PAGE檔案安全保管工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)集中保管公司各類檔案。檔案室應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)備。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、編目等日常管理工作。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，做好記錄。對破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。負(fù)責(zé)檔案室的日常清潔和維護(hù)，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)公司檔案安全保管工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。制定和完善檔案安全保管工作制度，并組織實施。定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。負(fù)責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。對檔案管理工作中的重大事項進(jìn)行決策，確保檔案安全保管工作的順利開展。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案收集范圍包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、會議記錄、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)檔案等各類具有保存價值的材料。3.各部門在工作中形成的檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案室，不得擅自留存或銷毀。（二）檔案整理1.檔案管理員按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對歸檔的檔案材料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄索引，以便快速查找和利用。四、檔案歸檔與存儲（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理員應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，將檔案存入檔案室的相應(yīng)位置。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并由檔案管理員和部門移交人簽字確認(rèn)。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行整理和歸檔，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。（二）檔案存儲1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等因素，合理劃分存儲區(qū)域，設(shè)置不同的檔案架、柜等存儲設(shè)備。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限順序排列存放，便于查找和管理。對于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲等。3.檔案室應(yīng)建立檔案存儲位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理員和利用人員快速查找檔案。4.定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，確保溫度、濕度、光照等條件符合檔案保管要求。對于不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整和處理。五、檔案安全防護(hù)措施（一）防火措施1.檔案室應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.檔案室應(yīng)設(shè)置防火門、防火墻等防火分隔設(shè)施，防止火災(zāi)蔓延。3.嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火，如需進(jìn)行電氣焊等動火作業(yè)，必須辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。4.定期組織檔案管理人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高火災(zāi)應(yīng)急處置能力。（二）防盜措施1.檔案室門窗應(yīng)安裝防盜門窗、防盜鎖等防盜設(shè)施，并確保其牢固可靠。2.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室出入口、內(nèi)部區(qū)域等進(jìn)行24小時監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時應(yīng)關(guān)好門窗，鎖好檔案柜。4.加強(qiáng)對檔案室鑰匙的管理，鑰匙應(yīng)專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（三）防潮、防蟲、防鼠措施1.檔案室應(yīng)配備除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，控制室內(nèi)濕度在適宜范圍內(nèi)，防止檔案受潮發(fā)霉。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、鼠咬等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如使用防蟲、防鼠藥物等。3.檔案架、柜應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行擦拭和消毒，防止害蟲滋生。4.檔案室應(yīng)做好密封工作，防止外界害蟲、老鼠等進(jìn)入檔案室。（四）防塵、防光、防磁措施1.檔案室應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵積聚對檔案造成損害。2.檔案存儲區(qū)域應(yīng)采取遮光措施，避免光線直射檔案，防止檔案褪色、老化。3.對于電子檔案，應(yīng)采取防磁措施，避免磁場干擾導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.檔案借閱申請人應(yīng)到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，向借閱人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案借閱登記薄》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.外單位人員查閱公司檔案時，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人不得將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱檔案時，查閱人應(yīng)保持安靜，不得在檔案上做任何標(biāo)記或損壞檔案。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時對檔案進(jìn)行檢查和整理。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理負(fù)責(zé)人組織，檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等參加。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，按照檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案出售或贈送他人。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀工作完成后，檔案管理員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，建立健全電子檔案管理制度，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，采用電子簽名、加密等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全性和保密性。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案管理人員和利用人員快速查找和利用電子檔案。（二）檔案信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)投入，不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的自動化、智能化水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、存儲、檢索、借閱、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化管理。3.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，督促各部門及時收集、整理、歸檔檔案，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對自身工作的監(jiān)督，嚴(yán)格遵守檔案安全保管工作制度，確保檔案管理工作質(zhì)量。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等對公司檔案管理工作的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。十、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案管理人員失職、瀆職等原因?qū)е聶n案損壞、丟失、泄露等安全事故的，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因部門負(fù)責(zé)人或其他人員違反檔案管理制度，擅自留存、銷毀檔案或違規(guī)借閱、查閱檔案等，導(dǎo)致檔案安全問題的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反檔案安全保管工作制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予