1、目錄：目錄： 十個(gè)十個(gè) wordword 排版小技巧，輕松做好文檔！排版小技巧，輕松做好文檔！ WORDWORD 快捷快捷 100100 招招 Excel 使用技巧集錦使用技巧集錦163 種技巧種技巧 十個(gè)十個(gè) wordword 排版小技巧，輕松做好文檔！排版小技巧，輕松做好文檔！ 一、快速定位到上次編輯位置一、快速定位到上次編輯位置 用 WPS 編輯文件時(shí)有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開(kāi)一 WPS 文件 時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)定位到你上一次存盤(pán)時(shí)的位置。不過(guò)，Word 卻沒(méi)有直 接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們?cè)诖蜷_(kāi) Word 文件后，如果按下 Shift+F5 鍵您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的

2、位置了。 小提示：其實(shí) Shift+F5 的作用是定位到 Word 最后三次編輯的位 置，即 Word 會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù) 按下 Shift+F5 鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)，當(dāng)然按一下 Shift+F5 就會(huì)定位到上一次編輯時(shí)的位置了。 二、快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間二、快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間 有時(shí)寫(xiě)完一篇文章，覺(jué)得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日 期或時(shí)間，一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按 Alt+Shift+D 鍵來(lái)插入系統(tǒng)日期，而按下 Alt+Shift+T 組合鍵則插入系 統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間，很快！ 三、快速多次使用格式刷三、快速多次使用格式刷 Wo

3、rd 中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將 選定格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下 Esc 鍵即可關(guān)閉格 式刷。 四、快速打印多頁(yè)表格標(biāo)題四、快速打印多頁(yè)表格標(biāo)題 選中表格的主題行，選擇表格菜單下的標(biāo)題行重復(fù)復(fù)選框， 當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)的表格都有標(biāo)題了，當(dāng)然 使用這個(gè)技巧的前提是表格必須是自動(dòng)分頁(yè)的。 五、快速將文本提升為標(biāo)題五、快速將文本提升為標(biāo)題 首先將光標(biāo)定位至待提升為標(biāo)題的文本，當(dāng)按 Alt+Shift+鍵， 可把文本提升為標(biāo)題，且樣式為標(biāo)題 1，再連續(xù)按 Alt+Shift+鍵，可 將標(biāo)題 1 降低為標(biāo)題 2、標(biāo)題 3標(biāo)題 9。 六、快速改變

4、文本字號(hào)六、快速改變文本字號(hào) Word 的字號(hào)下拉菜單中，中文字號(hào)為八號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為 5 磅到 72 磅，這對(duì)于一般的辦公人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)然已經(jīng)綽綽有余了。但在 一些特殊情況下，比如打印海報(bào)或機(jī)關(guān)宣傳墻報(bào)時(shí)常常要用到更大的 字體，操作起來(lái)就有些麻煩了。其實(shí)，我們完全也可以快速改變文本 的字號(hào)：先在 Word 中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具欄上 的字號(hào)下拉列表框，直接鍵入數(shù)值，即可快速改變您的字體大小。而 且這個(gè)技巧在 Excel 和 WPS2000/Office 中同樣適用。 小提示：其實(shí)，小編還有兩種快速更改小提示：其實(shí)，小編還有兩種快速更改 Word 文本文本 字號(hào)的方法：字號(hào)的

5、方法： 1選中文字后，按下 Ctrl+Shift+鍵，以 10 磅為一級(jí)快速增大 所選定文字字號(hào)，而按下 Ctrl+Shift+鍵 2選中文字后，按 Ctrl+鍵逐磅增大所選文字，按 Ctrl+鍵逐磅 縮小所選文字。 七、快速設(shè)置上下標(biāo)注七、快速設(shè)置上下標(biāo)注 首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵 Ctrl+Shift+=就可將 文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按 Ctrl+=可以將文字設(shè) 為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。 小提示：詳見(jiàn)本刊前期WordXP 中神奇的 Ctrl 鍵一文，掌握 一些快捷按鍵對(duì)快速、高效操作 Word 很有借鑒意義。 八、快速取消自動(dòng)編號(hào)八、快速取消自動(dòng)編

6、號(hào) 雖然 Word 中的自動(dòng)編號(hào)功能較強(qiáng)大，但是據(jù)筆者試用，發(fā)現(xiàn)自 動(dòng)編號(hào)命令常常出現(xiàn)錯(cuò)亂現(xiàn)象。其實(shí)，我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)快 速取消自動(dòng)編號(hào)。 1當(dāng) Word 為其自動(dòng)加上編號(hào)時(shí)，您只要按下 Ctrl+Z 鍵反悔操作， 此時(shí)自動(dòng)編號(hào)會(huì)消失，而且再次鍵入數(shù)字時(shí)，該功能就會(huì)被禁止了； 2選擇工具自動(dòng)更正選項(xiàng)命令，在打開(kāi)的自動(dòng)更正對(duì)話 框中，單擊鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式選項(xiàng)卡，然后取消選擇自動(dòng)編號(hào)列 表復(fù)選框（如圖 1） ，最后單擊確定按鈕完成即可； 九、快速選擇字體九、快速選擇字體 為了達(dá)到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式 放置在工具欄上。首先右擊 Word 工具欄，選擇自定義命令，

