審計(jì)文書(shū)檔案保管期限劃分

審計(jì)文書(shū)檔案是審計(jì)檔案中的一部分，是指審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的一系列文件材料，包括自身形成和外單位發(fā)送來(lái)的兩部分。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管規(guī)定》第六條，文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。永久檔案應(yīng)向國(guó)家檔案館移交，定期檔案由本單位留存。一、永久與定期兩種保管期限涵蓋的主要內(nèi)容1.永久管的審計(jì)文書(shū)檔案反映審計(jì)部門基本歷史狀況和基本職能活動(dòng)情況、對(duì)審計(jì)部門和社會(huì)具有永久利用價(jià)值的文件材料。其中基本歷史狀況包括審計(jì)部門的歷史來(lái)源、職能體系、機(jī)構(gòu)變遷、人員狀況、物力狀況?；韭毮芑顒?dòng)包括審計(jì)部門的管理與服務(wù)職能運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，屬于永久保管；行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益檔案，則由原來(lái)的短期或長(zhǎng)期上升到永久保管；本單位制定的法規(guī)政策性文件、召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的重要文件材料，本單位職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料，本單位關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，本單位房產(chǎn)基建、土地征用、重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料，上級(jí)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，同級(jí)、下級(jí)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料都?xì)w入永久保管。2.定期保管的審計(jì)文書(shū)檔案審計(jì)部門職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料和一般性事務(wù)管理文件材料，上級(jí)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料，上級(jí)和同級(jí)制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，同級(jí)和下級(jí)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料，下級(jí)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等未正式行文的材料，審計(jì)部門日常事務(wù)性文件材料和無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示，上級(jí)下發(fā)的關(guān)于近年或本年工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)安排，且近年內(nèi)仍有參考價(jià)值的文件材料，同級(jí)或不從屬單位協(xié)商的一般事務(wù)性文件材料，下級(jí)上報(bào)的階段性工作文件材料，原永久保管的內(nèi)部期刊、簡(jiǎn)報(bào)等文件材料歸入定期保管。二、審計(jì)文書(shū)檔案保管期限劃分的主要方法（一）根據(jù)文件形成的責(zé)任者，決定歸檔文件保管期限的長(zhǎng)短根據(jù)形成文件的責(zé)任者是本單位（系統(tǒng)）還是外單位（系統(tǒng)）來(lái)劃分。本單位、本系統(tǒng)責(zé)任者形成的內(nèi)容重要的文件材料可永久保存；內(nèi)容一般重要的可定期保存。外單位、外系統(tǒng)形成的屬本專業(yè)內(nèi)容，且重要的文件材料，可30年保存；內(nèi)容為一般的可10年保存，非本專業(yè)的文件材料一般不歸檔。根據(jù)形成文件是多個(gè)責(zé)任者還是半個(gè)責(zé)任者，是本級(jí)、上級(jí)或下級(jí)來(lái)劃分。如果形成的文件材料本單位是責(zé)任者，其保管期限就相對(duì)較長(zhǎng)；多個(gè)責(zé)任者中要區(qū)分本單位是主辦單位還是協(xié)辦單位，如果是主辦單位則視作本單位的單獨(dú)發(fā)文來(lái)劃分保管期限，如果是協(xié)辦單位，則比本單位單獨(dú)發(fā)文的保管期限稍短一些。對(duì)于本級(jí)形成的文件材料，其保管期限相對(duì)較長(zhǎng)，上級(jí)形成的文件材料比下級(jí)的保管期限要長(zhǎng)，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形成的文件材料比其他機(jī)關(guān)形成的文件材料保管期限要長(zhǎng)。根據(jù)歸檔文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的批示情況來(lái)劃分。文件材料在主送、抄報(bào)、送閱等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)上級(jí)批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)等情況，此時(shí)保管期限應(yīng)從長(zhǎng)；如有批復(fù)的請(qǐng)示一般保存30年以上，無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示一般僅保存10年。