PAGE人事檔案查閱與歸還制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查閱與歸還流程，確保人事檔案的安全與完整，維護員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要查閱公司人事檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.合法性原則：人事檔案的查閱與歸還必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.保密性原則：嚴(yán)格保護人事檔案的機密信息，防止信息泄露。3.審批性原則：查閱人事檔案需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保查閱行為的必要性和合規(guī)性。4.規(guī)范性原則：明確查閱與歸還的操作流程，保證各項工作有序進行。二、人事檔案查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工人事檔案，但僅限于與自身工作職責(zé)相關(guān)的內(nèi)容。其他部門工作人員如需查閱人事檔案，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，提交人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。2.外部單位或個人司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要查閱公司人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或行政公文，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。其他外部單位或個人如需查閱公司人事檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍和保密責(zé)任。（二）查閱流程1.提出申請查閱人需填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表應(yīng)包括查閱人姓名、所在部門、申請查閱檔案的員工姓名及檔案編號、查閱事由、預(yù)計查閱時間等內(nèi)容。申請表由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，明確是否同意查閱及查閱范圍。2.審核人力資源部門收到《人事檔案查閱申請表》后，對查閱申請進行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否恰當(dāng)、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合規(guī)定的查閱申請，人力資源部門應(yīng)及時與查閱人溝通，說明原因并要求其補充或修改申請。3.批準(zhǔn)經(jīng)人力資源部門審核通過的查閱申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況決定是否批準(zhǔn)查閱申請，并簽署審批意見。涉及重要人事檔案或敏感信息的查閱申請，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.查閱登記查閱申請獲得批準(zhǔn)后，人力資源部門負(fù)責(zé)對查閱行為進行登記。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、所在部門、查閱檔案的員工姓名及檔案編號、查閱時間、查閱事由、批準(zhǔn)人等信息。查閱登記應(yīng)使用專門的《人事檔案查閱登記表》，確保查閱信息的準(zhǔn)確記錄。5.查閱實施人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱人查閱人事檔案。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，查閱人應(yīng)遵守查閱場所的相關(guān)規(guī)定，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)查閱目的合理確定，不得隨意多印。（三）查閱限制1.查閱人不得查閱與本人無關(guān)的人事檔案內(nèi)容。2.涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意或法律法規(guī)允許，不得查閱。3.嚴(yán)禁利用查閱人事檔案之便謀取私利或泄露檔案信息。三、人事檔案歸還規(guī)定（一）歸還時間1.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，并及時歸還人事檔案。如需延長查閱時間，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.對于緊急查閱事項，查閱人在查閱完畢后應(yīng)立即歸還檔案，不得拖延。（二）歸還流程1.核對檔案查閱人歸還人事檔案時，人力資源部門工作人員應(yīng)與《人事檔案查閱登記表》進行核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有異常情況，應(yīng)及時向查閱人詢問原因，并做好記錄。同時，人力資源部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全與完整。2.簽字確認(rèn)核對無誤后，查閱人應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)檔案已歸還。人力資源部門工作人員也應(yīng)在登記表上簽字，注明檔案歸還情況。3.入庫歸檔人力資源部門工作人員將歸還的人事檔案按照檔案管理規(guī)定進行整理、裝訂，并及時入庫歸檔。確保檔案存放有序，便于日后查詢和使用。（三）特殊情況處理1.如查閱人在查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要補充相關(guān)材料，應(yīng)及時向人力資源部門反饋。人力資源部門核實情況后，按照規(guī)定程序進行處理。2.若查閱人未能按時歸還人事檔案，人力資源部門應(yīng)及時與查閱人聯(lián)系，了解原因并督促其盡快歸還。對于無故拖延歸還檔案的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門負(fù)責(zé)對人事檔案查閱與歸還制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。定期檢查查閱登記記錄、檔案歸還情況等，確保制度的有效實施。2.公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對人事檔案查閱與歸還情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、信息泄露等問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)人事檔案查閱與歸還的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱人事檔案。2.查閱與本人無關(guān)的人事檔案內(nèi)容。3.泄露人事檔案信息。4.在查閱過程中涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。5.未按時歸還人事檔案或無故拖延歸還。6.其他違反人事檔案查閱與歸還制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反人事檔案查閱與歸還制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