7、打開(kāi) 自定義對(duì)話框，在自定義對(duì)話框中選擇命令選項(xiàng)卡，并移動(dòng)光標(biāo) 條到類別欄中的字體項(xiàng)，看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具 欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄 上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。 十、快速去除十、快速去除 Word 頁(yè)眉下橫線頁(yè)眉下橫線 快速去除 Word 頁(yè)眉下的那條橫線可以用下面的四種方法：一是 可以將橫線顏色設(shè)置成白色；二是在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，設(shè)置表格 和邊框?yàn)闊o(wú)；第三種方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪 除它；最后一種方法是將樣式圖標(biāo)欄里面的頁(yè)眉換成正文就行了。 原來(lái)原來(lái) wordword 有這么多簡(jiǎn)便的讓人驚

8、訝的使用方法！有這么多簡(jiǎn)便的讓人驚訝的使用方法！ WORDWORD 快捷快捷 100100 招招 把文字替換成圖片把文字替換成圖片 首先把圖片復(fù)制到 剪貼板中，然后打開(kāi)替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容” 框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入“c” （注意：輸入 的一定要是半角字符，c 要小寫(xiě)） ，單擊替換 即可。說(shuō)明:“c”的意思就 是指令 WordXP 以剪貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中的內(nèi) 容。按此原 理， “c”還可替換包括回車符在內(nèi)的任何可以復(fù)制到剪貼板的可視內(nèi)容， 甚至 Excel 表格。 三招去掉頁(yè)眉那條橫線三招去掉頁(yè)眉那條橫線 1、在頁(yè)眉中，在“格式”“邊框和底紋”中設(shè)置表

9、格和邊框?yàn)?“無(wú)” ，應(yīng)用于“段落” 2、同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色（其實(shí)并沒(méi)有刪的，只是 看起來(lái)沒(méi)有了，呵呵） 3、在“樣式”欄里把“頁(yè)眉”換成“正文”就行了強(qiáng)烈推薦！ 會(huì)多出-(兩個(gè)橫杠) 這是用戶不愿看到的,又要多出一步作刪除- 解決方法：替換時(shí)在前引號(hào)前加上一個(gè)空格 問(wèn)題就解決了。 插入日期和時(shí)間的快捷鍵插入日期和時(shí)間的快捷鍵 Alt Shift D：當(dāng)前日期 Alt Shift T：當(dāng)前時(shí)間 批量轉(zhuǎn)換全角字符為半角字符批量轉(zhuǎn)換全角字符為半角字符 首先全選。然后“格式”“更改大小寫(xiě)” ，在對(duì)話框中先選 中“半角” ，確定即可。 Word 啟動(dòng)參數(shù)簡(jiǎn)介啟動(dòng)參數(shù)簡(jiǎn)介 單擊“開(kāi)始運(yùn)行”

10、命令，然后輸入 Word 所在路徑及參數(shù)確定 即可運(yùn)行，如“C: PROGRAM FILES MICROSOFT Office Office 10 WINWord.EXE /n” ，這些常用的參數(shù)及功能如下： /n：?jiǎn)?dòng) Word 后不創(chuàng)建新的文件。 /a：禁止插件和通用模板自動(dòng)啟動(dòng)。 /m：禁止自動(dòng)執(zhí)行的宏。 /w：?jiǎn)?dòng)一個(gè)新 Word 進(jìn)程，獨(dú)立與正在運(yùn)行的 Word 進(jìn)程。 /c：?jiǎn)?dòng) Word，然后調(diào)用 Netmeeting。 /q：不顯示啟動(dòng)畫(huà)面。 另外對(duì)于常需用到的參數(shù)，我們可以在 Word 的快捷圖標(biāo)上單擊 鼠標(biāo)右鍵，然后在“目標(biāo)”項(xiàng)的路徑后加上該參數(shù)即可。 快速打開(kāi)最后編輯的文

