PAGE房地產(chǎn)會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司房地產(chǎn)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各房地產(chǎn)項(xiàng)目公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)、銷售及相關(guān)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及其他與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理相關(guān)的文件、資料、圖表等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作，各項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理，并接受公司總部財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督和檢查。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密制度，限制無關(guān)人員接觸會(huì)計(jì)檔案。4.方便利用原則。在保證會(huì)計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門對會(huì)計(jì)檔案的利用需求，建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱等利用制度，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。二、會(huì)計(jì)檔案的分類與編號（一）會(huì)計(jì)檔案的分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他會(huì)計(jì)資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。（二）會(huì)計(jì)檔案的編號1.會(huì)計(jì)憑證編號：按照記賬憑證的順序編號，每月從1號開始連續(xù)編號。例如，20XX年X月第1號記賬憑證編號為“記字20XX0X01”，其中“記字”表示記賬憑證類別，“20XX”表示年份，“0X”表示月份（不足兩位的前面補(bǔ)0），“01”表示該月記賬憑證的順序號。2.會(huì)計(jì)賬簿編號：總賬編號為“總字第X號”，明細(xì)賬編號為“明字第X號”，日記賬編號為“日字第X號”，固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)類別和編號順序編號。例如，固定資產(chǎn)卡片編號為“固字第X類X號”，其中“固字”表示固定資產(chǎn)卡片類別，“第X類”表示固定資產(chǎn)類別編號，“X號”表示該類固定資產(chǎn)卡片的順序號。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號：月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號為“月報(bào)字20XX0X”，季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號為“季報(bào)字20XX0X”，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號為“年報(bào)字20XX”，其中“月報(bào)字”、“季報(bào)字”、“年報(bào)字”分別表示月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類別，“20XX”表示年份，“0X”表示月份（季度報(bào)告用季度數(shù)代替月份數(shù)，不足兩位的前面補(bǔ)0）。4.其他會(huì)計(jì)資料編號：銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“銀調(diào)字20XX0X”，銀行對賬單編號為“銀對字20XX0X”，納稅申報(bào)表編號為“納申字20XX0X”，會(huì)計(jì)檔案移交清冊編號為“移字第X號”，會(huì)計(jì)檔案保管清冊編號為“保字第X號”，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊編號為“銷字第X號”，編號規(guī)則與上述類似，根據(jù)資料類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對本月的記賬憑證進(jìn)行整理，檢查記賬憑證是否齊全，編號是否連續(xù)，附件是否完整。2.將記賬憑證按照編號順序排列，去除金屬物，如回形針、大頭針等。3.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)先進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格與記賬憑證一致。4.按照記賬憑證的順序，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，注意粘貼要整齊、牢固，不得遮蓋記賬憑證的內(nèi)容。5.裝訂時(shí)，在左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓角、掉頁等現(xiàn)象。6.在裝訂線封簽處加蓋裝訂人員印章。7.在記賬憑證封面上填寫年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理，檢查賬簿記錄是否完整、準(zhǔn)確，賬頁是否齊全。2.對于活頁式賬簿，應(yīng)將賬頁按順序編號，加具封面和封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上填寫賬簿名稱、年度、賬簿編號、冊數(shù)、起止頁數(shù)、啟用日期、會(huì)計(jì)主管人員和記賬人員簽章等內(nèi)容。4.對于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆本。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，檢查報(bào)告是否完整、準(zhǔn)確。2.將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照順序排列，加具封面和封底，裝訂成冊。3.在報(bào)告封面上填寫報(bào)告名稱、年度、月份、季度、報(bào)告期、編制單位、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽章等內(nèi)容。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊，并在封面上加蓋單位公章，由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照時(shí)間順序整理，加具封面和封底，裝訂成冊。2.在封面上填寫資料名稱、年度、月份、資料類別、編制單位、編制日期等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，單獨(dú)裝訂成冊。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司總部設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，用于存放公司總部及所屬各項(xiàng)目公司的會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.各項(xiàng)目公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立會(huì)計(jì)檔案保管專柜或?qū)Ｓ梅块g，用于存放本單位的會(huì)計(jì)檔案，并指定專人負(fù)責(zé)保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和利用。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持清潔、整齊，不得隨意堆放、折疊、涂抹、損壞。3.對于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出查閱現(xiàn)場，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記摘抄、復(fù)制等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門，并由財(cái)務(wù)部門管理人員在《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，借閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上簽字，注明借閱日期、歸還日期、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改和損壞會(huì)計(jì)檔案。如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)部門管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將借閱的會(huì)計(jì)檔案歸還財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的會(huì)計(jì)檔案是否完整、無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.單位因撤銷、合并或其他原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。2.單位分立后原單位存續(xù)且存續(xù)方承接原單位會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。4.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5.公司總部與所屬各項(xiàng)目公司之間的會(huì)計(jì)檔案移交，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊》，注明移交檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、移交時(shí)間等內(nèi)容，并由交接雙方負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。（二）銷毀規(guī)定1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》