哈爾濱公章管理辦法總則目的與依據(jù)本辦法旨在加強(qiáng)哈爾濱地區(qū)各公司/組織公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定本辦法。適用范圍本辦法適用于哈爾濱地區(qū)所有在工商行政管理部門(mén)登記注冊(cè)的公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)使用公章的行為。定義本辦法所稱公章，是指公司/組織在工商行政管理部門(mén)登記備案的，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。公章的刻制與備案刻制要求1.公司/組織需要刻制公章時(shí)，應(yīng)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等。2.公安機(jī)關(guān)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)刻制。3.公章的刻制必須由公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行，確保公章的質(zhì)量和安全性。備案登記1.公章刻制完成后，公司/組織應(yīng)及時(shí)將公章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。2.同時(shí)，應(yīng)將公章的啟用時(shí)間、保管人等信息在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行登記，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。公章的保管保管原則1.公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章管理規(guī)定。2.公章保管人應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜、丟失或損壞。保管方式1.公章應(yīng)存放在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保險(xiǎn)柜或安全箱的鑰匙應(yīng)由保管人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.公章保管人因特殊原因需要暫時(shí)離開(kāi)崗位時(shí)，應(yīng)將公章交予公司/組織指定的臨時(shí)保管人，并辦理交接手續(xù)。保管責(zé)任1.公章保管人對(duì)公章的安全保管負(fù)有直接責(zé)任，如因保管不善導(dǎo)致公章被盜、丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.公司/組織應(yīng)定期對(duì)公章保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。公章的使用使用范圍1.公章的使用必須嚴(yán)格按照公司/組織的規(guī)定和審批程序進(jìn)行，僅限于與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的正式文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等。2.嚴(yán)禁將公章用于任何違法違規(guī)或與公司/組織業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。使用流程1.用章申請(qǐng)：使用公章前，需填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章內(nèi)容、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)公司/組織的規(guī)定，《公章使用申請(qǐng)表》需報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可使用公章。3.用章登記：公章保管人在用章前，應(yīng)對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在用章登記本上進(jìn)行登記，記錄用章時(shí)間、用章內(nèi)容、用章人等信息。4.用章蓋章：公章保管人應(yīng)在指定的位置加蓋公章，并確保公章清晰、端正、完整。5.用章后處理：用章完畢后，公章保管人應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件歸檔保存，并將用章登記本交予專人保管。使用審批權(quán)限1.一般事項(xiàng)用章：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要事項(xiàng)用章：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)法定代表人審批。3.涉及財(cái)務(wù)、合同等重大事項(xiàng)用章：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)法定代表人審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。公章的停用與銷毀停用條件1.公司/組織名稱變更、注銷或因其他原因不再使用公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章停用手續(xù)。2.公章出現(xiàn)損壞、遺失等情況時(shí)，應(yīng)立即停止使用，并辦理相關(guān)手續(xù)。停用程序1.公章保管人應(yīng)填寫(xiě)《公章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)公司/組織的規(guī)定，《公章停用申請(qǐng)表》需報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可停用公章。3.停用登記：公章保管人在停用公章后，應(yīng)在用章登記本上進(jìn)行登記，記錄停用時(shí)間、停用原因等信息。4.封存保管：停用的公章應(yīng)及時(shí)封存，并妥善保管，防止公章被誤用或丟失。銷毀程序1.對(duì)于不再使用或已損壞的公章，公司/組織應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《公章銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀原因、銷毀公章的名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.審批：根據(jù)公司/組織的規(guī)定，《公章銷毀申請(qǐng)表》需報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可銷毀公章。4.銷毀方式：公章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔毀等不可恢復(fù)的方式進(jìn)行，確保公章無(wú)法被重新使用。5.銷毀記錄：公章銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人等信息，形成銷毀記錄。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全公章管理制度，加強(qiáng)對(duì)公章使用的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)公章保管、使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，確保公章使用的合法性、合規(guī)性。外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)接受當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，如實(shí)提供公章管理的有關(guān)資料和情況。2.對(duì)于違反公章管理規(guī)定的行為，公司/組織應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。法律責(zé)任違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章或未按規(guī)定程序使用公章的，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因公章保管不善導(dǎo)致公章被盜、丟失或損壞的，保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。賠償責(zé)任1.因公章使用不當(dāng)給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任