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止黑客利用系統(tǒng)漏洞進(jìn)行攻擊。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般每天或每周進(jìn)行一次全量備份，每小時(shí)或每天進(jìn)行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)演練應(yīng)模擬各種可能的故障場(chǎng)景，檢驗(yàn)恢復(fù)流程和技術(shù)的有效性。（四）應(yīng)急處理1.制定檔案信息化安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括安全事件的報(bào)告、應(yīng)急處理措施、恢復(fù)措施等內(nèi)容。安全事件包括網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力。演練應(yīng)包括模擬安全事件發(fā)生、應(yīng)急響應(yīng)、處理過程和恢復(fù)情況等環(huán)節(jié)，確保在實(shí)際發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。3.在安全事件發(fā)生后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制事件的發(fā)展，減少損失，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。同時(shí)，對(duì)事件進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。七、檔案信息化系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)維護(hù)等。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的性能穩(wěn)定、運(yùn)行正常。檢查內(nèi)容包括服務(wù)器硬件狀態(tài)、軟件運(yùn)行情況、網(wǎng)絡(luò)連接狀況等。3.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題，記錄故障現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果，建立故障檔案，以便于后續(xù)查詢和分析。對(duì)于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行會(huì)診和解決。（二）系統(tǒng)升級(jí)1.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作的需要，定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估和規(guī)劃，確定系統(tǒng)升級(jí)的必要性和可行性。2.在系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級(jí)方案，包括升級(jí)內(nèi)容、升級(jí)時(shí)間、升級(jí)步驟、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)措施等。升級(jí)方案應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)。3.系統(tǒng)升級(jí)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照升級(jí)方案進(jìn)行操作，做好數(shù)據(jù)備份和測(cè)試工作，確保升級(jí)過程的順利進(jìn)行，不影響檔案管理工作的正常開展。4.升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等，確保系統(tǒng)升級(jí)后的各項(xiàng)功能正常，性能滿足要求，安全可靠。同時(shí)，對(duì)升級(jí)后的系統(tǒng)進(jìn)行用戶培訓(xùn)，使員工熟悉新系統(tǒng)的操作和功