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教輔資料流通管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司教輔資料流通管理,規(guī)范教輔資料的采購(gòu)、存儲(chǔ)、銷售、配送等環(huán)節(jié),確保教輔資料質(zhì)量,保障學(xué)生和家長(zhǎng)的合法權(quán)益,依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及教輔資料采購(gòu)、存儲(chǔ)、銷售、配送等業(yè)務(wù)活動(dòng)的各部門及相關(guān)工作人員。(三)基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī),確保教輔資料的流通活動(dòng)合法合規(guī),不得從事任何違法違規(guī)行為。2.質(zhì)量第一原則把教輔資料質(zhì)量放在首位,建立健全質(zhì)量控制體系,從源頭把控資料質(zhì)量,為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、可靠的學(xué)習(xí)資料。3.服務(wù)至上原則以滿足學(xué)生和家長(zhǎng)的需求為出發(fā)點(diǎn),優(yōu)化服務(wù)流程,提高服務(wù)水平,確保教輔資料及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。4.安全高效原則加強(qiáng)教輔資料流通環(huán)節(jié)的安全管理,確保資料存儲(chǔ)、運(yùn)輸安全,提高工作效率,降低運(yùn)營(yíng)成本。二、采購(gòu)管理(一)供應(yīng)商選擇1.資質(zhì)審查采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商資質(zhì)審查制度,對(duì)擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行全面考察。審查內(nèi)容包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、出版物經(jīng)營(yíng)許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照的合法性和有效性,以及供應(yīng)商的信譽(yù)、業(yè)績(jī)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等方面。2.實(shí)地考察對(duì)于重要供應(yīng)商,采購(gòu)部門應(yīng)組織實(shí)地考察,了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、倉(cāng)儲(chǔ)條件等情況,確保供應(yīng)商具備提供符合質(zhì)量要求的教輔資料的能力。3.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行整改或淘汰。(二)采購(gòu)計(jì)劃制定1.市場(chǎng)調(diào)研采購(gòu)部門應(yīng)定期開展市場(chǎng)調(diào)研,了解教育市場(chǎng)需求動(dòng)態(tài)、教輔資料的品種、價(jià)格、質(zhì)量等信息,為制定采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)。2.需求預(yù)測(cè)結(jié)合學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生人數(shù)變化等因素,對(duì)教輔資料的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。同時(shí),充分征求各部門及學(xué)校的意見(jiàn),確保采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。3.采購(gòu)計(jì)劃審批采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。審批內(nèi)容包括采購(gòu)數(shù)量、品種、預(yù)算等方面,確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司實(shí)際需求和財(cái)務(wù)預(yù)算。(三)采購(gòu)合同簽訂1.合同條款明確采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求,避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.合同審核采購(gòu)合同簽訂前,應(yīng)提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查,提出修改意見(jiàn),確保合同的有效性和可操作性。3.合同簽訂與存檔采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效,并由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)存檔。合同執(zhí)行過(guò)程中,如有變更或補(bǔ)充,應(yīng)及時(shí)簽訂書面協(xié)議,并按原合同存檔要求進(jìn)行管理。三、存儲(chǔ)管理(一)倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局1.倉(cāng)庫(kù)選址倉(cāng)庫(kù)應(yīng)選擇交通便利、地勢(shì)較高、通風(fēng)良好、干燥防潮的地點(diǎn),確保教輔資料存儲(chǔ)安全。2.功能分區(qū)根據(jù)教輔資料的類別、特性等因素,對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理的功能分區(qū),如教材區(qū)、練習(xí)冊(cè)區(qū)、工具書區(qū)等。同時(shí),設(shè)置必要的通道、貨架、貨位等設(shè)施,便于貨物的存放和搬運(yùn)。3.環(huán)境要求倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件,配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備,確保教輔資料存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。(二)貨物入庫(kù)管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定嚴(yán)格的貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),對(duì)入庫(kù)的教輔資料進(jìn)行逐批驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面,確保入庫(kù)資料符合采購(gòu)合同要求。