11、檔快速打開(kāi)最后編輯的文檔 如果你希望 Word 在啟動(dòng)時(shí)能自動(dòng)打開(kāi)你上次編輯的文檔， 可以用簡(jiǎn)單的宏命令來(lái)完成： (1)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項(xiàng)，單擊“錄制新宏”命令 打開(kāi)“錄制宏”對(duì)話框； (2)在“錄制宏”對(duì)話框中，在“宏名”輸入框中輸入“autoexec” ， 點(diǎn)擊“確定” ； (3)從菜單中選擇“文件” ，點(diǎn)擊最近打開(kāi)文件列表中顯示的第一 個(gè)文件名；并“停止錄制” 。保存退出。下次再啟動(dòng) Word 時(shí)，它會(huì)自動(dòng)加 載你工作的最后一個(gè)文檔。 【更多精彩，盡在軍事第一播報(bào) 】 格式刷的使用格式刷的使用 1、設(shè)定好文本 1 的格式。 2、將光標(biāo)放在文本 1 處。 3、單擊格式刷按鈕。

12、 4、選定其它文字(文本 2)，則文本 2 的格式與文本 1 一樣。 若在第 3 步中單擊改為雙擊，則格式刷可無(wú)限次使用，直到再次 單擊格式刷(或按 Esc 鍵)為止。 刪除網(wǎng)上下載資料的換行符（象這種刪除網(wǎng)上下載資料的換行符（象這種“”“” ） 在查找框內(nèi)輸入半角l(是英文狀態(tài)下的小寫(xiě) L 不是數(shù)字 1),在 替換框內(nèi)不輸任何內(nèi)容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦。 選擇性刪除文件菜單下的最近使用的文件快捷方式。 工具選項(xiàng)常規(guī)把“列出最近使用文件數(shù)改為 0”可以全部刪 除，若要選擇性刪除，可以按 ctrl Alt -三個(gè)鍵，光標(biāo)變?yōu)橐粋€(gè)粗減號(hào)后， 單擊文件，再單擊要?jiǎng)h除的快捷方式就行了。

13、建立一個(gè)矩形選區(qū)：建立一個(gè)矩形選區(qū)： 一般的選區(qū)建立可用鼠標(biāo)左鍵，或用 shift 鍵配合 pgup、pgdn、home、end、箭頭等功能鍵，當(dāng)復(fù)制一個(gè)規(guī)則的矩形區(qū)域時(shí)， 可先按住 Alt 鍵，然后用鼠標(biāo)左鍵來(lái)選。我一般用此來(lái)刪除段首多余的成 塊的空格。大家試一試*_* 將字體快速改為上標(biāo)或下標(biāo)的方法：將字體快速改為上標(biāo)或下標(biāo)的方法： 本人在一次無(wú)意間發(fā)現(xiàn)了這個(gè)方法，選定你要下標(biāo)的字，然后在 英文狀態(tài)下按住 Ctrl，再按一下 BASKSPACE 旁的 /=的鍵，就可以了。上 標(biāo)只要在按 Ctrl 的同時(shí)也按住 Shift,大家可以試試。 讓讓 Word 表格快速一分為二表格快速一分為二 將

14、光標(biāo)定位在分開(kāi)的表格某個(gè)位置上，按下“Ctrl Shift Enter”組合鍵。這時(shí)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)表格中間自動(dòng)插入一個(gè)空行，這樣就達(dá)到 了將一個(gè)表格一分為二的目的。 用用 Word 來(lái)拆字來(lái)拆字 首先點(diǎn)擊“工具/自定義/命令/分解圖片” ，按住鼠標(biāo)左鍵把它拖放 到工具欄任意位置即可；然后點(diǎn)擊“插入/圖片/藝術(shù)字” ，例如輸入空心字 “心” ，選擇該“心”字剪切，在選擇性粘貼中選圖片（Windows 圖元文件） ，選中該字，點(diǎn)擊工具欄中的“分解圖片”按鈕，這樣可以選擇“心”中 的任意筆畫(huà)進(jìn)行一筆一畫(huà)的拆分了。 快速刪除段前段后的任意多個(gè)空格快速刪除段前段后的任意多個(gè)空格 選定這些段段落，單擊居中按鈕

15、，然后再單擊原來(lái)的那種對(duì)齊方 式按鈕（如果原來(lái)是居中對(duì)齊的，先單擊其它對(duì)齊方式按鈕，再單擊居中 按鈕就行了） ，是不是這些空格全不見(jiàn)了？ 只要打開(kāi) WORD 新建一個(gè)空文檔的時(shí)候，出現(xiàn)的不是空的文檔， 而是我以前打的一份文檔 首先:將資源管理器設(shè)置為顯示所有文件和文件夾； 然后:C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates 文件夾下將所有 Normal.doc 文件刪掉； 然后：OK（XP 系統(tǒng)） 【更多精彩，盡在軍事第一播報(bào) 】 快速輸入平方的方法快速輸入平方的方法 先輸入 2,然后選重后,按

