PAGE基層衛(wèi)生室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生室工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生室實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本基層衛(wèi)生室各類檔案的管理，包括但不限于醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、人員檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生室的工作實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)衛(wèi)生室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門做好檔案的形成、積累和整理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。6.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱和利用工作。3.對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政管理檔案：包括工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件、通知等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人員檔案：包括員工簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他檔案：如設(shè)備檔案、藥品檔案、合同檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到衛(wèi)生室。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，如醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，方便檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，將檔案及時(shí)歸檔到相應(yīng)的檔案柜或檔案盒中。2.歸檔時(shí)應(yīng)注意檔案的排列順序，按照編號(hào)順序依次排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保電子檔案的安全和完整。（二）保管1.檔案保管應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、防潮、防蟲、防火等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本衛(wèi)生室工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量和時(shí)間，一般不得超過規(guī)定的借閱期限。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取毀壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本衛(wèi)生室的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的審查和分析，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明銷毀情況，避免重復(fù)查閱和利用。七、檔案的信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.電子文件應(yīng)采用通用的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，包括文件的題名、日期、作者、格式等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次備份。3.建立電子檔案存儲(chǔ)和備份的管理制度，明確存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)、更新和備份數(shù)據(jù)的管理要求，確保電子檔案的安全和完整。（三）電子檔案的利用與安全1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案的管理和利用。2.嚴(yán)格電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶密碼和權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。對(duì)電子檔案的