PAGE養(yǎng)老院建立檔案制度養(yǎng)老院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老院管理、服務(wù)、科研等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老院全體員工及入住老人相關(guān)檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映養(yǎng)老院的各項工作和入住老人的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立養(yǎng)老院檔案管理室，負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱和利用工作，為養(yǎng)老院各部門和入住老人提供檔案服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計和分析工作，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理情況。7.負(fù)責(zé)對養(yǎng)老院各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高全院檔案管理水平。三、檔案的分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括養(yǎng)老院的行政文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.服務(wù)管理類檔案：包括入住老人檔案、護(hù)理記錄、醫(yī)療檔案、康復(fù)檔案、膳食檔案、安全管理檔案等。3.設(shè)施設(shè)備類檔案：包括養(yǎng)老院的房屋建筑、設(shè)施設(shè)備的購置、安裝、維修、保養(yǎng)等檔案。4.文化活動類檔案：包括養(yǎng)老院組織的各類文化活動、娛樂活動、志愿者活動等檔案。5.其他類檔案：包括養(yǎng)老院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、捐贈檔案等。（二）檔案編號1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則：[年份][檔案類別代碼][流水號]。例如：2023AD001，表示2023年行政管理類檔案的第1份文件。3.檔案類別代碼：行政管理類（AD）、服務(wù)管理類（SM）、設(shè)施設(shè)備類（FE）、文化活動類（CA）、其他類（OT）。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對于入住老人的檔案材料，護(hù)理人員、醫(yī)生、康復(fù)師等相關(guān)工作人員應(yīng)及時收集整理，移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對全院檔案進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門補充完善。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，同一類檔案應(yīng)按照時間順序排列。4.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管的方式，防止檔案丟失或損壞。3.定期對檔案進(jìn)行盤點，核對檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、用電等。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。4.對檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映養(yǎng)老院主要職能活動和歷史面貌的，對養(yǎng)老院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映養(yǎng)老院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映養(yǎng)老院局部工作活動，在較短時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同銷毀，并指定專人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案的查詢與借閱（一）查詢1.養(yǎng)老院員工因工作需要查詢檔案，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、內(nèi)容和范圍等。2.檔案管理部門對查詢申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查詢服務(wù)。3.查詢檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱1.養(yǎng)老院員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為養(yǎng)老院的管理、服務(wù)、科研等工