樣品申領(lǐng)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品申領(lǐng)流程，加強樣品管理，確保樣品的合理使用與妥善保管，提高工作效率，保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及員工在業(yè)務(wù)活動中涉及的樣品申領(lǐng)行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：樣品申領(lǐng)與使用必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，不得從事任何違法違規(guī)行為。2.必要性原則：樣品申領(lǐng)應(yīng)基于真實業(yè)務(wù)需求，避免不必要的申領(lǐng)，確保資源合理利用。3.責任明確原則：明確樣品申領(lǐng)、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。4.可追溯原則：對樣品的整個生命周期進行詳細記錄，以便于追溯和查詢。二、樣品分類與定義（一）產(chǎn)品樣品公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品實物，用于展示產(chǎn)品特性、質(zhì)量、外觀等，以促進銷售、推廣品牌或滿足客戶對產(chǎn)品的直觀了解需求。（二）原材料樣品構(gòu)成產(chǎn)品的各種基礎(chǔ)材料的實物樣本，用于研發(fā)測試、質(zhì)量檢驗、供應(yīng)商評估等，確保原材料符合產(chǎn)品生產(chǎn)要求。（三）包裝樣品產(chǎn)品包裝的實物示例，包括包裝盒、包裝袋、標簽等，用于展示產(chǎn)品包裝設(shè)計、材質(zhì)、工藝等，輔助產(chǎn)品銷售與品牌形象塑造。（四）宣傳資料樣品如產(chǎn)品手冊、宣傳單頁、海報等宣傳資料的實物，用于市場推廣、業(yè)務(wù)洽談等活動，向客戶傳達產(chǎn)品信息與公司形象。三、樣品申領(lǐng)流程（一）申請1.申請人填寫申請表：申請人需詳細填寫《樣品申領(lǐng)申請表》，內(nèi)容包括申領(lǐng)部門、申請人姓名、聯(lián)系電話、樣品名稱、規(guī)格型號、申領(lǐng)數(shù)量、申領(lǐng)用途、預計歸還日期等信息。2.部門負責人審核：申請表經(jīng)申請人所在部門負責人審核，確認申領(lǐng)用途真實合理、數(shù)量恰當后簽字批準。對于涉及重要項目或大額樣品申領(lǐng)的，部門負責人應(yīng)進行重點評估，并提交上級領(lǐng)導審批。（二）審批1.歸口管理部門審批：申請表提交至樣品歸口管理部門（如研發(fā)部門負責研發(fā)樣品、市場部門負責宣傳資料樣品等），歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫存情況進行審批。如同意申領(lǐng)，應(yīng)明確發(fā)放方式、發(fā)放時間等信息，并簽字確認。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對樣品申領(lǐng)涉及的成本、費用等進行審核，確保申領(lǐng)符合公司財務(wù)規(guī)定。對于需支付費用或影響成本核算的樣品申領(lǐng)，財務(wù)部門應(yīng)在申請表上注明審核意見并簽字。3.分管領(lǐng)導審批：經(jīng)歸口管理部門和財務(wù)部門審核通過的申請表，提交至公司分管領(lǐng)導進行最終審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和資源狀況，對樣品申領(lǐng)進行全面把控，做出審批決定。（三）發(fā)放1.倉庫發(fā)貨：審批通過后，樣品申領(lǐng)信息流轉(zhuǎn)至倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)申請表上的樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，在庫存系統(tǒng)中進行核對，并安排發(fā)貨。發(fā)貨時應(yīng)填寫《樣品發(fā)放清單》，詳細記錄樣品的發(fā)放日期、領(lǐng)取人姓名、部門、聯(lián)系方式、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等內(nèi)容，雙方簽字確認。2.特殊情況處理：如遇庫存不足無法及時發(fā)貨的情況，倉庫管理人員應(yīng)及時通知申請人，并說明預計補貨時間。對于緊急需求的樣品，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，可采取臨時調(diào)配或加急采購等方式解決。（四）領(lǐng)取1.領(lǐng)取人確認：申請人或其指定的領(lǐng)取人憑有效身份證件到倉庫領(lǐng)取樣品。領(lǐng)取人在《樣品發(fā)放清單》上簽字確認領(lǐng)取的樣品信息無誤。2.