PAGE接受捐贈檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織接受捐贈檔案的管理，確保捐贈檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮捐贈檔案在公司/組織發(fā)展、社會公益事業(yè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織接受的各類捐贈檔案的管理，包括但不限于物資捐贈、資金捐贈、服務(wù)捐贈等相關(guān)檔案資料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：捐贈檔案應(yīng)如實(shí)反映捐贈活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與捐贈活動相關(guān)的各種文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對捐贈檔案進(jìn)行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及捐贈者隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善接受捐贈檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對捐贈檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對捐贈檔案的收集、整理和移交工作。4.定期對捐贈檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，及時處理過期檔案。5.負(fù)責(zé)捐贈檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）捐贈項目執(zhí)行部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門捐贈項目檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在捐贈項目實(shí)施過程中，及時將相關(guān)文件、資料移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。3.配合檔案管理部門對捐贈檔案進(jìn)行查詢、利用等工作。（三）捐贈者及相關(guān)人員職責(zé)1.捐贈者應(yīng)按照公司/組織要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確的捐贈信息及相關(guān)資料。2.參與捐贈活動的其他相關(guān)人員，如志愿者、合作單位等，應(yīng)配合做好捐贈檔案資料的收集和整理工作。三、捐贈檔案的收集（一）收集范圍1.捐贈申請文件，包括捐贈者提交的捐贈意向書、申請表等。2.捐贈協(xié)議，明確捐贈雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.捐贈物資清單，詳細(xì)記錄捐贈物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。4.捐贈資金到賬憑證，如銀行回單、收款收據(jù)等。5.捐贈物資驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等。6.捐贈物資使用情況記錄，如發(fā)放記錄、使用效果評估等。7.捐贈活動相關(guān)的照片、視頻、音頻等資料。8.捐贈表彰文件，如感謝信、榮譽(yù)證書等。9.其他與捐贈活動相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在捐贈活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的時效性。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，復(fù)印件應(yīng)注明出處并與原件核對一致。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）收集流程1.捐贈項目執(zhí)行部門在捐贈活動開始前，應(yīng)明確檔案資料收集的責(zé)任人，并向檔案管理部門備案。2.在捐贈活動過程中，責(zé)任人應(yīng)及時收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。3.捐贈活動結(jié)束后，捐贈項目執(zhí)行部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋給捐贈項目執(zhí)行部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、捐贈檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按捐贈類型分類：分為物資捐贈檔案、資金捐贈檔案、服務(wù)捐贈檔案等。2.按捐贈項目分類：根據(jù)具體的捐贈項目進(jìn)行分類，每個項目單獨(dú)建立檔案。3.按時間順序分類：按照捐贈活動的時間先后順序進(jìn)行排列。（二）整理方法1.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類裝訂，保持檔案的整齊和牢固。2.編頁：對檔案資料進(jìn)行編號編頁，便于查找和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的捐贈檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于保管和利用。2.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)確分類，不得混淆。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、捐贈檔案的編號（一）編號規(guī)則1.捐贈檔案編號采用“年份+項目編號+流水號”的形式。2.“年份”為四位數(shù)字，代表檔案形成的年份。3.“項目編號”為三位數(shù)字，根據(jù)捐贈項目的順序進(jìn)行編號。4.“流水號”為三位數(shù)字，按照每個項目檔案資料的排列順序進(jìn)行編號。（二）編號示例如2023年第5個捐贈項目的第12份檔案資料，編號為2023005012。（三）編號管理1.檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制捐贈檔案編號，并確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.在檔案整理過程中，應(yīng)按照編號規(guī)則對檔案資料進(jìn)行編號，并在檔案目錄、檔案盒等相應(yīng)位置標(biāo)注編號。3.如因捐贈項目調(diào)整或檔案資料增減等原因需要重新編號時，應(yīng)做好記錄，并及時通知相關(guān)部門。六、捐贈檔案的保管（一）保管期限1.捐贈檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，分為永久、定期兩種。2.具有重要?dú)v史價值、涉及公司/組織重大利益、對社會公益事業(yè)有長期影響的捐贈檔案，應(yīng)列為永久保管。3.其他一般性的捐贈檔案，保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。（二）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案保管場所安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對捐贈檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。七、捐贈檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部查閱，用于了解捐贈活動情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開展后續(xù)項目等。2.向捐贈者提供查閱，滿足捐贈者對捐贈檔案的知情權(quán)。3.根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，向有關(guān)部門或單位提供查閱，用于審計、監(jiān)督、調(diào)查等工作。（二）利用流程1.申請：公司/組織內(nèi)部人員如需查閱捐贈檔案，應(yīng)填寫《捐贈檔案查閱申請表》，注明查閱目的和查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。外部單位或個人如需查閱捐贈檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提交查閱申請，并提供有效證明文件。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱申請，應(yīng)嚴(yán)格審查，確保查閱目的正當(dāng)、合法。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料完整無損。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立捐贈檔案利用記錄，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、捐贈檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的捐贈檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，確定檔案的存毀意見。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的捐贈檔案，應(yīng)編制《捐贈檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《捐贈檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