PAGE衛(wèi)生院辦公室制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標準，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院辦公室全體工作人員。3.基本原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)規(guī)范，依法依規(guī)開展工作。秉持高效、準確、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保各項工作任務高質(zhì)量完成。注重團隊協(xié)作，加強溝通協(xié)調(diào)，形成工作合力。不斷完善工作流程，持續(xù)提升工作水平，適應衛(wèi)生院發(fā)展需求。二、崗位職責1.辦公室主任職責全面負責辦公室日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)衛(wèi)生院各部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通，工作銜接順暢。負責辦公室人員的工作安排、考核評價，提出獎懲建議。審核以衛(wèi)生院名義發(fā)布的各類文件、報告等，確保內(nèi)容準確、格式規(guī)范。組織安排重要會議、活動，做好會議記錄和活動總結(jié)。負責衛(wèi)生院的對外聯(lián)絡、接待工作，維護良好的公共關(guān)系。完成院領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務。2.文秘崗位職責負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)及時、準確。起草、修改衛(wèi)生院各類公文、報告、總結(jié)等文字材料，保證文稿質(zhì)量。協(xié)助辦公室主任做好會議組織工作，準備會議資料，記錄會議內(nèi)容。負責衛(wèi)生院印章的管理和使用，嚴格按照規(guī)定程序進行用印登記。根據(jù)工作需要，收集、整理、分析各類信息，為領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。完成領(lǐng)導交辦的其他文字處理工作。3.檔案管理崗位職責制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。負責收集、整理、分類、歸檔衛(wèi)生院各類檔案資料，包括文書檔案、醫(yī)療檔案、財務檔案等。建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。按照規(guī)定向有關(guān)部門或單位提供檔案查閱、借閱服務。4.信息管理崗位職責負責衛(wèi)生院信息化系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。及時處理信息系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性。協(xié)助各部門做好信息系統(tǒng)的應用培訓工作，提高工作人員的信息化操作水平。收集、整理、分析衛(wèi)生院內(nèi)部和外部的信息資源，為衛(wèi)生院管理決策提供數(shù)據(jù)支持。負責衛(wèi)生院網(wǎng)站、微信公眾號等新媒體平臺的建設(shè)和運營，及時發(fā)布衛(wèi)生院工作動態(tài)、醫(yī)療資訊等信息。做好信息安全管理工作，采取有效措施防止信息泄露和網(wǎng)絡安全事故。5.后勤保障崗位職責負責衛(wèi)生院辦公用品、設(shè)備的采購、保管和發(fā)放工作，確保辦公用品和設(shè)備的正常供應。做好衛(wèi)生院辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護工作，定期進行清潔消毒。負責衛(wèi)生院水電暖等設(shè)施設(shè)備的日常巡查和維護，及時處理設(shè)施設(shè)備故障。協(xié)助安排衛(wèi)生院職工的就餐、住宿等生活保障工作。負責衛(wèi)生院車輛的調(diào)度、管理和維護工作，確保車輛安全運行。完成領(lǐng)導交辦的其他后勤保障工作任務。三、工作流程1.文件管理流程收文：辦公室收到文件后，進行登記、編號，注明收文日期、來文單位、文件標題等信息。根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍和承辦部門，及時送相關(guān)領(lǐng)導和部門傳閱、辦理。發(fā)文：各部門起草文件后，交辦公室審核。辦公室審核文稿內(nèi)容、格式、發(fā)文范圍等，審核通過后，由辦公室主任簽發(fā)。文件印發(fā)后，進行登記、編號，注明發(fā)文日期、發(fā)文單位、文件標題等信息，并按照規(guī)定的方式和渠道分發(fā)至相關(guān)部門和單位。文件傳閱：文件傳閱遵循“先急后緩、先主后次”的原則，確保重要文件及時傳達到相關(guān)人員。傳閱過程中，傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以便跟蹤文件傳閱情況。文件歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件及相關(guān)資料交辦公室歸檔。辦公室按照檔案管理規(guī)定，對文件進行分類、整理、裝訂，建立檔案目錄，妥善保管。會議管理流程會議籌備：根據(jù)會議主題、目的、參會人員等要求，由辦公室負責制定會議方案，明確會議時間、地點、議程、參會人員、會議資料等內(nèi)容。提前通知參會人員，準備會議所需的文件、資料、設(shè)備等。會議組織：會議當天，辦公室工作人員提前到達會場，做好會議簽到、資料發(fā)放等準備工作。會議期間，負責維持會場秩序，做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項等。會議紀要：會議結(jié)束后，辦公室及時整理會議記錄，起草會議紀要。會議紀要應準確概括會議主要內(nèi)容、決議事項、責任部門和完成時間等。經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議總結(jié)：會議結(jié)束后，辦公室對會議效果進行評估總結(jié)，分析會議組織過程中存在的問題，提出改進措施和建議，為今后的會議組織工作提供參考。3.檔案管理流程檔案收集：各部門按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交辦公室。辦公室對接收的檔案資料進行初步審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。檔案整理：辦公室對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目等整理工作。按照檔案類別，如文書檔案、醫(yī)療檔案、財務檔案等，分別建立檔案目錄，便于查詢和管理。檔案歸檔：整理后的檔案資料按照檔案管理期限和歸檔要求，進行裝訂、裝盒，存入檔案庫房。檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全保管。檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交辦公室審批。辦公室根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱登記。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料，如需復制檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，交辦公室主任審批。