PAGE機(jī)關(guān)檔案工作制度化一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平和服務(wù)效能，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的整理、分類、編號(hào)、編目等操作流程。5.保密性原則嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國(guó)家和機(jī)關(guān)的安全與利益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問(wèn)題。3.檔案利用服務(wù)建立健全檔案利用制度，為機(jī)關(guān)各部門(mén)和社會(huì)公眾提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，積極發(fā)揮檔案的作用。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化工作，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和數(shù)字化處理。維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保障檔案信息的安全和有效利用。5.檔案統(tǒng)計(jì)與編研做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為機(jī)關(guān)工作提供決策支持。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、請(qǐng)示、報(bào)告等。4.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.本機(jī)關(guān)在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、實(shí)物等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合檔案管理的要求。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)采取專門(mén)的保管措施，確保其安全和完整。（四）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等與檔案目錄一致。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)救。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案利用制度的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)公眾為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本機(jī)關(guān)相關(guān)的檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。3.社會(huì)公眾因特殊需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)公開(kāi)的檔案，按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.社會(huì)公眾查閱、借閱本機(jī)關(guān)公開(kāi)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，填寫(xiě)相關(guān)申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（五）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.堅(jiān)持實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.綜合鑒定法結(jié)合檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展提供有力支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實(shí)施階段按照規(guī)劃要求，組織開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。（四）管理與維護(hù)1.建立檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)的操作流程和使用權(quán)限。2.加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備的管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.做好檔案信息安全防護(hù)工作，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)和檔案管理部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的履職情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年至少進(jìn)行一次全面的檔案工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)的檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的