PAGE銀行檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門(mén)及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義銀行檔案是指銀行在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)操作、客戶服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、影像資料、實(shí)物等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為銀行的經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、內(nèi)部管理等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善銀行檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)銀行各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和督促，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷毀和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的整齊、美觀和便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的真實(shí)性和完整性。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，為銀行各部門(mén)和員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。6.參與檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.銀行各類業(yè)務(wù)文件，包括貸款合同、存款憑證、結(jié)算單據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.銀行內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.銀行與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.銀行員工的人事檔案，包括員工履歷、考核記錄、培訓(xùn)資料、獎(jiǎng)懲情況等。5.銀行的科技檔案，如軟件開(kāi)發(fā)文檔、系統(tǒng)維護(hù)記錄、設(shè)備采購(gòu)合同等。6.銀行的客戶檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、信用評(píng)級(jí)等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來(lái)源，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案、客戶檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，設(shè)立專門(mén)的實(shí)物檔案庫(kù)或?qū)９瘢瑢?duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類存放，并建立實(shí)物檔案臺(tái)賬。（三）保管期限1.銀行檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括銀行的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重大業(yè)務(wù)合同、人事任免文件等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。4.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全保管。3.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合銀行的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免因個(gè)人主觀因素影響鑒定結(jié)果。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)銀行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.根據(jù)批準(zhǔn)的鑒定意見(jiàn)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和銀行的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)銀行原則：檔案利用應(yīng)圍繞銀行的經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)部管理等工作，為銀行提供有力支持。3.保護(hù)隱私原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)客戶和員工的隱私信息，不得泄露。（二）利用范圍1.為銀行內(nèi)部各部門(mén)提供業(yè)務(wù)查詢、參考依據(jù)等服務(wù)。2.為銀行的經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支持和信息參考。3.為外部機(jī)構(gòu)（如監(jiān)管部門(mén)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）提供檔案查閱服務(wù)，但應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)。4.為客戶提供相關(guān)檔案資料的查詢服務(wù)，但應(yīng)符合法律法規(guī)和銀行的相關(guān)規(guī)定。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，并應(yīng)按時(shí)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或銷毀檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為銀行的檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的銀行檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用，為銀行的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，確保檔案借閱的規(guī)范、有序。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的利用情況、保管期限、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止檔案信息的泄露和非法訪問(wèn)。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理體系，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（四）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及