PAGE圖書室、檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖書室、檔案室的管理，確保圖書資料和檔案的安全、完整，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司圖書室、檔案室的管理工作，包括圖書資料的采購、借閱、保管，檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)圖書室、檔案室的日常管理工作，包括設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生的保持等。制定圖書資料和檔案管理的工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。組織圖書資料的采購、驗(yàn)收、登記、編目、上架等工作，建立圖書資料數(shù)據(jù)庫。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。定期對圖書資料和檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。2.各部門負(fù)責(zé)本部門圖書資料的收集、整理和移交工作，配合行政部門做好圖書資料的管理工作。按照檔案管理的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料整理歸檔，移交檔案室保管。嚴(yán)格遵守圖書資料和檔案的借閱制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀圖書資料和檔案。二、圖書資料管理（一）采購1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定圖書采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括圖書類別、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.選擇信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的圖書供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購的圖書應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容健康、有益。3.對采購的圖書進(jìn)行驗(yàn)收，檢查圖書的數(shù)量、質(zhì)量、版本等是否符合要求。驗(yàn)收合格的圖書應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。（二）登記與編目1.建立圖書資料登記冊，對每本圖書進(jìn)行詳細(xì)登記，包括書名、作者、出版社、出版日期、ISBN號、價(jià)格、購入日期等信息。2.按照《中國圖書館分類法》對圖書進(jìn)行分類編目，建立圖書分類目錄和索引，方便讀者查找。3.將圖書資料的相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立圖書資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)圖書資料的信息化管理。（三）上架與保管1.根據(jù)圖書分類目錄，將圖書資料上架陳列，保持書架排列整齊有序，便于讀者查找。2.定期對圖書資料進(jìn)行整理和清點(diǎn)，檢查圖書的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保持圖書室的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保圖書資料的安全。（四）借閱1.公司員工可憑工作證借閱圖書資料，每次借閱數(shù)量不得超過[X]本，借閱期限不得超過[X]天。如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。2.員工借閱圖書資料時(shí)，應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱日期、書名、借閱期限等信息。借閱登記表應(yīng)妥善保管，以備查詢。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書資料，不得在圖書上圈點(diǎn)、批注、污損、撕頁等。如發(fā)現(xiàn)圖書資料損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。4.借閱的圖書資料應(yīng)按時(shí)歸還，逾期未還的，應(yīng)按規(guī)定繳納逾期滯納金。（五）歸還與注銷1.借閱人員歸還圖書資料時(shí)，應(yīng)將圖書整理整齊，交圖書室管理人員驗(yàn)收。管理人員應(yīng)檢查圖書的完好情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。2.圖書資料歸還后，管理人員應(yīng)在借閱登記表上注明歸還日期，并將圖書資料放回書架原處。3.對于已損壞或丟失的圖書資料，借閱人員應(yīng)照價(jià)賠償。賠償款應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。4.定期對圖書資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對已損壞、丟失或不再使用的圖書資料進(jìn)行注銷處理。注銷的圖書資料應(yīng)在圖書資料登記冊和數(shù)據(jù)庫中予以注明。三、檔案管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行收集，每年定期向檔案室移交。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。3.檔案室應(yīng)定期對各部門移交的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案室管理人員對接收的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確定檔案的類別和保管期限。2.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查找和利用。3.將檔案資料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、類別、保管期限等信息。（三）檔案歸檔1.根據(jù)檔案分類方案，將整理好的檔案資料歸檔存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)、架號、盒號等信息，方便檔案的調(diào)閱和歸還。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、存放位置等信息，確保檔案的安全和完整。（四）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格遵守檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處理。對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（五）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記表上注明查閱日期、查閱人員、檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上圈點(diǎn)、批注、污損、撕頁等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室管理人員。（六）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出申請，說明查閱目的、查閱范圍、查閱期限等信息。申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并提交單位介紹信或個(gè)人身份證明。申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案室管理人員根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記表上注明查閱日期、查閱人員、檔案名稱等信息。4.外部單位或個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室管理人員。（七）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。2.查閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得在非工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.嚴(yán)禁將檔案資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要確需帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。帶出公司的檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。（八）檔案銷毀1.對保管期限已滿或確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指