16、ctrl 加 shift 加 就可以了. WORD 中表格的選擇性錄入中表格的選擇性錄入 1.設(shè)置好表格,選定表格-視圖-工具-窗體-插入下拉型窗體域 2.輸入數(shù)據(jù),完成 3.點(diǎn)擊鎖按鈕,保護(hù),輸入完后再點(diǎn)擊進(jìn)行其它的輸入. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的全角/半的轉(zhuǎn)換用：Ctrl . 數(shù)字字母的全角/半的轉(zhuǎn)換用：Shift 空格 輕松了解工具欄按鈕的作用 按下“shift F1”鍵，鼠標(biāo)指針旁多了一個(gè)“？”號(hào)，想知道哪個(gè) 按鈕的作用，就用鼠標(biāo)單擊哪個(gè)。 要經(jīng)常在文檔中插入自己公司的信息要經(jīng)常在文檔中插入自己公司的信息 公司名稱 公司住址 聯(lián)系電話 聯(lián)系人姓名 QQ 號(hào)碼 可以先選定這些內(nèi)容，再單擊工具自動(dòng)更正在

17、替換框中輸入 標(biāo)記名稱(如“公司信息”)添加確定，以后凡是在文檔中要用到這個(gè) 信息的地方鍵入“公司信息” （不要引號(hào)）這幾個(gè)字后就自動(dòng)替換成： 公司名稱 公司住址 聯(lián)系電話 聯(lián)系人姓名 QQ 號(hào)碼 說(shuō)明：有些輸入法不支持這個(gè)功能，鍵入標(biāo)記名稱后要按一下空 格才行。 快速換頁(yè)的方法快速換頁(yè)的方法 雙擊某頁(yè)的右下腳，光標(biāo)即可定位在那里，然后按回車直到換頁(yè)。 ctrl回車點(diǎn)插入按紐，分隔符，選中分頁(yè)符，然后確認(rèn)就 OK 了 ！ 表格的簡(jiǎn)單調(diào)整寬度表格的簡(jiǎn)單調(diào)整寬度 鼠標(biāo)放在表格的右邊框上帶鼠標(biāo)變成可以調(diào)整大小的時(shí)候 雙擊雙擊 根據(jù)表格內(nèi)的內(nèi)容調(diào)節(jié)表格大小【更多精彩，盡在軍事第一播 報(bào)】 代替金山詞霸

18、代替金山詞霸 點(diǎn)工具語(yǔ)言翻譯，在右邊出現(xiàn)的搜索框中輸入要查的單 詞，回車就可以翻譯了。可以選擇英語(yǔ)翻成中文或中文翻成英語(yǔ)。 第一次使用可能要安裝。 Alt鍵實(shí)現(xiàn)標(biāo)尺的精確定位鍵實(shí)現(xiàn)標(biāo)尺的精確定位 如果你經(jīng)常使用水平標(biāo)尺來(lái)精確定位標(biāo)簽、頁(yè)邊框、首字縮進(jìn)及 頁(yè)面對(duì)象的位置，那么你點(diǎn)擊標(biāo)尺設(shè)置頁(yè)邊框或標(biāo)簽時(shí)，您只可以將其設(shè) 置為 1 字符或 2 字符，但不能設(shè)為 1.5 字符！要想設(shè)置更為精確的度量單 位（例如百分之幾字符） ，在按住Alt鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊并移動(dòng)標(biāo)尺或邊框， 此時(shí)標(biāo)尺將用數(shù)字精確顯示出當(dāng)前的位置為百分之幾字符位置。 用用“記事本記事本”去除格式（哇！這招我常常用的）去除格式（哇！這招我

19、常常用的） 網(wǎng)頁(yè)上 COPY 下來(lái)的東西往往都是有網(wǎng)格的，如果直接粘貼在 WORD 中會(huì)雜亂無(wú)章。先粘貼到記事本當(dāng)中，再粘貼到 WORD 中，就可 以去除網(wǎng)格等格式，再全選選擇清除格式，居中再取消居中即可取消所有 格式?？梢灾苯釉?WORD 中進(jìn)行：（菜單）編輯/選擇性粘貼/無(wú)格式 文本/確定。這樣省事多了。 快速將文檔轉(zhuǎn)換成圖片快速將文檔轉(zhuǎn)換成圖片 先把欲想轉(zhuǎn)換的文檔保存退出.如:保存在桌面 然后新建一個(gè)文件.把想轉(zhuǎn)換的文檔(鼠標(biāo)左建按住該文檔不放)直 接施放在頁(yè)面上 恢復(fù)恢復(fù) office 的默認(rèn)設(shè)置的默認(rèn)設(shè)置 比如不小心把 word 設(shè)置亂了(如刪了菜單欄等等). 查找 normal.d

