案件臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司案件管理，規(guī)范案件臺賬的建立、使用和管理，提高案件處理效率和質量，有效防范法律風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及的各類案件，包括但不限于訴訟案件、仲裁案件、執(zhí)行案件、糾紛調解案件等。（三）基本原則1.真實性原則：案件臺賬應如實記錄案件的基本信息、處理過程和結果，確保數據真實可靠。2.完整性原則：涵蓋案件從受理到結案的全過程，包括案件來源、當事人信息、案件事實、處理情況、處理結果等各項內容，保證臺賬資料完整。3.準確性原則：對案件信息的記錄應準確無誤，避免出現錯誤或遺漏，以便為后續(xù)的查詢、統(tǒng)計和分析提供準確的數據支持。4.及時性原則：案件發(fā)生后，應及時將相關信息錄入臺賬，確保臺賬信息與案件實際進展同步，以便及時跟蹤和處理案件。二、案件臺賬的建立（一）臺賬內容1.案件基本信息案件編號：按照一定規(guī)則為每個案件賦予唯一的編號，便于識別和管理。案件名稱：簡要概括案件的主要內容。案件來源：注明案件是通過何種途徑發(fā)現的，如內部業(yè)務部門反饋、外部投訴、司法機關移送等。當事人信息：包括原告（申請人）、被告（被申請人）的姓名或名稱、聯系方式、地址等。案件類型：明確案件屬于訴訟、仲裁、執(zhí)行、糾紛調解等具體類型。立案時間：記錄案件正式立案的日期。2.案件事實糾紛發(fā)生經過：詳細描述案件糾紛產生的背景、原因、過程等情況。涉及金額：明確案件所涉及的經濟金額或其他權益價值。相關證據：簡要列舉案件所涉及的主要證據材料。3.處理情況承辦部門：負責具體處理該案件的部門名稱。承辦人員：具體負責案件處理工作的人員姓名。處理措施：記錄針對案件采取的各種處理措施，如訴訟策略制定、仲裁答辯準備、調解協商方案等。處理時間節(jié)點：按照案件處理的重要階段，記錄相應的時間點，如提交起訴狀的時間、開庭時間、仲裁裁決時間等。4.處理結果判決（裁決）結果：記錄法院判決、仲裁機構裁決的具體內容，包括判決（裁決）金額、責任劃分等。執(zhí)行情況：對于需要執(zhí)行的案件，記錄執(zhí)行的進展情況，如是否申請執(zhí)行、執(zhí)行標的到位情況等。結案時間：案件最終結案的日期。（二）臺賬建立流程1.案件受理公司各部門在發(fā)現案件線索后，應及時填寫《案件受理登記表》，詳細記錄案件的基本情況，并提交至法務部門。法務部門對受理的案件進行初步審查，判斷是否屬于公司案件管理范疇。對于符合條件的案件，予以受理，并確定案件編號。2.信息錄入法務部門指定專人負責將案件的相關信息錄入案件臺賬系統(tǒng)。錄入過程中，應確保信息的準確性和完整性，對于重要信息應進行核實。在錄入案件事實和處理情況時，應按照時間順序詳細記錄案件的發(fā)展過程，對于涉及的重要文件、證據等應進行掃描或拍照留存，并在臺賬中注明存儲位置。3.臺賬審核案件臺賬錄入完成后，由法務部門負責人進行審核。審核內容包括信息的準確性、完整性、邏輯性等方面。對于審核中發(fā)現的問題，審核人員應及時通知錄入人員進行修改和完善，確保臺賬信息質量。三、案件臺賬的使用（一）查詢功能1.公司內部人員因工作需要，可通過案件臺賬系統(tǒng)查詢相關案件信息。查詢時，應按照系統(tǒng)規(guī)定的權限進行操作，確保信息安全。2.提供多種查詢方式，如按案件編號查詢、按當事人名稱查詢、按案件類型查詢、按立案時間查詢等，方便用戶快速定位所需案件信息。3.查詢結果應包括案件臺賬的全部內容，對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息，應按照相關規(guī)定進行脫敏處理后顯示。（二）統(tǒng)計分析功能1.定期對案件臺賬數據進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，如案件數量統(tǒng)計報表、案件類型分布報表、案件處理結果統(tǒng)計報表、案件處理時長統(tǒng)計報表等。2.通過統(tǒng)計分析，了解公司案件的總體情況、發(fā)展趨勢、分布特點等，為公司決策提供數據支持。例如，分析案件數量的變化趨勢，判斷公司面臨的法律風險狀況；分析案件類型分布，找出重點關注的業(yè)務領域和風險點；分析案件處理結果，評估公司的維權能力和損失情況等。3.根據統(tǒng)計分析結果，提出針對性的建議和措施，如優(yōu)化業(yè)務流程、加強風險防控、完善內部管理制度等，以降低公司法律風險，提高公司管理水平。（三）預警功能1.設置案件處理關鍵時間節(jié)點預警機制，當案件處理接近預設的時間節(jié)點時，系統(tǒng)自動向相關人員發(fā)送預警信息。2.預警信息可通過郵件、短信等方式發(fā)送，提醒承辦人員及時處理案件，避免因延誤導致不利后果。3.根據案件的性質、復雜程度、涉及金額等因素，設置不同級別的預警閾值，對于重大、復雜案件給予重點關注和及時預警。四、案件臺賬的更新與維護（一）實時更新1.案件處理過程中，承辦人員應及時將案件的最新進展情況錄入臺賬系統(tǒng)，確保臺賬信息與案件實際情況保持一致。2.對于案件事實的變化、處理措施的調整、處理結果的確定等重要信息，應在第一時間進行更新，并詳細說明變更原因和依據。（二）定期維護1.每月末，法務部門應對案件臺賬進行全面檢查，核實臺賬信息的準確性和完整性。2.對已結案的案件進行歸檔整理，將案件的相關文件、資料按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，確保檔案資料的安全和可查性。3.定期對案件臺賬數據進行備份，防止數據丟失或損壞。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并按照規(guī)定的期限進行保存。（三）數據清理1.根據公司檔案管理規(guī)定和實際情況，確定案件臺賬數據的保留期限。對于超過保留期限的案件數據，經法務部門負責人審核批準后，進行清理。2.在數據清理過程中，應嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保數據清理的合法性和安全性。清理后的相關數據應進行妥善處理，防止信息泄露。五、案件臺賬的保密管理（一）保密責任1.公司所有接觸案件臺賬信息的人員均負有保密義務，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露案件臺賬中的任何信息。2.法務部門應加強對案件臺賬保密工作的管理，明確專人負責保密工作，定期對相關人員進行保密教育和培訓。（二）保密措施1.對案件臺賬系統(tǒng)設置嚴格的訪問權限，根據人員的工作職責和業(yè)務需求，分配不同的操作權限，確保只有經過授權的人員才能訪問和操作案件臺賬信息。2.對涉及案件臺賬信息的紙質文件、存儲介質等進行嚴格管理，標注保密標識，限制接觸范圍，并按照保密規(guī)定進行存放和銷毀。3.在對外提供案件相關信息時，應按照公司規(guī)定的審批程序進行審核，確保信息提供不會對公司造成不利影響，并對提供的信息進行保密處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對案件臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括臺賬建立的規(guī)范性、信息錄入的準確性、臺賬使用的合規(guī)性、更新維護的及時性等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，審計部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立案件臺賬管理考核制度，將案件臺賬管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.考核指標包括臺賬信息準確性、完整性、及時性，統(tǒng)計分析報告質量，預警工作