PAGE某某大學(xué)檔案館歸檔制度[大學(xué)名稱]大學(xué)檔案館歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我校檔案館檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》以及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各單位以及全體教職員工在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案館對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案的收集、整理、歸檔工作順利進(jìn)行。2.完整準(zhǔn)確原則各部門、各單位應(yīng)將在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種文件材料進(jìn)行全面收集，保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀。3.分類科學(xué)原則檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和高效性。4.安全保密原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、歸檔范圍（一）黨群類1.學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等黨群組織的各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要活動(dòng)記錄等。2.黨群組織的人事任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分決定等文件材料。3.黨群組織與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位的來往文件、信函、請(qǐng)示、報(bào)告等。（二）行政類1.學(xué)校行政工作的各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等。2.學(xué)校行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。3.學(xué)校行政工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)等文件材料。4.學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.學(xué)校的招生、教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、后勤等各項(xiàng)工作的文件材料。（三）教學(xué)類1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教材、教案、講稿、課件等教學(xué)文件材料。2.教學(xué)改革、教學(xué)研究、教學(xué)成果、教學(xué)評(píng)估等文件材料。3.學(xué)生學(xué)籍管理、成績(jī)管理、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等文件材料。4.教師教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教學(xué)質(zhì)量考核、教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。5.教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)科競(jìng)賽、文體活動(dòng)等文件材料。（四）科研類1.科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、合同書、任務(wù)書等文件材料。2.科研項(xiàng)目研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文、著作等成果材料。3.科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收、獲獎(jiǎng)等文件材料。4.科研機(jī)構(gòu)、科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)等文件材料。5.學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)會(huì)議等文件材料。（五）人事類1.教職工人事檔案，包括履歷表、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲、工資待遇等文件材料。2.教職工招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、辭職、退休等文件材料。3.教職工培訓(xùn)、進(jìn)修、出國（境）等文件材料。4.人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事工作規(guī)章制度等文件材料。（六）財(cái)務(wù)類1.學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析等文件材料。2.學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)收支、核算、審計(jì)等文件材料。3.學(xué)校固定資產(chǎn)管理、物資采購、招投標(biāo)等文件材料。4.學(xué)校財(cái)務(wù)工作規(guī)章制度、財(cái)務(wù)人員任免等文件材料。（七）基建類1.學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。2.學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的征地、拆遷、補(bǔ)償?shù)任募牧稀?.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件、工程監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件等。4.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的預(yù)決算文件、審計(jì)報(bào)告等。（八）設(shè)備類1.學(xué)校購置的各類教學(xué)、科研、行政設(shè)備的申購報(bào)告、審批文件、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。2.學(xué)校設(shè)備的安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢處置等文件材料。3.學(xué)校設(shè)備的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、設(shè)備管理制度等文件材料。（九）出版類1.學(xué)校出版的學(xué)報(bào)、學(xué)術(shù)著作、教材等出版物的編輯、出版、發(fā)行等文件材料。2.學(xué)校出版物的版權(quán)登記、合同簽訂等文件材料。3.學(xué)校出版物的審稿意見、編輯加工記錄、校對(duì)記錄等文件材料。（十）外事類1.學(xué)校與國外高校、科研機(jī)構(gòu)等的合作協(xié)議、交流項(xiàng)目、互訪活動(dòng)等文件材料。2.學(xué)校師生出國（境）學(xué)習(xí)、工作、交流等的審批文件、護(hù)照簽證、在外活動(dòng)情況報(bào)告等文件材料。3.學(xué)校接待國外來訪團(tuán)組的活動(dòng)安排、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議簽訂等文件材料。4.學(xué)校外事工作規(guī)章制度、外事人員任免等文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門、各單位應(yīng)按照歸檔范圍的要求，將在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料進(jìn)行全面收集，確保文件材料的齊全完整。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，如紙張規(guī)格、字體字號(hào)、排版格式等，確保文件材料的規(guī)范性。（四）文件材料簽署完備歸檔的文件材料應(yīng)具備完整的簽署手續(xù)，如發(fā)文單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字、承辦人簽字等，確保文件材料的有效性。（五）文件材料整理有序各部門、各單位應(yīng)按照檔案分類方案的要求，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和條理性。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成且已辦理完畢的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。（二）跨年度的文件材料，應(yīng)在辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（三）學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。五、歸檔程序（一）收集各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照歸檔范圍的要求，及時(shí)將本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全。（二）整理1.各部門、各單位收集的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案的要求進(jìn)行分類整理，編制文件材料目錄。2.對(duì)整理好的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作，確保文件材料的整齊、規(guī)范。（三）移交1.各部門、各單位整理好的文件材料應(yīng)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)移交學(xué)校檔案館。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收1.學(xué)校檔案館對(duì)各部門、各單位移交的文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合歸檔要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回原部門、原單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。2.驗(yàn)收合格的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行上架保管，并建立檔案檢索目錄。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)學(xué)校檔案館應(yīng)具備符合國家檔案保管要求的庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國家檔案保管要求，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的安全存放。（三）檔案整理檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制檔案檢索目錄，便于檔案的查找和利用。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案鑒定學(xué)校檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（六）檔案安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱學(xué)校檔案館的檔案。校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案館的檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案館同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.校外單位查閱學(xué)校檔案館的檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及國家機(jī)密的檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在學(xué)校檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出館外。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案館同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用期限本校教職員工借閱檔案的期限一般不超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。校外單位查閱檔案的期限