PAGE學(xué)校團(tuán)總支檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校團(tuán)總支檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)總支工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校團(tuán)總支各類檔案的管理，包括但不限于組織建設(shè)、團(tuán)員管理、活動(dòng)策劃與執(zhí)行、志愿服務(wù)等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)總支檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映團(tuán)總支工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及黨和國家機(jī)密、學(xué)校及團(tuán)總支敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理小組成立以團(tuán)總支書記為組長(zhǎng)，副書記為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)團(tuán)總支檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為團(tuán)總支工作提供參考依據(jù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.組織建設(shè)類：包括團(tuán)總支機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等文件材料。2.團(tuán)員管理類：涵蓋團(tuán)員基本信息、入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員證、團(tuán)費(fèi)收繳等資料。3.活動(dòng)策劃與執(zhí)行類：包含各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等。4.志愿服務(wù)類：涉及志愿服務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃、記錄、表彰等材料。5.其他類：如上級(jí)團(tuán)組織文件、工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告等不屬于上述分類的文件材料。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的方式。例如：2023ZJ001，表示2023年組織建設(shè)類的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集與團(tuán)總支工作相關(guān)的各類信息，確保檔案的完整性。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄。3.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序依次存放。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案盒封面，注明檔案類別、年度、起止日期等信息。（二）保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥、整潔，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，如電子備份或異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，可直接到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案的安全和完整，查閱完畢后及時(shí)歸還。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)團(tuán)總支書記批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，如有違反，應(yīng)追究其責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由團(tuán)總支書記、副書記、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行審核。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交1.團(tuán)總支換屆或機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。九、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫1.利用信息技術(shù)手段，建立學(xué)校團(tuán)總支檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的管理和利用。（二）電子檔案管理1.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，?/p>