20、ot 直接刪除. 下一次啟動(dòng) word 會(huì)恢復(fù)默認(rèn)值. 讓讓 Word 只粘貼網(wǎng)頁(yè)中的文字而自動(dòng)去除圖形和版式只粘貼網(wǎng)頁(yè)中的文字而自動(dòng)去除圖形和版式 方法一、選中需要的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容并按“Ctrl C”鍵復(fù)制，打開(kāi) Word，選擇菜單“編輯”“選擇性粘貼” ，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“無(wú) 格式文本” 。 方法二、選中需要的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容并按“Ctrl C” 鍵復(fù)制，打開(kāi)記事 本等純文本編輯工具，按“Ctrl V”鍵將內(nèi)容粘貼到這些文本編輯器中，然 后再?gòu)?fù)制并粘貼到 Word 中。 Ctrl+ Alt +F 可以輸入腳注 這個(gè)對(duì)于經(jīng)常寫(xiě)論文的朋友應(yīng)該有點(diǎn)幫助。 將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成中文數(shù)字或序號(hào)將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成

21、中文數(shù)字或序號(hào) 1、先輸入阿拉伯?dāng)?shù)字(如 1234)，全選中，單擊“插入/數(shù)字/數(shù)字 類型（壹、貳）/確定” ，即變?yōu)榇髮?xiě)數(shù)字（如壹仟貳佰叁拾肆） ，會(huì)計(jì) 朋友非常適用。 2、其他像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，羅馬數(shù)字 等的轉(zhuǎn)換，可參考上法。 Word 中的常用快捷鍵吧中的常用快捷鍵吧 “字體”對(duì)話框 Ctrl D 選擇框式工具欄中的“字體”框 Ctrl Shift F 加粗 Ctrl B 傾斜 Ctrl I 下劃線 Ctrl U【更多精彩，盡在軍事第一播報(bào) 】 “上標(biāo)”效果 Ctrl Shift = “下標(biāo)”效果 Ctrl = “關(guān)閉”命令 Ctrl W Word 快捷鍵一覽表快捷鍵一覽

22、表 序號(hào) 快捷鍵 CTRL 代表意義 1Z撤消 2A全選 3X剪切 4C復(fù)制 5V粘貼 6S保存 7B加粗 8 Q左對(duì)齊 9E據(jù)中 10R右對(duì)齊 11放大 22縮小 12N新建文檔 13I字體傾斜 14W退出 15P打印 16U下劃線 17O打開(kāi) 18k插入超級(jí)連接 19F查找 20H替換 21G定位 23Ctrl Alt L帶括號(hào)的編號(hào) 24Ctrl Alt ._ 25Alt 數(shù)字區(qū)位碼輸入 26Ctrl Alt Del關(guān)機(jī) 27Ctrl Alt Shift ? 28Ctrl Alt Shift !? 29Alt Ctrl E？ 30Alt Ctrl R? 31Alt Ctrl T? 32A

23、lt Ctrl Ctrl？ 33Ctrl D格式字體 34Ctrl Shift = 上標(biāo) 35Ctrl =下標(biāo) 36Ctrl Shift 放大字體 37Ctrl Shift =100 就是一個(gè)邏輯表達(dá)式， 如果 A1 單元格中的值大于等于 100 時(shí)，表達(dá)式結(jié)果即為 TRUE，否則結(jié)果 為 FALSE;value_if_true 表示當(dāng) logical_test 為真時(shí)返回的值，也可是公式; value_if_false 表示當(dāng) logical_test 為假時(shí)返回的值或其他公式。所以形如公 式“IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格 B1 到 C

24、1 內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時(shí)，區(qū)域 B1 到 C1 中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運(yùn) 算。反之，單元格 B1 到 C1 內(nèi)沒(méi)有任何數(shù)值，求和為假，那么存放計(jì)算結(jié) 果的單元格顯示為一個(gè)空白單元格。 批量求和批量求和 對(duì)數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外，對(duì) 于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)?mn 的矩陣型， 并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其 右邊一列或下面一行，也可以兩者同時(shí)選中，單擊“常用”工具條上的“”圖 標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動(dòng)生成求和公式，并且系統(tǒng)能 自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。 對(duì)

25、相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和對(duì)相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 如果要將單元格 B2 至 B5 的數(shù)據(jù)之和填入單元格 B6 中，操作如下: 先選定單元格 B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)“”;接著用 鼠標(biāo)單擊單元格 B2 并一直拖曳至 B5，選中整個(gè) B2B5 區(qū)域，這時(shí)在編 輯欄和 B6 中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“”（或按 Enter 鍵）確認(rèn)，公式即建立完畢。此時(shí)如果在 B2 到 B5 的單元格中任意輸入數(shù) 據(jù)，它們的和立刻就會(huì)顯示在單元格 B6 中。 同樣的，如果要將單元格 B2 至 D2 的數(shù)據(jù)之和填入單元格 E2 中，也是采用類似的操作，但橫向操作時(shí) 要注意