2.驗(yàn)收流程貨物到貨后,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的貨物應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù),填寫入庫(kù)單,并在入庫(kù)單上注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗(yàn)收不合格的貨物應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通,協(xié)商處理辦法。3.入庫(kù)登記倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照入庫(kù)單的內(nèi)容,將貨物準(zhǔn)確無(wú)誤地存放到相應(yīng)的貨位上,并建立貨物庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄貨物的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、品種、規(guī)格、存放位置等信息,確保賬實(shí)相符。(三)貨物存儲(chǔ)管理1.分類存放按照教輔資料的類別、品種、規(guī)格等進(jìn)行分類存放,便于查找和管理。同時(shí),對(duì)不同類別的貨物應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌,標(biāo)明貨物的名稱、規(guī)格、存放位置等信息。2.庫(kù)存盤點(diǎn)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn),確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定,一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況,應(yīng)及時(shí)查明原因,并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.貨物保管加強(qiáng)對(duì)教輔資料的保管,采取必要的防護(hù)措施,防止貨物損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的貨物,應(yīng)采取防潮、防蟲、防霉等措施進(jìn)行保管。(四)貨物出庫(kù)管理1.出庫(kù)流程根據(jù)銷售訂單或?qū)W校需求,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理貨物出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)時(shí),應(yīng)核對(duì)出庫(kù)單與庫(kù)存臺(tái)賬的一致性,確保出庫(kù)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.發(fā)貨核對(duì)貨物發(fā)貨前,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)與發(fā)貨人員進(jìn)行核對(duì),確保發(fā)貨數(shù)量、品種、規(guī)格等與出庫(kù)單一致。發(fā)貨人員應(yīng)在發(fā)貨單上簽字確認(rèn),注明發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式等信息。3.出庫(kù)登記貨物出庫(kù)后,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬,記錄貨物的出庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、品種、規(guī)格、去向等信息。同時(shí),將出庫(kù)單、發(fā)貨單等相關(guān)憑證進(jìn)行整理歸檔,以備查閱。四、銷售管理(一)銷售渠道拓展1.市場(chǎng)調(diào)研了解教育市場(chǎng)銷售渠道的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì),分析不同銷售渠道的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),為拓展銷售渠道提供依據(jù)。2.渠道選擇根據(jù)公司的產(chǎn)品特點(diǎn)、市場(chǎng)定位和銷售目標(biāo),選擇合適的銷售渠道,如學(xué)校直銷、書店代銷、電商平臺(tái)銷售等。同時(shí),積極開拓新的銷售渠道,不斷擴(kuò)大市場(chǎng)份額。3.渠道合作與各銷售渠道建立良好的合作關(guān)系,簽訂合作協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)與渠道合作伙伴的溝通與協(xié)調(diào),共同做好市場(chǎng)推廣和銷售工作。(二)銷售價(jià)格管理1.價(jià)格制定原則銷售價(jià)格應(yīng)根據(jù)成本、市場(chǎng)需求、競(jìng)爭(zhēng)狀況等因素綜合制定,確保價(jià)格合理、具有競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí),應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,不得進(jìn)行不正當(dāng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)。2.價(jià)格調(diào)整根據(jù)市場(chǎng)變化和公司經(jīng)營(yíng)策略,適時(shí)調(diào)整銷售價(jià)格。價(jià)格調(diào)整前,應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和成本核算,確保價(jià)格調(diào)整的合理性和可行性。價(jià)格調(diào)整后,應(yīng)及時(shí)通知各銷售渠道和客戶。3.價(jià)格監(jiān)督加強(qiáng)對(duì)銷售價(jià)格的監(jiān)督管理,防止出現(xiàn)價(jià)格欺詐、低價(jià)傾銷等違法行為。定期對(duì)銷售價(jià)格進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。(三)銷售合同簽訂1.合同條款明確銷售合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求,避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.