PAGE衛(wèi)生監(jiān)督案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督案檔案的管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中形成的各類(lèi)案件檔案，包括立案、調(diào)查取證、審查決定、送達(dá)執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件材料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督案件的全過(guò)程，保證檔案材料齊全、完整，不得遺漏或篡改。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照案件的性質(zhì)、類(lèi)別等進(jìn)行合理分類(lèi)，便于檔案的查找、使用和管理。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督案檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)案件檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督案檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，做好檔案的安全保管和保護(hù)工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)承辦的衛(wèi)生監(jiān)督案件檔案材料的收集、整理和初步立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。3.對(duì)本部門(mén)形成的檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、裝訂、編目、上架等工作，保證檔案排列有序、存放整齊。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，做好檔案信息的錄入、維護(hù)和更新工作。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。5.在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)在衛(wèi)生監(jiān)督案件辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集與案件相關(guān)的各類(lèi)文件材料，包括但不限于立案審批表、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢(xún)問(wèn)筆錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、證據(jù)材料、合議記錄、處罰決定書(shū)、送達(dá)回執(zhí)等。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，且能長(zhǎng)期有效讀取。（二）整理方法1.按照一案一卷的原則進(jìn)行整理，將同一案件的所有文件材料集中在一起。2.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)排序，一般按照案件辦理流程的先后順序排列，即立案、調(diào)查取證、審查決定、送達(dá)執(zhí)行等環(huán)節(jié)的材料依次排列。3.去除文件材料中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，保持文件的完整性。4.對(duì)紙張大小不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在每份文件的右上角或右下角用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，凡有圖文的頁(yè)面均需編寫(xiě)。（三）卷內(nèi)文件目錄編制1.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照文件排列順序逐件填寫(xiě)，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。2.序號(hào)：按卷內(nèi)文件排列順序從1開(kāi)始依次編寫(xiě)。3.文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)。4.責(zé)任者：填寫(xiě)文件的制發(fā)單位或個(gè)人。5.題名：填寫(xiě)文件的標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題。6.日期：填寫(xiě)文件的形成日期。7.頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)該文件所在卷內(nèi)的頁(yè)碼。8.備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（四）備考表編制1.備考表置于卷尾，用于記錄卷內(nèi)文件的整理情況、存在問(wèn)題及今后需要說(shuō)明的事項(xiàng)等。2.備考表應(yīng)包括本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷日期等項(xiàng)目。3.本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，如無(wú)上述情況，可注明“本卷情況正?！薄?.立卷人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理本卷檔案的人員姓名。5.檢查人：填寫(xiě)對(duì)卷內(nèi)文件整理情況進(jìn)行檢查的人員姓名。6.立卷日期：填寫(xiě)完成立卷工作的日期。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在衛(wèi)生監(jiān)督案件結(jié)案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的案件檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的案卷號(hào)、案件名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、整理質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充或修正。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。4.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)方案將歸檔的檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立檔案檢索目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架（柜）等。（二）檔案存放方式1.采用檔案密集架（柜）存放檔案，按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.同一案件的檔案應(yīng)集中存放在一個(gè)檔案盒或檔案夾內(nèi)，并在檔案盒或檔案夾上標(biāo)明案件名稱(chēng)、案卷號(hào)等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案保管期限1.衛(wèi)生監(jiān)督案檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.涉及重大違法案件、社會(huì)影響較大的案件以及具有重要?dú)v史價(jià)值的案件檔案應(yīng)列為永久保管。3.一般違法案件檔案的保管期限為長(zhǎng)期，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。4.對(duì)一些情節(jié)輕微、處罰較輕的案件檔案，保管期限為短期，短期保管期限為[X]年。5.保管期限從案件結(jié)案的次年1月1日起計(jì)算。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。2.檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理；對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等問(wèn)題，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，填寫(xiě)檔案檢查記錄單，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生監(jiān)督案檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍和查閱人員等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究借閱人員責(zé)任。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一安排復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用復(fù)印件，不得使用原件進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.復(fù)制的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、使用人等信息。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫(xiě)檔案利用登記表，記錄利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門(mén)、利用目的及利用內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用目的分布、利用檔案類(lèi)別等。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。3.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的案卷號(hào)、案件名稱(chēng)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人