26、:對(duì)建立公式的單元格(該例中的 E2)一定要在“單元格格式”對(duì)話框中 的“水平對(duì)齊”中選擇“常規(guī)”方式 , 這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會(huì)影響到 旁邊的單元格。 如果還要將 C2 至 C5、D2 至 D5、E2 至 E5 的數(shù)據(jù)之和分 別填入 C6、D6 和 E6 中，則可以采取簡(jiǎn)捷的方法將公式復(fù)制到 C6、D6 和 E6 中:先選取已建立了公式的單元格 B6，單擊常用工具欄中的“復(fù)制”圖 標(biāo)，再選中 C6 到 E6 這一區(qū)域，單擊“粘貼”圖標(biāo)即可將 B6 中已建立的公 式相對(duì)復(fù)制到 C6、D6 和 E6 中。 對(duì)不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和對(duì)不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 假如要將單元格 B2、C5 和 D

27、4 中的數(shù)據(jù)之和填入 E6 中，操作如下: 先選定單元格 E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)“”;接著單擊 單元格 B2，鍵入“， ”，單擊 C5，鍵入“， ”，單擊 D4，這時(shí)在編輯欄和 E6 中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4） ”，確認(rèn)后公式即建立完畢。 利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì) 算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出 的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè) 單位值。在 Excel 中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式） ，分母是各 個(gè)

28、量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán) 平均值。 自動(dòng)求和自動(dòng)求和 在老一些的 Excel 版本中，自動(dòng)求和特性雖然使用方便，但功能有限。 在 Excel 2002 中，自動(dòng)求和按鈕被鏈接到一個(gè)更長(zhǎng)的公式列表，這些公式 都可以添加到你的工作表中。借助這個(gè)功能更強(qiáng)大的自動(dòng)求和函數(shù)，你可 以快速計(jì)算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及 更多。使用方法是:單擊列號(hào)下邊要計(jì)算的單元格，或者單擊行號(hào)右邊要計(jì) 算的單元格，單擊常用工具欄上自動(dòng)求和按鈕右邊的箭頭，并單擊要用的 公式，然后按 Enter。 用記事本編輯公式用記事本編輯公式 在工作表中編輯公式時(shí)，需要不

29、斷查看行列的坐標(biāo)，當(dāng)編輯的公式很 長(zhǎng)時(shí)，編輯欄所占據(jù)的屏幕面積越來(lái)越大，正好將列坐標(biāo)遮擋，想看而看 不見(jiàn),非常不便！能否用其它方法來(lái)編輯公式呢？ 打開(kāi)記事本，在里面編 輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動(dòng)條,其結(jié)果又是純文本格 式，可以在編輯后直接粘貼到對(duì)應(yīng)的單元格中而勿需轉(zhuǎn)換，既方便，又避 免了以上不足。 防止編輯欄顯示公式防止編輯欄顯示公式 有時(shí)，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式 的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方 法設(shè)置: 右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格 式”，單擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡，選中“鎖定”和“隱藏

30、”（） 。然后再單擊“工具保 護(hù)保護(hù)工作表”命令，選取“內(nèi)容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯 欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。 解決解決 SUM 函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 Excel 中 SUM 函數(shù)的參數(shù)不得超過(guò) 30 個(gè)，假如我們需要用 SUM 函數(shù) 計(jì)算 50 個(gè)單元格 A2、A4、A6、A8、A10、 A12、A96、A98、A100 的和，使用公式 SUM(A2，A4，A6，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel 會(huì)提 示“太多參數(shù)”。其實(shí)，我們只需使用雙組括號(hào)的 SUM 函數(shù);SUM( (A2，A4，A6，A96，A98，A100)即

31、可。稍作變換即提高了由 SUM 函數(shù)和其他擁有可變參數(shù)的函數(shù)的引用區(qū)域數(shù)。 在絕對(duì)與相對(duì)單元引用之間切換在絕對(duì)與相對(duì)單元引用之間切換 當(dāng)你在 Excel 中創(chuàng)建一個(gè)公式時(shí)，該公式可以使用相對(duì)單元引用，即 相對(duì)于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對(duì)單元引用，引用特定位 置上的單元。公式還可以混合使用相對(duì)單元和絕對(duì)單元。絕對(duì)引用由$后跟 符號(hào)表示，例如，$B$1 是對(duì)第一行 B 列的絕對(duì)引用。借助公式工作時(shí)，通 過(guò)使用下面這個(gè)捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對(duì)引用改變到絕 對(duì)引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇 你想要改變的引用，按下 F4 切換。 快速查看所有工