（二）根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度，決定歸檔文件保管期限的長(zhǎng)短歸檔文件內(nèi)容體現(xiàn)單位、部門的主要職能和職責(zé)、主要任務(wù)、主要工作、中心工作、主要活動(dòng)、主要工作事項(xiàng)、具有典型性的文件材料，其保管期限從長(zhǎng)；反映本單位基本歷史面貌、工作全貌、工作狀況、工作水平、工作規(guī)模、工作變化、工作發(fā)展、較長(zhǎng)時(shí)間工作情況的文件材料，其保管期限相對(duì)較長(zhǎng)；涉及個(gè)人利益，如學(xué)歷和學(xué)位證明、婚姻、安置、撫恤、優(yōu)待、補(bǔ)助、救災(zāi)扶貧等行政給予工作中形成的文件材料，一般應(yīng)作永久保管。三、某些特殊問(wèn)題檔案材料保管期限劃分的具體操作提案答復(fù)材料保管期限的劃分。審計(jì)部門對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果是主辦的，則歸檔時(shí)檔案保管期限定為永久，若是協(xié)辦的，則歸檔時(shí)定為30年保存。上級(jí)檢查、視察材料中“重要的”和“一般的”區(qū)分。黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本單位工作形成的文件材料，屬“重要的”，其保管期限較長(zhǎng)；省部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本單位工作形成的文件材料，屬“一般的”，其保管期限較短。業(yè)務(wù)文件材料區(qū)分“重要和一般”的方法。業(yè)務(wù)文件材料涉及法規(guī)性、政策性、方針性和重大業(yè)務(wù)建設(shè)內(nèi)容，屬于比較重要的，保管期限較長(zhǎng)；涉及基礎(chǔ)性、常規(guī)性、技術(shù)性內(nèi)容，屬一般業(yè)務(wù)的，保管期限較短。對(duì)行政處罰、行政復(fù)議中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”應(yīng)結(jié)合行政處罰的種類來(lái)加以區(qū)分。計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料保管期限的劃分。半年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料保管期限定為10年，年度及年度以上的歸入永久保存，月度、季度工作的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料可不歸檔。評(píng)先、處分材料保管期限的劃分。凡是縣級(jí)（含）以上開(kāi)展評(píng)先表彰活動(dòng)，無(wú)論是本行政區(qū)域內(nèi)綜合表彰，還是行業(yè)系統(tǒng)表彰，形成的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)個(gè)人的文件材料都應(yīng)永久保管，縣級(jí)以下的表彰材料歸入30年保管。對(duì)本單位有關(guān)人員受到黨紀(jì)警告、政紀(jì)警告以上處分人員的材料劃為永久保管，對(duì)受到黨紀(jì)、政紀(jì)警告處分人員的材料劃為30年保管，對(duì)受到通報(bào)批評(píng)的材料劃為10年保管。紀(jì)檢、監(jiān)察方面材料中“重要的”與“一般的”區(qū)分。違規(guī)違紀(jì)程度只達(dá)到受警告處分條件的，所形成的相關(guān)綜合性報(bào)告、調(diào)查材料就屬“一般的”，其檔案保管期限劃定為30年；違規(guī)違紀(jì)的程度達(dá)到受警告以上處分條件的，形成的相關(guān)綜合性報(bào)告、調(diào)查材料就屬“重要的”，其檔案保管期限界定為永久；如果調(diào)查結(jié)論是查無(wú)實(shí)據(jù)，形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料歸檔時(shí)其保管期限劃定為10年。紀(jì)檢、監(jiān)察工作年度綜合性工作報(bào)告，歸檔時(shí)其保管期限劃定為永久保管，年度以下的可劃定為10年保管。黨工團(tuán)專項(xiàng)活動(dòng)文件材料保管期限的劃分。黨工團(tuán)專項(xiàng)活動(dòng)的重要性不僅要根據(jù)其規(guī)模，還要根據(jù)其影響力，如：“保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)”形成的階段報(bào)告、總結(jié)，“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣”、“深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀”等教育活動(dòng)形成的報(bào)告、總結(jié)都很重要，這類活動(dòng)屬于重要專項(xiàng)活動(dòng)，其文件材料歸檔時(shí)應(yīng)劃分為永久保管。信訪舉報(bào)材料保管期限的劃分。人民來(lái)信來(lái)訪如果沒(méi)有處理結(jié)果的暫不歸檔；有處理結(jié)果的，文件材料在歸檔時(shí)要看是否有領(lǐng)導(dǎo)重要批示，如果對(duì)解決來(lái)信來(lái)訪有明確態(tài)度、方式或方法，對(duì)事態(tài)發(fā)展態(tài)勢(shì)的估計(jì)等，歸檔時(shí)應(yīng)劃定為永久保管期限；如果是泛泛批示、圈閱等，歸檔時(shí)其檔案保管期限一般劃定為30年。單位產(chǎn)權(quán)方面文件材料保管期限的劃分。產(chǎn)權(quán)證、土地證等一般定為永久保管。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)決算資料保管期限的劃分。財(cái)務(wù)決算報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門的批復(fù)歸入文書(shū)檔案永久保管期限。上級(jí)制發(fā)的業(yè)務(wù)文件“重要的”和“一般的”區(qū)分。區(qū)分原則在于把握上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的，屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性，具有政策性、法規(guī)性、方針性的業(yè)務(wù)文件材料其保管期限為30年，反之其保管期限為10年。上級(jí)、同級(jí)的非主