PAGE衛(wèi)生許可證索證索票制度一、總則1.目的為加強公司衛(wèi)生管理，規(guī)范衛(wèi)生許可證索證索票行為，保障公司所經(jīng)營產(chǎn)品的衛(wèi)生安全，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及食品、飲用水、公共場所等需要辦理衛(wèi)生許可證的經(jīng)營活動，以及與之相關的索證索票管理工作。3.基本原則索證索票工作應遵循合法、真實、有效、可追溯的原則，確保所獲取的證件和票據(jù)能夠準確反映產(chǎn)品或服務的衛(wèi)生狀況及來源渠道。二、索證管理1.索證范圍食品生產(chǎn)經(jīng)營活動：應索取食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品合格證明文件、檢驗報告、進貨發(fā)票等。飲用水供應：需索取衛(wèi)生許可證、水質檢測報告、水源證明文件、管材管件衛(wèi)生許可批件等。公共場所經(jīng)營：應獲取衛(wèi)生許可證、空氣質量檢測報告、公共用品用具檢測報告等。2.索證要求索取的證件必須是由法定部門頒發(fā)的有效證件，證件應在有效期內。證件內容應完整、清晰，包括單位名稱、地址、經(jīng)營范圍、許可證編號、發(fā)證日期、有效期等關鍵信息。對于食品生產(chǎn)企業(yè)，還應索取生產(chǎn)工藝流程圖、產(chǎn)品配方、標簽說明書等相關資料，以確保產(chǎn)品質量安全。3.索證程序采購部門在采購產(chǎn)品或服務前，應向供應商提出索證要求。供應商應在規(guī)定時間內提供相應的證件和資料，采購部門負責對其進行審核。審核通過的證件和資料應進行妥善保存，建立索證檔案。對于不符合要求的，應及時要求供應商補充或更換。4.索證檔案管理索證檔案應按照產(chǎn)品或服務類別進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。檔案內容應包括索證申請表、供應商提供的證件和資料復印件、審核記錄、索證日期等信息。索證檔案應妥善保管，保存期限不少于產(chǎn)品保質期滿后6個月；沒有明確保質期的，保存期限不得少于2年。三、索票管理1.索票范圍采購食品、食品添加劑、食品相關產(chǎn)品時，應索取銷售發(fā)票、進貨清單等票據(jù)。采購飲用水、公共場所用品用具等，也應索取相應的銷售票據(jù)，票據(jù)內容應包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、購買日期等。2.索票要求索取的票據(jù)應是由稅務部門或財政部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票或有效憑證。票據(jù)內容應真實、準確、完整，與所采購的產(chǎn)品或服務相符。對于通過網(wǎng)絡采購的，應保存電子交易記錄、支付憑證等相關資料，作為索票的有效補充。3.索票程序采購人員在采購過程中，應及時向供應商索取銷售票據(jù)。銷售票據(jù)應加蓋供應商公章或財務專用章，并由采購人員簽字確認。采購人員應將索取的票據(jù)及時交予財務部門進行入賬處理，并將票據(jù)復印件存檔于索票檔案中。4.索票檔案管理索票檔案應與索證檔案一同管理，按照產(chǎn)品或服務類別進行分類存放。檔案內容應包括索票憑證、票據(jù)復印件、采購記錄等信息，以便于查詢和追溯。索票檔案的保存期限與索證檔案相同，確保在需要時能夠提供有效的采購憑證。四、證件和票據(jù)的審核與查驗1.審核內容對索取的衛(wèi)生許可證及相關證件，應審核其合法性、有效性、經(jīng)營范圍與公司采購產(chǎn)品或服務的一致性。對票據(jù)的審核，主要檢查票據(jù)的真實性、完整性、與采購業(yè)務的關聯(lián)性，以及票據(jù)開具的規(guī)范性。2.查驗方法通過政府部門官方網(wǎng)站、電話查詢、實地走訪等方式，核實衛(wèi)生許可證及相關證件的真實性和有效性。對票據(jù)進行票面信息核對、與采購合同比對、檢查印章和簽字等，確保票據(jù)真實可靠。3.異常處理如發(fā)現(xiàn)證件或票據(jù)存在問題，采購部門應立即停止采購活動，并及時與供應商溝通，要求其限期整改或提供合法有效的替代文件。對于存在重大疑問或涉嫌違法違規(guī)的證件和票據(jù)，應及時向公司管理層報告，并配合相關部門進行調查處理。五、人員培訓與責任追究1.人員培訓定期組織采購人員、質量管理人員等相關人員進行索證索票制度培訓，使其熟悉法律法規(guī)要求和操作流程。培訓內容包括索證索票的范圍、要求、程序、審核查驗方法以及檔案管理等方面，確保相關人員能夠正確履行職責。2.責任追究對于在索證索票工作中違反本制度規(guī)定的人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。因索證索票工作失誤導致公司采購到不符合衛(wèi)生標準的產(chǎn)品或服務，給公司造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。對于故意隱瞞、偽造索證索票資料，或與供應商勾結謀取私利的行為，將依法追究其法律責任。六、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司內部審計部門應定期對索證索票制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，確保制度的有效落實。質量控制部門應加強對采購產(chǎn)品或服務的質量抽檢，檢查索證索票資料與產(chǎn)品質量的關聯(lián)性，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督積極配合衛(wèi)生行政部門、市場監(jiān)管部門等相關外部機構的監(jiān)督檢查，如實提供索證索票資料，接受監(jiān)管部門的指導和意見。關注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調整和完善索證索票制度，以適應外部監(jiān)管要求。七、附則