合同審核銷售合同簽訂前,應(yīng)提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查,提出修改意見(jiàn),確保合同的有效性和可操作性。3.合同簽訂與存檔銷售合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效,并由銷售部門負(fù)責(zé)存檔。合同執(zhí)行過(guò)程中,如有變更或補(bǔ)充,應(yīng)及時(shí)簽訂書面協(xié)議,并按原合同存檔要求進(jìn)行管理。(四)售后服務(wù)管理1.售后服務(wù)內(nèi)容建立健全售后服務(wù)體系,為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的售后服務(wù)。售后服務(wù)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題處理、退換貨服務(wù)、咨詢解答、客戶投訴處理等方面。2.售后服務(wù)流程制定詳細(xì)的售后服務(wù)流程,明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和工作要求。客戶反饋問(wèn)題后,應(yīng)及時(shí)受理,并按照流程進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給客戶,確??蛻魸M意。3.客戶滿意度調(diào)查定期開展客戶滿意度調(diào)查,了解客戶對(duì)公司產(chǎn)品和服務(wù)的評(píng)價(jià)和意見(jiàn)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果,分析存在的問(wèn)題,采取有效措施加以改進(jìn),不斷提高客戶滿意度。五、配送管理(一)配送方式選擇1.配送模式評(píng)估根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模、客戶分布、運(yùn)輸成本等因素,對(duì)不同的配送模式進(jìn)行評(píng)估,選擇合適的配送方式,如自營(yíng)配送、第三方物流配送等。2.合作伙伴選擇如選擇第三方物流配送,應(yīng)建立嚴(yán)格的合作伙伴選擇標(biāo)準(zhǔn),對(duì)擬合作的物流企業(yè)進(jìn)行全面考察??疾靸?nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、運(yùn)輸能力、價(jià)格等方面。3.合作協(xié)議簽訂與選定的配送合作伙伴簽訂合作協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括配送范圍、配送時(shí)間、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算等條款。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)配送合作伙伴的監(jiān)督與管理,確保其按照協(xié)議要求提供優(yōu)質(zhì)的配送服務(wù)。(二)配送計(jì)劃制定1.訂單匯總銷售部門應(yīng)及時(shí)將客戶訂單信息匯總至配送部門,配送部門根據(jù)訂單數(shù)量、品種、交貨期等因素,制定詳細(xì)的配送計(jì)劃。2.車輛調(diào)度根據(jù)配送計(jì)劃,合理安排配送車輛,確保車輛的裝載率和運(yùn)輸效率。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)車輛的調(diào)度管理,及時(shí)處理車輛故障、交通擁堵等突發(fā)情況,確保配送任務(wù)按時(shí)完成。3.路線規(guī)劃優(yōu)化配送路線,提高配送效率,降低運(yùn)輸成本。路線規(guī)劃應(yīng)充分考慮交通狀況、客戶分布、送貨時(shí)間等因素,確保配送路線合理、便捷。(三)貨物配送管理1.貨物裝載按照配送計(jì)劃,將貨物準(zhǔn)確無(wú)誤地裝載到配送車輛上。裝載過(guò)程中,應(yīng)注意貨物的擺放順序、固定方式等,確保貨物運(yùn)輸安全。2.運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控加強(qiáng)對(duì)貨物運(yùn)輸過(guò)程的監(jiān)控,通過(guò)GPS定位系統(tǒng)等手段,實(shí)時(shí)掌握車輛的行駛軌跡和貨物狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.貨物交付配送車輛到達(dá)目的地后,應(yīng)按照客戶要求及時(shí)辦理貨物交付手續(xù)。交付過(guò)程中,應(yīng)核對(duì)貨物的數(shù)量、品種、規(guī)格等信息,確保交付貨物與訂單一致。同時(shí),要求客戶在送貨單上簽字確認(rèn)。(四)配送費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用核算定期對(duì)配送費(fèi)用進(jìn)行核算,確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無(wú)誤。核算內(nèi)容包括運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、裝卸費(fèi)用等方面。2.費(fèi)用支付根據(jù)合作協(xié)議,及時(shí)支付配送合作伙伴的費(fèi)用。支付前,應(yīng)核對(duì)費(fèi)用明細(xì)和發(fā)票信息,確保支付金額準(zhǔn)確無(wú)誤。3.成本控制加強(qiáng)對(duì)配送成本的控制,通過(guò)優(yōu)化配送流程、合理安排車輛、降低運(yùn)輸損耗等措施,降低配送成本,提高公司經(jīng)濟(jì)效益。六、質(zhì)量管理(一)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.依據(jù)法律法規(guī)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定教輔資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋產(chǎn)品的內(nèi)容質(zhì)量、印刷質(zhì)量、裝幀質(zhì)量等方面。2.內(nèi)部審核定期對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行內(nèi)部審核,確保質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性和有效性。同時(shí),根據(jù)市場(chǎng)需求和行業(yè)發(fā)展變化,及時(shí)修訂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.