PAGE印章檔案管理抓手制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章檔案管理，規(guī)范印章使用行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，同時(shí)通過(guò)對(duì)印章檔案的妥善管理，為公司的決策、審計(jì)、法律事務(wù)等提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司。公司所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門(mén)章等，以及與印章使用相關(guān)的各類檔案資料的管理，均適用本制度。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用和保管必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保公司印章使用行為的合法性。2.安全性原則：建立健全印章安全保管和使用機(jī)制，采取必要的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用、遺失等情況發(fā)生，保障公司印章安全。3.規(guī)范性原則：明確印章使用的流程、審批權(quán)限和責(zé)任，規(guī)范印章使用行為，確保印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等相關(guān)的印章使用及檔案管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、印章管理（一）印章刻制1.申請(qǐng)流程因業(yè)務(wù)需要刻制印章的部門(mén)或單位，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.備案登記印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等信息進(jìn)行登記備案，并留存印章印模。同時(shí)，將印章的備案信息報(bào)送至公司財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)掌握印章情況。（二）印章保管1.保管人員職責(zé)公司設(shè)立專門(mén)的印章保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印章保管工作。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章?lián)p壞、遺失或被盜用。對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，定期核對(duì)印章使用記錄與實(shí)際使用情況是否一致。2.保管方式公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，分別由不同的人員負(fù)責(zé)保管，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。印章應(yīng)存放在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等措施。對(duì)于部門(mén)章等非重要印章，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人保管，但保管人員應(yīng)定期向行政部門(mén)報(bào)備印章保管情況。（三）印章使用1.使用流程申請(qǐng)：使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，提交相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表上應(yīng)加蓋批準(zhǔn)用印的領(lǐng)導(dǎo)簽字章。用?。罕９苋藛T根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，核對(duì)用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)表信息是否一致，無(wú)誤后方可用印。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。登記：用印完成后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印部門(mén)、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。2.審批權(quán)限一般事項(xiàng)用?。荷婕肮救粘Ｐ姓聞?wù)、一般性文件等用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。重要合同用?。汉炗喒局卮蠛贤f(xié)議等文件時(shí)，需經(jīng)公司法務(wù)部門(mén)審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及法定代表人審批。財(cái)務(wù)事項(xiàng)用?。贺?cái)務(wù)專用章的使用，按照公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。其他特殊事項(xiàng)用?。簩?duì)于涉及公司重大決策、對(duì)外投資、融資等特殊事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并報(bào)公司董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。（四）印章停用與銷(xiāo)毀1.停用情形因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用的，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。印章出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無(wú)法繼續(xù)正常使用的，應(yīng)立即停止使用，并按規(guī)定進(jìn)行處理。2.停用程序由行政部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提出印章停用申請(qǐng)，填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)通知各相關(guān)部門(mén)和人員印章已停用，并收回印章。3.銷(xiāo)毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名保管人員在場(chǎng)監(jiān)督，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如粉碎、熔毀等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷(xiāo)毀完成后，保管人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀登記簿》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司行政部門(mén)備案。三、檔案管理（一）檔案范圍印章檔案管理所涉及的檔案資料包括但不限于：1.印章刻制申請(qǐng)表：記錄印章刻制申請(qǐng)的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等。2.印章備案登記表：登記印章備案的詳細(xì)信息，如備案時(shí)間、備案機(jī)關(guān)、印章樣式、印模等。3.印章使用申請(qǐng)表：記載每次印章使用的申請(qǐng)情況，包括用印部門(mén)、用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等。4.印章使用登記簿：詳細(xì)記錄印章每日的使用情況，包括用印日期、用印部門(mén)、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人、保管人等。5.印章停用申請(qǐng)表：用于申請(qǐng)印章停用，說(shuō)明停用原因、停用時(shí)間等信息。6.印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表：記錄印章銷(xiāo)毀的相關(guān)情況，如銷(xiāo)毀原因、印章名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等。7.印章保管人員交接記錄：當(dāng)印章保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，記錄交接的時(shí)間、交接人、接交人、交接印章名稱及數(shù)量等信息。8.與印章管理相關(guān)的其他文件、資料：如涉及印章管理的規(guī)章制度、通知、函件等。（二）檔案收集與整理1.收集要求各部門(mén)在印章使用過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)申請(qǐng)表、登記簿等資料整理歸檔，并定期移交至行政部門(mén)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)收集印章刻制、備案、停用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案資料的完整性。2.整理規(guī)范行政部門(mén)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的印章檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類型的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，編號(hào)清晰，便于查找和管理。每份檔案資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰，如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式印章檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，便于快速查詢和檢索。2.保管期限印章檔案的保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。一般情況下，重要印章的檔案保管期限為長(zhǎng)期，其他印章檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門(mén)審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.保管安全檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等，確保檔案資料的安全。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）檔案查閱與借閱1.查閱流程因工作需要查閱印章檔案的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。根據(jù)查閱檔案的性質(zhì)和審批權(quán)限，提交相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表上應(yīng)加蓋批準(zhǔn)查閱的領(lǐng)導(dǎo)簽字章。檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。查閱完成后，查閱人員應(yīng)在《印章檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)查閱情況。2.借閱流程因特殊情況需要借閱印章檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《印章檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借閱人員方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《印章檔案借閱登記簿》上簽字注銷(xiāo)。3.審批權(quán)限一般檔案查閱由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要印章檔案、敏感性檔案或跨部門(mén)查閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案記錄是否完整等。每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告，報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性和檔案管理的規(guī)范性。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)1.年度審計(jì)公司每年應(yīng)委托具有資質(zhì)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)印章管理和檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合法性和效益性、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議和意見(jiàn)。2.專項(xiàng)審計(jì)根據(jù)公司實(shí)際情況或特定需求，可針對(duì)印章管理中的某一專項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行審計(jì)，如印章停用與銷(xiāo)毀情況審計(jì)、印章使用審批流程審計(jì)等。通過(guò)專項(xiàng)審計(jì)，深入排查印章管理中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)印章管理的監(jiān)督和控制。（三）責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任界定對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自使用印章、未按規(guī)定保管印章或檔案資料、印章使用審批手續(xù)不全等行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，界定相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)綜合考慮行為的性質(zhì)、后果、主觀故意程度等因素。2.追究方式對(duì)于違規(guī)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政