PAGE廣告行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司廣告業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于廣告策劃方案、廣告設(shè)計(jì)稿、廣告投放合同、市場調(diào)研資料、客戶資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)廣告業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映廣告業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案的安全性。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司廣告業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)廣告業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，并按規(guī)定做好檔案借閱登記工作。7.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門廣告業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和保密工作。3.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.廣告策劃階段：包括市場調(diào)研分析報(bào)告、廣告策劃書、廣告創(chuàng)意腳本、廣告提案等。2.廣告設(shè)計(jì)階段：廣告設(shè)計(jì)初稿、修改稿、定稿，以及相關(guān)的設(shè)計(jì)素材、圖片、文字說明等。3.廣告制作階段：廣告制作合同、制作流程記錄、樣片、成片等。4.廣告投放階段：廣告投放合同、投放計(jì)劃、投放監(jiān)測報(bào)告、投放效果評(píng)估報(bào)告等。5.客戶資料：客戶基本信息、合作意向書、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗洝⒖蛻舴答佉庖姷取?.其他與廣告業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來信函、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照廣告業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為廣告策劃、廣告設(shè)計(jì)、廣告制作、廣告投放、客戶資料等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)，便于檔案的管理和查找。3.編目：對(duì)每一份檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在廣告業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目完整、裝訂整齊。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進(jìn)行裝具，檔案盒和檔案袋應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。（三）保管期限1.廣告業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：廣告策劃方案、廣告設(shè)計(jì)稿、廣告投放合同、客戶資料等重要文件。3.長期保管的檔案包括：廣告制作流程記錄、樣片、成片、投放監(jiān)測報(bào)告、投放效果評(píng)估報(bào)告等。保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：會(huì)議紀(jì)要、往來信函、電子郵件等。保管期限為[X]年。（四）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥、滅火器等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案信息的丟失或損壞。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案的日常巡查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以查閱相關(guān)檔案。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以查閱相關(guān)檔案。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提供單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)審批材料。2.檔案管理部門對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》和審批材料進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱申請(qǐng)人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)人的需求，為其提供檔案的復(fù)印件、電子文檔等利用方式。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，并跟蹤利用情況，確保檔案的安全和合理利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性和利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，可以提前銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限、鑒定意見等信息。2.檔案管理部門根據(jù)《檔案銷毀鑒定表》，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀鑒定表》、《檔案銷毀清單》等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)、報(bào)送及時(shí)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)