32、作表公式快速查看所有工作表公式 只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤(pán)點(diǎn)擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括 Excel 用來(lái)存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元 格公式之間來(lái)回切換，只需按下“Ctrl+”（與“”符號(hào)位于同一鍵上。在絕 大多數(shù)鍵盤(pán)上，該鍵位于“1”鍵的左側(cè)） 。 實(shí)現(xiàn)條件顯示實(shí)現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入 60 以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“不及格”;輸入 60 以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”， 用 IF 函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)分?jǐn)?shù)在 B3 單元格中，要將等級(jí)顯示在 C3 單元 格中。那么在 C3 單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí): =i

33、f(b3=60,“不及 格”， “及格”) 分“不及格”和“及格”2 個(gè)等級(jí) =if(b3=60,“不及格”， if(b3=90,“及格”， “優(yōu)秀”) 分 3 個(gè)等級(jí) =if(b3=60,“不及格”， if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”， “優(yōu)秀”) 分為 4 個(gè)等級(jí) 注意:符號(hào)為 半角，IF 與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套 7 層。 一、數(shù)據(jù)分析和管理技巧 管理加載宏管理加載宏 Excel 包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數(shù)、向?qū)А?對(duì)話框和其他工具，擴(kuò)充了工作表的基本功能。默認(rèn)情況下，每個(gè)加載宏 都配置為在第一次使用時(shí)安裝，也就是說(shuō)在第一次需要某個(gè)加載宏

34、時(shí)，都 要找 Office 光盤(pán)安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一 次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具加載 宏”，出現(xiàn)“加載宏”對(duì)話框，選擇可能對(duì)你有用的加載宏，如“分析工具庫(kù)”、 “規(guī)劃求解”、 “條件求和向?qū)А钡?，單擊“確定”，Excel 會(huì)提示所選加載宏尚 沒(méi)有安裝，詢問(wèn)是否現(xiàn)在安裝，選擇“是”，然后插入 Office 安裝光盤(pán)完成 安裝。 不要在每次啟動(dòng) Excel 時(shí)加載每個(gè)加載宏，因?yàn)檫@樣將減慢啟動(dòng)過(guò) 程，而且每個(gè)加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議你將“自動(dòng)保存”加載，井 設(shè)置適當(dāng)?shù)摹白詣?dòng)保存時(shí)間間隔”，這樣在 Excel 使用過(guò)程中能自動(dòng)創(chuàng)建

35、備 份文件，避免了掉電時(shí)丟失尚未保存的文件內(nèi)容。 在工作表之間使用超級(jí)連接在工作表之間使用超級(jí)連接 首先需要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽，然后在引用 工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接” 對(duì)話框的“鏈接到文件或 URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再 在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名，也可以通過(guò)“瀏覽” 方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃 線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn) Excel 自動(dòng)打開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的 位置處。 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù) 你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿數(shù)

36、據(jù)的鏈接: 1.打開(kāi) Internet 上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯復(fù) 制”命令; 2.打開(kāi)需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中， 單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話 框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開(kāi) Internet 工 作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和 URL 地址及工作簿位 置，如:=http:/www.J 跨表操作數(shù)據(jù)跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為 Sheet1、Sheet2 和 Sheet3 的 3 張工作表，現(xiàn)要用 Sheet1 的 D8 單元格的內(nèi)容乘以 40，

37、再加上 Sheet2 的 B8 單元格內(nèi)容乘以 60 作為 Sheet3 的 A8 單元格的內(nèi)容，則應(yīng)該在 Sheet3 的 A8 單元格輸入以下 算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860。 查看查看 Excel 中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù) 在 Excel 中，若要將距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)(如 A 列與 Z 列)進(jìn)行對(duì)比， 只能不停地移動(dòng)表格窗內(nèi)的水平滾動(dòng)條來(lái)分別查看，這樣的操作非常麻煩 而且容易出錯(cuò)。利用下面這個(gè)小技巧，你可以將一個(gè)數(shù)據(jù)表“變”成兩個(gè)， 讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。 把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動(dòng)條右側(cè) 的小塊上，鼠標(biāo)指針便會(huì)變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小

38、塊拖到工作表的 中部，你便會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框，而其中的 都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示 A 列數(shù)據(jù)， 另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示 Z 列數(shù)據(jù)，從而可以進(jìn)行輕松的比較。 如何消除縮位后的計(jì)算誤差（微軟如何消除縮位后的計(jì)算誤差（微軟 Office 技巧大賽技巧大賽 獲獎(jiǎng)作品）獲獎(jiǎng)作品） 有時(shí)我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)，但是在精度要求上只要一位， 縮位后顯示沒(méi)問(wèn)題，但其計(jì)算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具 選項(xiàng)重新計(jì)算”，選中“以顯示值為準(zhǔn)”（） ，這樣計(jì)算結(jié)果就沒(méi)有誤差 了。 事實(shí)上并不是計(jì)算上有誤差，而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用本技巧 提供的