標(biāo)準(zhǔn)公示將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)向供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方進(jìn)行公示,確保各方了解并遵守質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。(二)質(zhì)量控制措施1.采購(gòu)環(huán)節(jié)質(zhì)量控制加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制,嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的教輔資料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通,要求其采取整改措施或退換貨。2.存儲(chǔ)環(huán)節(jié)質(zhì)量控制做好存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制工作,確保教輔資料在存儲(chǔ)過(guò)程中不受損壞、變質(zhì)。定期對(duì)庫(kù)存資料進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)處理。3.銷售環(huán)節(jié)質(zhì)量控制在銷售環(huán)節(jié),加強(qiáng)對(duì)教輔資料質(zhì)量的檢查,確保銷售給客戶的資料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。如客戶反饋質(zhì)量問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)處理,保障客戶權(quán)益。(三)質(zhì)量監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督建立內(nèi)部質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制,定期對(duì)教輔資料流通各環(huán)節(jié)的質(zhì)量情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括采購(gòu)合同執(zhí)行情況、貨物驗(yàn)收情況、庫(kù)存管理情況、銷售服務(wù)情況等方面。2.外部監(jiān)督積極配合相關(guān)部門的質(zhì)量監(jiān)督檢查工作,接受社會(huì)各界的監(jiān)督。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)整改,確保公司教輔資料流通活動(dòng)符合質(zhì)量要求。3.質(zhì)量問(wèn)題處理對(duì)于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查分析,查明原因,采取有效措施進(jìn)行處理。同時(shí),對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤記錄,防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。七、信息管理(一)信息系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)規(guī)劃根據(jù)公司教輔資料流通管理的實(shí)際需求,制定信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃。信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購(gòu)、存儲(chǔ)、銷售、配送、質(zhì)量等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享和協(xié)同工作。2.系統(tǒng)選型按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃,進(jìn)行系統(tǒng)選型。選型過(guò)程中,應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、穩(wěn)定性等因素,選擇適合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的信息系統(tǒng)。3.系統(tǒng)實(shí)施與上線組織專業(yè)人員進(jìn)行信息系統(tǒng)的實(shí)施和上線工作。實(shí)施過(guò)程中,應(yīng)做好數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)測(cè)試、用戶培訓(xùn)等工作,確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。(二)數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)明確各部門在數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)方面的職責(zé),確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求錄入數(shù)據(jù),定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和維護(hù),保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的安全管理,采取必要的安全防護(hù)措施,防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。設(shè)置不同的用戶權(quán)限,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)管理,確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.數(shù)據(jù)分析與利用充分利用信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源,開展數(shù)據(jù)分析工作。通過(guò)數(shù)據(jù)分析,了解公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和潛在風(fēng)險(xiǎn),為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。(三)信息溝通與共享1.內(nèi)部溝通建立內(nèi)部信息溝通機(jī)制,加

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