樣品檢查：領(lǐng)取人在領(lǐng)取樣品時，應(yīng)對樣品的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號等進行仔細檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品存在損壞、數(shù)量不符等問題，應(yīng)及時向倉庫管理人員提出，倉庫管理人員核實后進行相應(yīng)處理。四、樣品使用管理（一）使用計劃1.制定使用計劃：樣品領(lǐng)取后，申請人應(yīng)根據(jù)申領(lǐng)用途制定詳細的使用計劃，明確樣品的使用時間、地點、使用方式、參與人員等信息。使用計劃應(yīng)提前提交至所在部門備案。2.合理安排使用：申請人應(yīng)嚴格按照使用計劃使用樣品，確保樣品得到充分合理利用，避免浪費或濫用。如因?qū)嶋H情況需要調(diào)整使用計劃，應(yīng)提前向所在部門負責人申請，并說明調(diào)整原因及調(diào)整后的使用計劃。（二）使用記錄1.詳細記錄使用情況：申請人在使用樣品過程中，應(yīng)如實記錄樣品的使用情況，包括使用時間、地點、使用方式、參與人員、樣品狀態(tài)變化等信息。使用記錄應(yīng)形成書面文件或電子文檔，妥善保存。2.定期匯報：申請人應(yīng)定期（如每周或每月）向所在部門負責人匯報樣品使用進展情況，直至樣品使用完畢或歸還。對于重要樣品的使用情況，應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導匯報。（三）使用監(jiān)督1.部門內(nèi)部監(jiān)督：申請人所在部門應(yīng)加強對樣品使用過程的監(jiān)督，確保申請人按照規(guī)定使用樣品。部門負責人應(yīng)定期檢查樣品使用記錄，核實樣品使用情況是否與使用計劃相符。2.歸口管理部門監(jiān)督：樣品歸口管理部門有權(quán)對樣品的使用情況進行抽查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時要求申請人所在部門進行整改。對于違反規(guī)定使用樣品的行為，歸口管理部門有權(quán)采取相應(yīng)措施，如暫停樣品使用、收回樣品等，并追究相關(guān)人員責任。五、樣品保管管理（一）保管責任1.領(lǐng)取人負責保管：樣品領(lǐng)取后，領(lǐng)取人即為樣品的直接保管責任人，應(yīng)妥善保管樣品，確保樣品安全、完整。2.存放要求：領(lǐng)取人應(yīng)根據(jù)樣品的特性和保管要求，選擇合適的存放地點，確保樣品不受損壞、變質(zhì)或丟失。對于有特殊存放條件要求的樣品，如易燃易爆樣品、易腐樣品等，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行存放。（二）定期盤點1.盤點計劃：倉庫管理部門應(yīng)制定樣品定期盤點計劃，明確盤點周期（如每月、每季度或每年）、盤點范圍、盤點方式等信息。盤點計劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門和人員。2.盤點實施：盤點時，倉庫管理人員應(yīng)與樣品領(lǐng)取人共同對庫存樣品進行逐一核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《樣品盤點差異報告》，詳細記錄差異情況、差異原因及處理建議。3.差異處理：對于盤點差異，應(yīng)根據(jù)不同原因進行相應(yīng)處理。如因保管不善導致樣品丟失、損壞的，應(yīng)追究保管責任人的責任；如因庫存記錄錯誤導致賬實不符的，應(yīng)及時調(diào)整庫存記錄。（三）樣品維護1.日常維護：領(lǐng)取人應(yīng)定期對樣品進行清潔、保養(yǎng)等日常維護工作，確保樣品保持良好的狀態(tài)。對于需要定期校準、檢測的樣品，領(lǐng)取人應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時安排校準、檢測，確保樣品性能準確可靠。2.損壞處理：如樣品在保管或使用過程中發(fā)生損壞，領(lǐng)取人應(yīng)及時報告所在部門負責人，并填寫《樣品損壞報告》，詳細說明損壞原因、損壞情況及處理建議。對于因人為原因?qū)е聵悠窊p壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員責任；對于因不可抗力等非人為原因?qū)е聵悠窊p壞的，應(yīng)根據(jù)實際情況進行評估，確定是否需要重新申領(lǐng)樣品。六、樣品歸還管理（一）按時歸還1.歸還期限：申請人應(yīng)按照申請表上注明的預計歸還日期按時歸還樣品。如因特殊原因需要延長歸還期限的，應(yīng)提前向所在部門負責人申請，并說明延長原因及預計歸還時間。經(jīng)批準后方可延長歸還期限。2.提醒與跟蹤：倉庫管理部門應(yīng)在樣品歸還期限前適當時間提醒申請人歸還樣品。對于臨近歸還期限仍未歸還的樣品，倉庫管理部門應(yīng)進行跟蹤催還，確保樣品按時歸還。（二）歸還驗收1.倉庫驗收：樣品歸還時，倉庫管理人員應(yīng)按照《樣品發(fā)放清單》對歸還樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀等進行仔細驗收。