廣告部采購(gòu)流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范廣告部采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保證廣告制作與投放所需物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司廣告部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于廣告制作材料、設(shè)備租賃、廣告投放渠道購(gòu)買、廣告策劃及創(chuàng)意服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供應(yīng)商，以保障廣告項(xiàng)目的最終效果。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，通過(guò)合理的采購(gòu)策略降低采購(gòu)費(fèi)用，提高采購(gòu)效益。4.公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)需求的提出與審批（一）需求部門廣告部各項(xiàng)目組根據(jù)廣告策劃和制作要求，負(fù)責(zé)提出具體的采購(gòu)需求。需求應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等詳細(xì)信息。（二）需求審批1.采購(gòu)需求提出后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《廣告部采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)內(nèi)容、預(yù)算金額等。2.申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目組組長(zhǎng)審核簽字后，提交廣告部經(jīng)理審批。廣告部經(jīng)理應(yīng)從項(xiàng)目整體需求、預(yù)算合理性等方面進(jìn)行審查，對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目（預(yù)算超過(guò)[X]元），需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集潛在供應(yīng)商的基本信息，包括公司概況、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.通過(guò)多種渠道尋找供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)案例等資料，評(píng)估其是否符合公司采購(gòu)要求。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，篩選出合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫(kù)，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期（每季度或每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面。2.設(shè)立評(píng)估指標(biāo)體系，如質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、價(jià)格優(yōu)惠率、客戶投訴率等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化考核。3.根據(jù)評(píng)估和考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)或增加合作機(jī)會(huì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益得到保障。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)需求和廣告項(xiàng)目進(jìn)度安排，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。2.對(duì)于批量采購(gòu)或有時(shí)間要求的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。（二）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。招標(biāo)采購(gòu)：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購(gòu)項(xiàng)目。按照公司招標(biāo)管理辦法的規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。詢價(jià)采購(gòu)：適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足、價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。按照公司單一來(lái)源采購(gòu)管理辦法的規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)后進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)的具體內(nèi)容、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單應(yīng)符合公司合同管理規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.到貨后，由需求部門按照采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單的要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。對(duì)于重要物資或服務(wù)，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《廣告部采購(gòu)驗(yàn)收單》，經(jīng)采購(gòu)人員、需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，作為付款的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（四）采購(gòu)付款1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單的約定，在驗(yàn)收合格且收到供應(yīng)商開具的合法有效的發(fā)票后，填寫《廣告部采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料。2.《廣告部采購(gòu)付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)部門審核后，按照公司資金審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)在合同中明確預(yù)付款的比例和支付條件，并嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。在支付預(yù)付款后，應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保預(yù)付款的安全和有效使用。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如物資質(zhì)量不符合要求、服務(wù)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)等）、合同風(fēng)險(xiǎn)（如合同條款漏洞、合同履行糾紛等）、付款風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商逾期交貨、發(fā)票虛假等）等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握物資或服務(wù)價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量。與多家供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，嚴(yán)格按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，制定規(guī)范的合同模板，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同條款漏洞。在簽訂合同前，組織法律、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。跟蹤合同履行情況，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免合同糾紛。4.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格審核供應(yīng)商的發(fā)票真實(shí)性和合法性，防止虛假發(fā)票。在合同中明確付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)付款環(huán)節(jié)的監(jiān)控，確保按時(shí)、足額付款。對(duì)于逾期交貨的供應(yīng)商，按照合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)或追究違約責(zé)任。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)廣告部采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本管理辦法及公司相關(guān)規(guī)定，采購(gòu)過(guò)程是否合規(guī)、透明，采購(gòu)結(jié)果是否合理、有效。2.廣告部應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)人員定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，接受部門內(nèi)部監(jiān)督。（二）投訴處理設(shè)立投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)行為的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。七、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司廣告部負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本管理辦法將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況的變化適時(shí)進(jìn)行修訂和完善