PAGE檔案制度流程設(shè)計圖模板一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案制度流程設(shè)計圖模板。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司/組織各項工作對檔案的需求。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度、流程和標準。2.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.集中管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。4.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。6.開展檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理制度和流程，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、鑒定等工作。4.負責本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案安全。（三）員工個人職責1.員工應(yīng)及時將工作中形成的各類文件材料交至本部門兼職檔案員。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在工作中需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類公文、函件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案等。3.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓等資料。5.其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.文書檔案編號格式為：[年度][保管期限][流水號]，例如：[2023]長期001。3.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)分類進行細化，如市場營銷檔案編號為：[年度][業(yè)務(wù)類別][項目編號][流水號]，示例：[2023]市場推廣[001]001。4.財務(wù)檔案編號按照會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行，如會計憑證編號為：[年度][月份][憑證號]。5.人事檔案編號為：[員工編號]，與員工個人信息系統(tǒng)編號保持一致。6.其他檔案根據(jù)檔案類型制定相應(yīng)編號規(guī)則。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的及時歸檔。2.對于重要會議、重大項目等活動形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集齊全。3.員工離職時，應(yīng)將個人保管的公司/組織檔案全部移交至所在部門兼職檔案員。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件形成時間順序排列，同一事由文件集中排列。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項目階段進行整理，確保檔案的邏輯性和完整性。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計檔案管理要求進行裝訂、編目。5.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進行分類裝訂，確保檔案信息清晰、有序。6.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復、無效的文件材料，對破損、褪色的文件進行修復或復制。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如銷毀時間、地點、監(jiān)銷人員等，應(yīng)作為檔案資料留存。七、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。5.借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。（二）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)進行跟蹤服務(wù)，確保檔案利用的準確性和安全性。3.鼓勵開展檔案編研工作，將檔案信息進行整理、加工，形成有價值的編研成果，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能。3.確保檔案信息系統(tǒng)與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類和編號進行存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。3.定期對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）檔案信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測