PAGE小學(xué)檔案室借閱查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案室的管理，規(guī)范檔案的借閱查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工、學(xué)生及因工作需要查閱本校檔案的校外人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法管理檔案。2.確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.方便檔案的合理利用，提高檔案的使用效率，服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理崗位設(shè)置與人員配備學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，設(shè)置專門的檔案室，并配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校檔案工作流程。（二）檔案管理人員主要職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和操作規(guī)范，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全保存。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱查閱手續(xù)，對(duì)借閱查閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催還到期檔案。5.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校的教育教學(xué)、管理等工作提供檔案資料支持和服務(wù)。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見(jiàn)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。三、檔案的借閱（一）借閱范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.學(xué)生因撰寫畢業(yè)論文、開(kāi)展研究性學(xué)習(xí)等需要，可借閱相關(guān)檔案資料，但需經(jīng)指導(dǎo)教師同意。3.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.特殊檔案（如涉及學(xué)校機(jī)密、重要?dú)v史資料等）的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱數(shù)量1.教職工每次借閱檔案的數(shù)量一般不得超過(guò)[X]卷（冊(cè)），確因工作需要超過(guò)數(shù)量的，須經(jīng)檔案管理人員同意。2.學(xué)生每次借閱檔案的數(shù)量一般不得超過(guò)[X]份，校外人員借閱檔案的數(shù)量根據(jù)具體情況由檔案管理人員確定。（四）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《小學(xué)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，并簽字確認(rèn)。2.本校教職工的借閱申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。3.學(xué)生的借閱申請(qǐng)，由指導(dǎo)教師審批簽字后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。4.校外人員的借閱申請(qǐng)，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。5.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)符合借閱條件的檔案進(jìn)行查閱、核對(duì)，無(wú)誤后辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項(xiàng)。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽換、撕毀等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，須經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案的查閱（一）查閱范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.學(xué)生因撰寫畢業(yè)論文、開(kāi)展研究性學(xué)習(xí)等需要，可查閱相關(guān)檔案資料，但需經(jīng)指導(dǎo)教師同意。3.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫《小學(xué)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。2.本校教職工的查閱申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.學(xué)生的查閱申請(qǐng)，由指導(dǎo)教師審批簽字后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。4.校外人員的查閱申請(qǐng)，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。5.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，對(duì)符合查閱條件的檔案進(jìn)行查找、提供，并告知查閱人查閱注意事項(xiàng)。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽換、撕毀等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。3.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員正常工作。查閱完畢后，應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員。五、檔案的歸還與催還（一）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借檔案歸還檔案室。歸還時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整、整潔，無(wú)損壞、丟失等情況。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完好程度等，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還登記手續(xù)，并將檔案歸還原位。（二）催還1.對(duì)于逾期未歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向借閱人發(fā)出催還通知，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。2.催還通知應(yīng)明確借閱人姓名、所借檔案名稱、借閱期限、逾期天數(shù)等信息，并要求借閱人在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸還檔案。3.如借閱人在催還通知規(guī)定的期限內(nèi)仍未歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)再次發(fā)出催還通知，并告知借閱人逾期不還將承擔(dān)的責(zé)任。4.對(duì)于多次催還仍未歸還檔案的借閱人，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向其所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并暫停其借閱檔案的權(quán)限，直至其歸還檔案為止。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案機(jī)密信息。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.檔案管理人員在辦理檔案借閱查閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查借閱查閱人的身份和目的，確保檔案信息不被非法獲取或利用。4.借閱查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公開(kāi)媒體上傳播檔案信息。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保存。2.檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案庫(kù)房的安全狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止檔案發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止檔案信息被非法篡改或刪除。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校檔案管理實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，列出清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（冊(cè)）審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。3.檔案鑒定小組對(duì)確定為失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫《小學(xué)檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理人員組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀要求1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)。監(jiān)銷人員應(yīng)由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門或相關(guān)部門人員擔(dān)任。2.檔案銷毀前，檔案管理人員應(yīng)再次核對(duì)擬銷毀檔案的清單，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保銷毀工作的規(guī)范、安全。5.檔案銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫《小學(xué)檔案銷毀清