商務(wù)合同管理文件模板（合同審核與歸檔版）一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位二、合同審核與歸檔全流程操作指南1.合同接收與初步登記責(zé)任主體：行政部/檔案管理員操作說(shuō)明：收到業(yè)務(wù)部門提交的合同草案（含電子版及紙質(zhì)版）后，檢查合同文本完整性，包括但不限于合同標(biāo)題、簽約主體、標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等核心要素是否明確。登記合同基本信息至《合同審核登記表》（見(jiàn)表1），唯一“合同編號(hào)”（規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型序號(hào)，如“2024-SALES-001”），并將編號(hào)標(biāo)注于合同首頁(yè)右上角。將登記后的合同分發(fā)給業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門，啟動(dòng)審核流程。2.業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核要點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否與業(yè)務(wù)洽談一致；合作方主體資格初步核查（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等復(fù)印件是否齊全，合作方履約能力是否匹配）；合同條款是否有利于業(yè)務(wù)推進(jìn)，是否存在明顯不利于我方的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。輸出成果：在《合同審核登記表》“業(yè)務(wù)部門審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)（通過(guò)/需修改/不通過(guò)），并注明修改建議；若需修改，將合同退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。3.法務(wù)部門審核責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核要點(diǎn)：合同主體合法性：簽約方是否為具備完全民事行為能力的法人/其他組織，授權(quán)代理人是否已取得有效授權(quán)；合同條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效或可撤銷條款；權(quán)責(zé)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，違約責(zé)任是否具體、可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式：是否約定明確的爭(zhēng)議管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)，是否符合企業(yè)爭(zhēng)議解決策略。輸出成果：在《合同審核登記表》“法務(wù)部門審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)標(biāo)注說(shuō)明；若存在法律風(fēng)險(xiǎn)，與業(yè)務(wù)部門溝通修改條款，直至法律風(fēng)險(xiǎn)可控。4.財(cái)務(wù)部門審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核要點(diǎn)：價(jià)款與支付條款：金額是否準(zhǔn)確，支付方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、支付節(jié)點(diǎn)是否與企業(yè)財(cái)務(wù)制度匹配；稅費(fèi)承擔(dān)：是否明確稅費(fèi)種類及承擔(dān)方，是否符合稅務(wù)規(guī)定；發(fā)票要求：是否約定發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及交付條件；履約保證金/違約金：金額是否合理，資金占用成本是否在企業(yè)可承受范圍內(nèi)。輸出成果：在《合同審核登記表》“財(cái)務(wù)部門審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)，對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如資金支付、壞賬風(fēng)險(xiǎn)）提出建議；配合業(yè)務(wù)部門調(diào)整財(cái)務(wù)相關(guān)條款，保證符合企業(yè)資金管理要求。5.最終審批與簽署責(zé)任主體：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理操作說(shuō)明：法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門將《合同審核登記表》及最終版合同提交至最終審批人；最終審批人結(jié)合業(yè)務(wù)重要性、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)簽署審批意見(jiàn)（同意簽署/否決）；審批通過(guò)后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同（需核對(duì)授權(quán)范圍），并加蓋企業(yè)合同專用章；簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，行政部/檔案管理員收回合同正本（一式X份，根據(jù)合作方需求確定）及附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）。6.合同歸檔準(zhǔn)備責(zé)任主體：行政部/檔案管理員操作說(shuō)明：整理合同歸檔材料，包括：合同正本、復(fù)印件、《合同審核登記表》、合作方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等）、附件材料、簽署頁(yè)掃描件等；檢查材料完整性，保證無(wú)缺頁(yè)、無(wú)涂改（簽署頁(yè)涂改需加蓋公章或簽字確認(rèn)）；對(duì)電子版合同進(jìn)行加密存儲(chǔ)（存儲(chǔ)路徑：企業(yè)服務(wù)器-合同檔案庫(kù)-年份-合同編號(hào)），與紙質(zhì)版一一對(duì)應(yīng)。7.檔案入庫(kù)與登記責(zé)任主體：行政部/檔案管理員操作說(shuō)明：將紙質(zhì)合同材料按合同編號(hào)順序裝入檔案袋，封面標(biāo)注“合同編號(hào)、合同名稱、簽約日期、存放部門”；登記至《合同歸檔清單》（見(jiàn)表2），記錄歸檔編號(hào)、合同名稱、簽約主體、簽署日期、保管期限、存放位置等信息；將檔案袋移交至企業(yè)檔案室存放，檔案室需具備防火、防潮、防蟲(chóng)等條件，重要合同可單獨(dú)存放于保險(xiǎn)柜。8.合同借閱與使用管理責(zé)任主體：借閱人、檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人操作說(shuō)明：借閱合同需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表3），說(shuō)明借閱事由、借閱期限（原則上不超過(guò)5個(gè)工作日）、用途；經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批同意后，檔案管理員方可提供合同復(fù)印件（原件不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）；借閱人需在《合同借閱登記表》簽字確認(rèn)，歸還時(shí)檢查合同完整性，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后登記歸還日期；嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳、涂改合同內(nèi)容，違者按企業(yè)保密制度處理。9.合同到期與后續(xù)管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、檔案管理員操作說(shuō)明：業(yè)務(wù)部門在合同到期前1個(gè)月梳理待履行完畢合同，確認(rèn)履約情況（如驗(yàn)收、付款、質(zhì)保金等）；合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門在《合同歸檔清單》中標(biāo)注“已履行”狀態(tài)，并同步更新電子檔案系統(tǒng)；對(duì)于需續(xù)簽或終止的合同，業(yè)務(wù)部門提前啟動(dòng)流程，續(xù)簽合同按新合同審核歸檔，終止合同需簽訂《合同解除協(xié)議》并歸檔。三、配套工具表單模板表1：合同審核登記表合同編號(hào)合同名稱簽約主體業(yè)務(wù)類型提交日期審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見(jiàn)審核日期備注業(yè)務(wù)部門初審法務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門審核最終審批簽署信息簽署日期簽署人合同份數(shù)附件份數(shù)表2：合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽約主體簽署日期保管期限存放位置歸檔狀態(tài)備注：保管期限參考《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，一般合同保管期限不少于10年，重要合同（如不動(dòng)產(chǎn)、長(zhǎng)期合作）不少于30年。表3：合同借閱申請(qǐng)表借閱人所屬部門借閱日期擬歸還日期合同編號(hào)合同名稱借閱事由用途說(shuō)明部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)檔案管理員意見(jiàn)（簽字/日期）（簽字/日期）四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.審核環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為法人需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明；為自然人需核對(duì)證件號(hào)碼原件，留存復(fù)印件；授權(quán)簽署的需提供授權(quán)委托書(shū)（載明授權(quán)范圍、期限），避免無(wú)權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：禁止使用“未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊表述，核心條款（如違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式）不得留白，避免條款歧義導(dǎo)致履約爭(zhēng)議。法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：法務(wù)部門需重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的合法性（如不得買賣違禁品）、履行方式是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如需審批的項(xiàng)目需附批準(zhǔn)文件）。2.歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)控制材料完整性風(fēng)險(xiǎn)：歸檔材料需包含合同正本及所有附件，缺失附件的合同可能導(dǎo)致履約依據(jù)不足，需由業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充后歸檔。電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)：電子合同需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)、云存儲(chǔ)）需加密管理，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。借閱權(quán)限風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁非相關(guān)人員借閱合同核心條款（如商業(yè)秘密、價(jià)格信息），借閱記錄需保存2年以上，便于追溯。3.特殊情況處理合同變更：變更合同需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，按原審核流程審批歸檔，并在原合同《合同歸檔清單》