PAGE機(jī)關(guān)檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的安全保密工作，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在檔案的收集、保管、利用、銷毀等過(guò)程中的安全保密管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全保密工作放在首位，采取有效措施，確保檔案信息不被非法獲取、使用或破壞。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全保密意識(shí)，建立健全各項(xiàng)安全保密制度和措施，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督檢查，預(yù)防安全保密事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全保密工作，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各部門和人員在檔案安全保密工作中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理，責(zé)任到人。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)成立機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)檔案安全保密工作，研究解決重大問(wèn)題。設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。（二）人員職責(zé)1.機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案安全保密工作，將檔案安全保密工作納入機(jī)關(guān)整體工作規(guī)劃，確保檔案安全保密工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等條件。定期聽(tīng)取檔案安全保密工作匯報(bào)，研究解決檔案安全保密工作中的重大問(wèn)題。對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案安全保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本機(jī)關(guān)檔案安全保密制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。加強(qiáng)檔案安全保密設(shè)施建設(shè)，配備必要的安全保密設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，以及加密存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備等。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。對(duì)機(jī)關(guān)各部門的檔案安全保密工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。負(fù)責(zé)檔案信息的保密審查，對(duì)擬公開(kāi)的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保不涉及國(guó)家秘密和敏感信息。3.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案整理規(guī)范、準(zhǔn)確。妥善保管檔案，按照檔案保管要求，做好檔案的存放、上架、下架等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)丟失。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱、查閱登記和歸還工作，對(duì)借閱、查閱檔案的人員進(jìn)行必要的安全保密提醒。保守檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。做好檔案管理工作記錄，及時(shí)整理和歸檔各類檔案管理文件、資料，建立健全檔案管理工作臺(tái)賬。4.機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門形成的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，并按時(shí)移交檔案管理部門。加強(qiáng)對(duì)本部門工作人員的檔案安全保密教育，督促工作人員遵守檔案安全保密制度。對(duì)本部門檔案的利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止檔案信息泄露。5.機(jī)關(guān)工作人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，妥善保管在工作中形成或接觸到的檔案資料，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)借他人。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理借閱、查閱手續(xù)，不得私自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)檔案安全保密問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，配合檔案管理部門做好相關(guān)處理工作。三、檔案收集與整理安全保密（一）收集要求1.機(jī)關(guān)各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案整理規(guī)范和質(zhì)量要求，做到字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案材料，在收集過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.在檔案整理過(guò)程中，涉及國(guó)家秘密和敏感信息的檔案應(yīng)單獨(dú)整理、保管，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。四、檔案保管安全保密（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房安全可靠。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案因受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等原因損壞。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與其他辦公區(qū)域有效隔離，實(shí)行專人管理，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息；對(duì)電子檔案應(yīng)采用專用存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行分類備份，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明存儲(chǔ)內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。3.涉及國(guó)家秘密和敏感信息的檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，并存儲(chǔ)在專門的涉密存儲(chǔ)設(shè)備中，實(shí)行專人專管。4.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案存儲(chǔ)安全。（三）檔案保護(hù)措施1.配備必要的檔案保護(hù)設(shè)備，如滅火器、防蟲(chóng)藥品、防霉劑、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客攻擊等安全防護(hù)措施，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。3.嚴(yán)格限制檔案庫(kù)房的用電、用火、用氣等行為，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案利用安全保密（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可以按照規(guī)定程序查閱、借閱本機(jī)關(guān)保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家秘密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供。（二）利用程序1.查閱程序查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在符合保密規(guī)定的前提下，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過(guò)程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱程序借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案查閱、借閱記錄進(jìn)行核對(duì)，確保檔案利用符合規(guī)定程序。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密和敏感信息的檔案利用情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用行為應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.檔案管理人員在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)利用人員有違反檔案安全保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)提醒和糾正，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)停止其利用檔案，并報(bào)告機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。六、檔案鑒定與銷毀安全保密（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人組成的鑒定小組，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和本機(jī)關(guān)檔案保管期限表進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，并提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀工作1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)實(shí)施。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)；電子檔案應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行擦除，確保存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)徹底清除。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。4.涉及國(guó)家秘密和敏感信息的檔案銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保銷毀過(guò)程安全保密。七、檔案安全保密監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.檔案安全保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定要求。2.檔案安全保密設(shè)施設(shè)備的配備和運(yùn)行情況，如防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，以及加密存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備等是否正常運(yùn)行。3.檔案管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，是否熟悉檔案安全保密制度和操作規(guī)程。4.檔案信息的保密審查情況，對(duì)擬公開(kāi)的檔案信息是否進(jìn)行嚴(yán)格審核。（二）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行全面檢查，每年至少進(jìn)行[X]次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。2.不定期抽查：機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案安全保密工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案安全保密制度的執(zhí)行情況和檔案信息的保密情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案安全保密工作中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.整改責(zé)任部門和人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門和人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)教育，并追究相關(guān)責(zé)任。八、檔案安全保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和方針政策，如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等。2.本機(jī)關(guān)檔案安全保密制度和操作規(guī)程，使工作人員熟悉檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的安全保密要求。3.檔案安全保密意識(shí)教育，提高工作人員對(duì)檔案安全保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感。4.檔案安全保密技能培訓(xùn)，如檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀等方面的技能，以及電子檔案安全管理技能等。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)：每年至少組織[X]次檔案安全保密集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，對(duì)全體工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的安全保密教育和培訓(xùn)。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)檔案安全保密工作的實(shí)際需要，針對(duì)特定的檔案管理環(huán)節(jié)或安全保密問(wèn)題，組織開(kāi)展專題培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)技能和應(yīng)對(duì)能力。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案安全保密相關(guān)的在線學(xué)習(xí)課程，方便工作人員自主學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)。4.案例分析：選取典型的檔案安全保密案例進(jìn)行分析講解，通過(guò)實(shí)際案例增強(qiáng)工作人員的安全保密意識(shí)和防范能力。（三）教育與培訓(xùn)記錄1.建立檔案安全保密教育與培訓(xùn)檔案，記錄每次教育與培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員等信息。2.對(duì)參加教育與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果應(yīng)記錄在案，并作為工作人員年度考核和崗位晉升的重要依據(jù)。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案安全保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰和獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升職務(wù)等。2.表現(xiàn)突出的情形包括：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，多年無(wú)違規(guī)行為；及時(shí)發(fā)現(xiàn)并妥善處理檔案安全保密事故，避免重大損失；積極提出檔案安全保密工作的合理化建議，被采納后取得顯著成效等。