PAGE檔案逾期不歸檔通報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性歸檔，提高檔案利用效率，特制定本檔案逾期不歸檔通報(bào)制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的行為規(guī)范與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家及行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將各類檔案資料進(jìn)行收集、整理并歸檔，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。3.責(zé)任明確原則明確檔案管理過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。4.監(jiān)督考核原則建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，對檔案逾期不歸檔行為進(jìn)行及時(shí)監(jiān)督、嚴(yán)肅考核，以保障制度的有效執(zhí)行。二、檔案歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類檔案包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案涵蓋市場營銷、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目文檔等與公司業(yè)務(wù)運(yùn)營直接相關(guān)的資料。3.技術(shù)研發(fā)類檔案涉及公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、知識產(chǎn)權(quán)文件等。4.其他類檔案如公司對外宣傳資料、客戶資料、合作伙伴信息、重大活動(dòng)記錄等。（二）歸檔要求1.檔案資料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)可靠，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確。2.按照檔案形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行分類整理，編制清晰的目錄索引，便于查找和利用。3.歸檔的文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，禁止使用易褪色的書寫材料。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保內(nèi)容一致，并按照公司規(guī)定的電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和命名。三、檔案歸檔流程與時(shí)間節(jié)點(diǎn)（一）檔案形成與收集1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成各類檔案資料，并按照職責(zé)分工負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的檔案。2.對于跨部門合作項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同收集，確保檔案資料不遺漏。（二）檔案整理與初步審核1.收集后的檔案資料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理，按照歸檔要求分類、編號、編目。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對整理后的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、分類合理。（三）檔案移交與歸檔1.經(jīng)初步審核無誤的檔案，由各部門檔案管理人員在每月[X]日前統(tǒng)一移交至公司檔案室。2.檔案室接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，完成正式歸檔。（四）時(shí)間節(jié)點(diǎn)規(guī)定1.日常工作中形成的一般性檔案資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集、整理和移交歸檔。2.重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。3.年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等周期性檔案，應(yīng)在次年[X]月[X]日前完成歸檔。四、逾期不歸檔的責(zé)任界定與處理措施（一）責(zé)任界定1.因個(gè)人疏忽、拖延等原因?qū)е聶n案逾期未歸檔的，由直接責(zé)任人承擔(dān)主要責(zé)任。2.部門內(nèi)部管理不善，未建立有效的檔案收集與歸檔機(jī)制，導(dǎo)致部門檔案整體逾期的，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3.涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的檔案，因部門之間溝通不暢、協(xié)調(diào)不力導(dǎo)致逾期的，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同承擔(dān)責(zé)任。（二）處理措施1.首次逾期提醒對于首次出現(xiàn)檔案逾期未歸檔情況的部門或個(gè)人，公司檔案室將發(fā)出書面提醒函，明確指出逾期問題及可能產(chǎn)生的影響，要求限期整改。2.二次警告與績效扣分若逾期情況再次發(fā)生，公司將對責(zé)任部門或個(gè)人發(fā)出警告通知，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。同時(shí)，按照公司績效考核制度，對責(zé)任人扣除相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)，績效分?jǐn)?shù)與個(gè)人薪酬、晉升等掛鉤。3.三次嚴(yán)肅處理對于屢教不改、檔案逾期情況嚴(yán)重影響公司正常運(yùn)營或造成重大損失的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予進(jìn)一步嚴(yán)肅處理，包括但不限于：調(diào)整崗位或降職；扣除部分績效獎(jiǎng)金；暫停晉升資格；直至解除勞動(dòng)合同。五、監(jiān)督與檢查機(jī)制（一）定期檢查1.公司檔案室每月對各部門檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，統(tǒng)計(jì)逾期未歸檔的檔案清單，并及時(shí)向相關(guān)部門反饋。2.每季度末，公司組織全面的檔案管理工作檢查，對各部門檔案歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行綜合評估，形成檢查報(bào)告。（二）不定期抽查公司檔案管理部門不定期對各部門檔案工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查重要項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案歸檔情況，確保檔案管理工作始終處于受控狀態(tài)。（三）檢查結(jié)果反饋與整改跟蹤1.每次檢查結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時(shí)將檢查結(jié)果反饋給被檢查部門，指出存在的問題及改進(jìn)建議。2.被檢查部門應(yīng)針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。檔案管理部門負(fù)責(zé)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。六、溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制（一）內(nèi)部溝通渠道1.建立公司內(nèi)部檔案管理工作溝通群，方便各部門檔案管理人員及時(shí)交流檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)、問題及解決方案。2.定期召開檔案管理工作協(xié)調(diào)會(huì)，由公司檔案管理部門主持，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員參加，共同探討解決檔案管理過程中存在的困難和問題，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案歸檔工作。（二）外部溝通與學(xué)習(xí)1.關(guān)注國家及行業(yè)檔案管理政策法規(guī)的變化，及時(shí)與上級主管部門、檔案行政管理部門進(jìn)行溝通，確保公司檔案管理工作符合最新要求。2.積極參加各類檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)借鑒其他單位先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提升公司檔案管理水平。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司檔案管理部門制定年度檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃，針對不同崗位人員的需求，設(shè)置多樣化的培訓(xùn)課程，如檔案基礎(chǔ)知識、歸檔流程、電子檔案管理等。2.培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)講座、在線學(xué)習(xí)平臺、實(shí)地參觀學(xué)習(xí)等，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.制作檔案管理宣傳手冊，發(fā)放至公司各部門，普及檔案管理知識和重要性，提高員工對檔案工作的認(rèn)識和重視程度。2.利用公司內(nèi)部宣傳欄、OA系統(tǒng)、微信公眾號等渠道，定期發(fā)布檔案管理工作動(dòng)態(tài)、法規(guī)政策解讀、優(yōu)秀案例分享等內(nèi)容，營造良好的檔案管理工作氛圍。八、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司檔案管理