辦公室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出衛(wèi)生院。4.信息管理流程信息收集：信息管理崗位人員通過多種渠道收集衛(wèi)生院內(nèi)部和外部的信息資源，包括各部門工作動態(tài)、醫(yī)療業(yè)務數(shù)據(jù)、行業(yè)政策法規(guī)、市場信息等。鼓勵全體工作人員積極提供信息線索，共同做好信息收集工作。信息整理：對收集到的信息進行分類、篩選、整理，去除重復、無效信息，確保信息的準確性和完整性。根據(jù)信息內(nèi)容和性質(zhì)，確定信息的發(fā)布范圍和方式。信息發(fā)布：通過衛(wèi)生院網(wǎng)站、微信公眾號、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等平臺及時發(fā)布整理后的信息。信息發(fā)布應遵循審核制度，重要信息需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核后發(fā)布。發(fā)布信息時，應確保信息內(nèi)容規(guī)范、語言簡潔、格式統(tǒng)一。信息分析：定期對發(fā)布的信息進行分析，了解信息的傳播效果和受眾反饋。根據(jù)信息分析結(jié)果，調(diào)整信息發(fā)布策略和內(nèi)容重點，提高信息的針對性和實用性。同時，通過對信息的深度分析，挖掘有價值的信息資源，為衛(wèi)生院管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.后勤保障流程辦公用品采購：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品申購單，注明申購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，交辦公室審核。辦公室匯總申購單后，根據(jù)庫存情況和實際需求，制定辦公用品采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購的辦公用品到貨后，辦公室進行驗收，核對物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并按照申購單發(fā)放給各部門。設(shè)備采購：各部門如需采購設(shè)備，應填寫設(shè)備采購申請表，詳細說明設(shè)備名稱、型號、技術(shù)參數(shù)、采購預算等信息，交辦公室審核。辦公室審核通過后，報院領(lǐng)導審批。根據(jù)審批意見，由辦公室負責組織設(shè)備采購工作，選擇合適的采購方式，與供應商簽訂采購合同。設(shè)備到貨后，辦公室組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定進行安裝、調(diào)試和培訓。環(huán)境衛(wèi)生維護：制定環(huán)境衛(wèi)生維護計劃，明確辦公區(qū)域各部位的清潔標準和頻次。安排專人負責日常清潔工作，定期對辦公區(qū)域進行清掃、拖地、擦拭門窗等。定期進行衛(wèi)生檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，確保辦公區(qū)域環(huán)境整潔、衛(wèi)生。設(shè)施設(shè)備維護：建立設(shè)施設(shè)備巡查制度，安排專人定期對水電暖等設(shè)施設(shè)備進行巡查。發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障或隱患時，及時通知維修人員進行維修。維修人員接到維修通知后，應及時到達現(xiàn)場進行維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。對設(shè)施設(shè)備的維修情況進行記錄，建立維修檔案，跟蹤設(shè)施設(shè)備的維修歷史和運行狀況。車輛管理：制定車輛管理制度，明確車輛調(diào)度、使用、維護等規(guī)定。車輛使用部門提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、地點、事由等信息，交辦公室審核。辦公室根據(jù)車輛使用情況和調(diào)度安排，合理調(diào)配車輛。駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)和車輛操作規(guī)程，定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛安全運行。車輛發(fā)生故障時，駕駛員應及時報告辦公室，安排維修人員進行維修。四、工作紀律1.遵守國家法律法規(guī)和衛(wèi)生院各項規(guī)章制度，自覺維護衛(wèi)生院形象。2.按時上下班，不遲到、不早退、不曠工。如需請假，應按照規(guī)定辦理請假手續(xù)。3.工作時間內(nèi)，保持良好的工作狀態(tài)，專注工作，嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、看視頻等。4.嚴格遵守保密制度，妥善保管工作中涉及的各類機密信息，不得泄露給無關(guān)人員。5.注重團隊協(xié)作，加強溝通交流，相互支持配合，不得推諉扯皮、貽誤工作。6.愛護辦公設(shè)備和辦公用品，節(jié)約使用資源，杜絕浪費現(xiàn)象。7.遵守會議紀律，按時參加會議，不得無故缺席。會議期間，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，認真聽取會議內(nèi)容，不得交頭接耳、隨意走動。8.嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得利用職務之便謀取私利，不得接受供應商或其他利益相關(guān)方的賄賂、宴請等。五、考核與獎懲1.考核方式辦公室定期對工作人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核方式包括日常工作考核、年度考核等。日常工作考核由辦公室主任負責，根據(jù)工作人員的崗位職責和工作任務完成情況，對其工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率等進行評價。年度考核結(jié)合日常工作考核結(jié)果，綜合考慮工作人員的德、能、勤、績、廉等方面表現(xiàn)，按照規(guī)定的程序和標準進行。2.考核內(nèi)容工作業(yè)績：主要考核工作人員完成工作任務的數(shù)量、質(zhì)量、效率等情況，包括文件處理、會議組織、檔案管理、信息發(fā)布、后勤保障等工作任務的完成情況。工作能力：考核工作人員的專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面的表現(xiàn)。工作態(tài)度：考察工作人員的敬業(yè)精神、責任心、團隊合作意識、工作紀律等方面的情況。廉潔自律：考核工作人員遵守廉潔自律規(guī)定的情況，有無違規(guī)違紀行為。3.獎勵措施對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的工作人員，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽稱號、獎金、晉升等。在年度考核中，被評為優(yōu)秀等次的工作人員，給予全院通報表揚，并適當給予獎金獎勵。對在工作中提出創(chuàng)新性建議或方法，為衛(wèi)生院發(fā)展做出重要貢獻的工作人員，給予專項獎勵。4.懲罰措施對于違反工作紀律、工作制度，或工作表現(xiàn)不佳的工作人員，視