PAGE高速公路檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強高速公路檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在高速公路建設(shè)、運營和管理中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于高速公路檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：高速公路檔案室對全公司的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。3.維護檔案的完整與安全原則：采取有效措施，保證檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案信息支持。5.推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉高速公路行業(yè)特點和檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.做好檔案的借閱、利用登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行審核和登記。6.協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)工作，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.高速公路建設(shè)項目檔案：包括項目前期文件、工程設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。2.高速公路運營管理檔案：包括路政管理檔案、養(yǎng)護管理檔案、收費管理檔案、監(jiān)控通信管理檔案、安全管理檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案等。3.公司行政管理檔案：包括黨、政、工、團工作文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、榮譽證書等。4.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍和要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料形成檔案。3.對重要的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，存儲載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序，并編制清晰、準確的檔號和目錄。（四）檔案整理方法1.按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。分類應(yīng)結(jié)合高速公路行業(yè)特點和公司實際情況，一般可分為工程建設(shè)、運營管理、行政管理等大類，每大類下再細分若干小類。2.對每一類檔案進行組卷，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合在一起。組卷時應(yīng)注意文件材料的數(shù)量適度，厚度均勻，一般不超過規(guī)定厚度。3.對卷內(nèi)文件材料進行排列，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列，確保排列有序。4.編制檔號，檔號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和檢索。檔號一般由全宗號、分類號、案卷號、件號等組成。5.編制目錄，目錄應(yīng)包含檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄清晰、準確，便于查閱。四、檔案的保管與保護（一）檔案保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，通風良好，防止灰塵、有害氣體等對檔案的損害。3.檔案保管設(shè)施應(yīng)符合國家標準要求，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)備。檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度自動監(jiān)測設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等。（二）檔案存放方式及要求1.檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案定期檢查與維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次全面檢查，每季度進行一次重點檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，如對受潮的檔案進行晾曬、對發(fā)霉的檔案進行消毒處理、對破損的檔案進行修復(fù)等。3.定期對檔案保管設(shè)施進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。（四）檔案數(shù)字化管理1.積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標準和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。3.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、編目和檢索，提高檔案利用效率。4.加強對檔案數(shù)字化信息的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合高速公路行業(yè)特點和公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從維護公司歷史真實面貌和整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組按照檔案鑒定原則和方法，對到期檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，清冊應(yīng)包含檔案題名、檔號、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。4.將銷毀清冊報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。（三）檔案銷毀方式及要求1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，并有專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明銷毀情況。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露，維護公司的合法權(quán)益。利用檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全和完整。3.提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。（二）檔案利用方式及范圍1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案，查閱、借閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案保密規(guī)定確定。3.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）檔案借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的保密與安全（一）檔案保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識。2.明確檔案保密范圍，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事秘密等重要檔案嚴格保密。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)限定查閱、借閱人員，并采取相應(yīng)的保密措施。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案安全管理制度1.建立健全檔案安全管理責任制，明確檔案管理人員的安全職責。2.加強