如發(fā)現(xiàn)歸還樣品存在損壞、數(shù)量不符等問題，應(yīng)要求領(lǐng)取人說明原因，并根據(jù)實際情況進行相應(yīng)處理。2.驗收記錄：倉庫管理人員應(yīng)在《樣品發(fā)放清單》上記錄樣品歸還情況及驗收結(jié)果，雙方簽字確認。如驗收合格，樣品歸還流程結(jié)束；如驗收不合格，應(yīng)根據(jù)具體情況要求領(lǐng)取人進行整改或賠償。七、樣品處置管理（一）處置方式1.報廢處理：對于已損壞無法修復、超過有效期或已無使用價值的樣品，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行報廢處理。報廢處理應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定執(zhí)行，填寫《樣品報廢申請表》，注明報廢原因、報廢樣品信息等，經(jīng)審批通過后進行報廢處置。2.回收利用：對于部分可回收利用的樣品，如原材料樣品、包裝樣品等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收利用?；厥绽眠^程應(yīng)進行詳細記錄，確保資源得到合理利用。3.捐贈或轉(zhuǎn)讓：對于因業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品升級等原因不再需要但仍有一定價值的樣品，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，可進行捐贈或轉(zhuǎn)讓。捐贈或轉(zhuǎn)讓應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并按照公司財務(wù)規(guī)定進行相應(yīng)賬務(wù)處理。（二）處置審批1.申請：樣品處置申請人應(yīng)填寫《樣品處置申請表》，詳細說明處置原因、處置方式、處置樣品信息等內(nèi)容，并提交至所在部門負責人審核。2.審批流程：經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表依次提交至歸口管理部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導進行審批。各部門根據(jù)職責對樣品處置的必要性、合規(guī)性、財務(wù)影響等進行審核，做出審批決定。（三）處置記錄1.詳細記錄處置過程：樣品處置過程中，應(yīng)形成詳細的記錄文件，包括處置申請表、審批文件、處置協(xié)議（如有）、處置過程照片或視頻等。記錄文件應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.定期歸檔：倉庫管理部門應(yīng)定期將樣品處置記錄文件進行整理歸檔，建立樣品處置檔案，便于追溯和管理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對樣品申領(lǐng)、使用、保管、歸還及處置等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查相關(guān)流程是否符合規(guī)定，各項記錄是否真實、完整。2.問題整改：對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。被審計部門應(yīng)按照整改意見要求，及時進行整改，確保樣品管理工作規(guī)范有序。（二）日常檢查1.倉庫檢查：倉庫管理部門應(yīng)定期對樣品庫存進行檢查，核對賬實是否相符，樣品保管狀態(tài)是否良好。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。2.使用部門檢查：各使用部門負責人應(yīng)定期對本部門樣品使用情況進行檢查，確保樣品使用符合規(guī)定，使用記錄真實準確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促相關(guān)人員進行整改。九、罰則（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批申領(lǐng)樣品：未按照規(guī)定流程申請審批，擅自申領(lǐng)樣品。2.超范圍使用樣品：超出申領(lǐng)用途使用樣品，或?qū)悠酚糜诜枪緲I(yè)務(wù)活動。3.未按時歸還樣品：未在規(guī)定時間內(nèi)歸還樣品，且未辦理延期歸還手續(xù)。4.樣品保管不善：因保管不當導致樣品丟失、損壞、變質(zhì)等。5.虛報樣品使用情況：在樣品使用記錄中虛報使用時間、地點、參與人員等信息。6.違規(guī)處置樣品：未按照規(guī)定流程進行樣品處置，擅自報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈樣品等。（二）處罰措施1.警告：對于首次違反樣品管理規(guī)定的行為，給予警告處分，并責令其限期整改。2.罰款：對于多次違反規(guī)定或造成一定損失的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)金額的罰款。罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度確定，一般為每次[X]元至[X]元不等。3.