39、方法，可以解決顯示中的問(wèn)題，但同時(shí)會(huì)改變數(shù)值的精度，在使用 前 Excel 會(huì)給你一個(gè)警告。 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算 如果某 Excel 工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù) 字取負(fù)，請(qǐng)使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個(gè)空單元格中輸入“- 1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元格。點(diǎn)擊“編 輯選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”， 所有數(shù)字將與-1 相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小 1000 或 更大倍數(shù)。 Web 查詢查詢 保持 Excel 工作表總是最新 Web

40、頁(yè)上經(jīng)常包含適合在 Excel 中進(jìn)行分 析的信息，例如，可以在 Excel 中使用直接從 Web 頁(yè)上獲取的信息分析股 票報(bào)價(jià)。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助 Web 頁(yè)上的最新信息?，F(xiàn) 在 Excel 2002 可以用可刷新 Web 查詢簡(jiǎn)化這個(gè)任務(wù)來(lái)創(chuàng)建新的可刷新 Web 查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù)的 Web 頁(yè)，把數(shù)據(jù)復(fù)制并粘 貼到 Excel 工作表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個(gè)粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記， 單擊粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的 Web 查詢，在新 建 Web 查詢對(duì)話框中，點(diǎn)擊你想要查詢的數(shù)據(jù)表前面的黃色箭頭，單擊導(dǎo) 入。 在 Excel 中

41、可以手動(dòng)或自動(dòng)刷新這個(gè)數(shù)據(jù)。手動(dòng)刷新方法如下:在外部 數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下面選中你想要的選 項(xiàng)的復(fù)選框。 注意:當(dāng)你從 Web 站點(diǎn)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)丟失一些格式或 內(nèi)容，像腳本、gif 圖像或單個(gè)單元中的數(shù)據(jù)列表。 在在 Excel 中進(jìn)行快速計(jì)算中進(jìn)行快速計(jì)算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你 將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的 水平區(qū)域。如果沒(méi)有出現(xiàn)狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標(biāo)右擊狀 態(tài)欄，然后單擊最大值，現(xiàn)在你就可以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法 可以計(jì)算選定單元格的平均值、總和、最小值。此

42、外，你還可使用該方法 計(jì)算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量（選擇計(jì)數(shù)值） ，或者計(jì)算已填充單元格的數(shù) 量（選擇計(jì)數(shù)） 。 自動(dòng)篩選前自動(dòng)篩選前 10 個(gè)個(gè) 有時(shí)你可能想對(duì)數(shù)值字段使用自動(dòng)篩選來(lái)顯示數(shù)據(jù)清單里的前 n 個(gè)最 大值或最小值，解決的方法是使用“前 10 個(gè)”自動(dòng)篩選。當(dāng)你在自動(dòng)篩選的 數(shù)值字段下拉列表中選擇“前 10 個(gè)”選項(xiàng)時(shí)，將出現(xiàn)“自動(dòng)篩選前 10 個(gè)”對(duì) 話框，這里所謂“前 10 個(gè)”是一個(gè)一般術(shù)語(yǔ)，并不僅局限于前 10 個(gè)，你可 以選擇最大或最小和定義任意的數(shù)字，比如根據(jù)需要選擇 8 個(gè)、12 個(gè)等。 同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運(yùn)算（微軟同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運(yùn)算（微軟 Office 技巧大

43、賽技巧大賽 獲獎(jiǎng)作品）獲獎(jiǎng)作品） 如果我們現(xiàn)在有多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)要和一個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除運(yùn)算， 那么一個(gè)一個(gè)運(yùn)算顯然比較麻煩，其實(shí)利用“選擇性粘貼”功能就可以實(shí)現(xiàn) 同時(shí)運(yùn)算。下面我們一起來(lái)看一個(gè)實(shí)例。 我們要將 C1、C4、C5、D3、E11 單元格數(shù)據(jù)都加上 25，那么可以這樣做:首先在一 個(gè)空白的單元格中輸入 25，選中這個(gè)單元格后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”。 然后按住 Ctrl 鍵依次點(diǎn)擊 C1、C4、C5、D3、E11 單元格，將這些單元格 選中。接下來(lái)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中 勾選“運(yùn)算”框內(nèi)的“加”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”?，F(xiàn)在我們可以看到，這些單元 格中的數(shù)據(jù)都同時(shí)被加上了 25。 讓讓 Excel 出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)提示出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)提示 Excel 除了可以對(duì)單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件并進(jìn)行檢 查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區(qū)域時(shí)顯示幫助性“輸入信息”， 也可以在用戶輸入了非法數(shù)據(jù)時(shí)提示“錯(cuò)誤警告”。 選取單元格或單元格區(qū) 域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選定“選定單元格 時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo)題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應(yīng) 輸入負(fù)數(shù)！”（） ，單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區(qū) 域時(shí)，Excel 將自動(dòng)